外贸中邮件回复的注意事项
外贸邮件注意事项
外贸邮件注意事项
1、发邮件无subject主题，或者随便找一个以前的邮件直接回复一下。
2、邮件下方无签名（包括人名，公司名字，联系方式等）或者只有中文名字。
3、回复买家邮件的时候要“reply with all history”，不要把历史记录删除，否则买家不知道先前发生的事情和交流的内容。
也不要随意改变邮件的主题。
一件事情，一个产品的邮件要保持一个邮件主题。
4、不要用晦涩难懂的缩写，我们不是在发电报.如hv：have等.以免产生误解.也不要用俚语。
5、重要的内容可以用bold粗体加粗或者用大写。
商务邮件、外贸邮件回复指导
商务邮件、外贸邮件回复指导（1）1邮件回复指导及注意事项：1.1邮件回复要注意解答的专业性：1.1.1 专业性的要求：——解决客户问题，这是首要的要求，我们给客户提供的解答方法是有效的；——快速响应，快速解决；响应指的是收到客户问题后给客户回应。
即使暂时不能解决问题，也要告诉客户问题已经在处理之中，会“尽快”给客户回复。
——对客户礼貌，关注客户的感受：使用礼貌用语，关注到客户的感受并予以相应的回应，比如致谢、致歉、赞扬客户等。
解答全面、准确、针对性、具体、易懂：——“全面”：要求给客户的回答尽量包含客户问题相关的、潜在的问题的答案。
一次性提供给客户全面的信息，避免客户就该问题再次咨询；——“准确”：要求给予客户的信息正是客户咨询问题的答案以及相关的信息；——“针对性”：指的是解答的语言和客户的询问相应，并非答非所问。
参考语言：“对于您咨询的……问题，请参考以下信息……”；——“具体”：要求给出的解决方法有可操作性。
比如指导客户操作，要把操作步骤地要点先后列出；需要客户提供信息时，要告诉客户我们需要哪些信息；——“易懂”：指尽量使用通俗的语言。
突出重点，避免产生歧义，易于客户理解掌握，尽量避免使用专业术语。
语言标准、规范，措词得当，没有错别字。
1.1.2 回应客户，回答客户问题：不允许直接让客户电话咨询或者其他途径处理而不解答问题。
1.1.3 拒绝客户：如果客户要求我们无法满足，要在回复的时候表达我们的歉意、对客户处境的理解和同情；如果不是敏感的问题，并且有其他可行的方案，应给予建议；对于没有替代方案，尽量给予适当的解释，争取客户的理解和支持。
使用的致歉语言有：“对不起”、“非常抱歉”、“很遗憾”等；同情的语言有：“我理解你的心情/处境”、“我们也很希望帮助您”等等；给与建议的语言有：“建议您……”、“您可以”、“请您……尝试”；1.1.4 感谢客户：客户咨询我们问题，本身也是对我们工作的支持。
无论客户问题是否属于我们负责的范畴，我们都应在回复语言中表达我们对客户的感谢；如果客户在邮件中明确说明了以下信息，或者我们回复客户邮件中需要客户配合我们做下述工作，我们都要对客户表达感谢，可以使用的语言有：“感谢您的支持”；“感谢您的配合”。
外贸邮件沟通注意事项
外贸邮件沟通的“伏虎十式”邮件是外贸业务中最常用的沟通方式，对于如何与客户进行邮件沟通，我总结了十个要点，供同行参考。
1．客户名字不要写错：这点容易被忽视，往往拼写错误自己不知道，但客户一眼就能看出来。
2．称呼：很多人喜欢用DEAR XX，很多客户也喜欢这样称呼，尤其一些欧洲人。
如果客户喜欢这样，也无妨。
但如果与客户熟悉了，可以不用这样称呼，可以换成HI、HELLO这样显得不会过于正式。
3．问候语：在日常频繁来回的邮件沟通中，一般都不需要。
偶尔或者偶然的邮件沟通，可以叫上“HOW ARE YOU TODAY, HOW ARE YOU DOING? 或者 I WISH YOU ARE DOING WELL。
3．言简意赅。
邮件正文表达最关键的是要做到语言简洁、意思明了，切忌长篇大论、啰啰嗦嗦。
用最简单易懂的语言，将意思表达清楚、到位。
多余的话，啰嗦的话能省则省。
另外，尽量避免以大段文字，长篇幅到底，可以采取分段，分层。
同时，将最需要表达的意思放在前面，不要前面来一大堆寒暄的东西，最后来一句你要他发L/C，可能客户都没有看到最后。
5．做到不卑不亢。
切忌在客户面前过分谦卑，这一点非常重要。
虽然我们始终要将客户摆在第一位，但过分的谦卑会让你丧失主动权，特别是在一些问题谈判的时候会更加被动，不要让客户有高高在上的感觉，更不能让客户感觉我们求他做生意，求他下单。
做生意是买卖，是平等的，我们需要客户，客户同样需要好的供应商，没有供应商的支持，他们也很难成功。
水能载舟，亦能覆舟，同样的道理。
6．适当时候要懂得拒绝客户。
要敢于SAY NO，对于客户的一些过分要求，超出公司底线的要求，必须要拒绝。
做业务不能做老好人，什么都答应客户，这样让客户觉得你没有原则，没有底线，很容易欺负你。
这次延长付款，下次就会取消订单。
谈好的东西，比如什么时候付款，什么时候给L/C，就必须按照谈好的去做，同样对我们自己也是，答应的就必须兑现，要么不要答应。
外贸英文礼仪回复
外贸英文礼仪回复
在进行外贸交流时，正确的英文礼仪非常重要。
以下是一些常用的外贸英文回复礼仪：
1. 感谢回复- Thank you for your reply.
2. 关于您的询问- Regarding your inquiry...
3. 我们已经收到了您的邮件- We have received your email.
4. 很高兴与您进行合作-It's a pleasure to do business with you.
5. 非常感谢您的耐心等待-Thank you very much for your patience.
6. 抱歉，我们无法满足您的要求- We apologize, but we are unable to meet your request.
7. 我们会尽快回复您的询问-We will respond to your inquiry as soon as possible.
8. 请提供更多详细信息-Please provide more detailed information.
9. 我们会认真考虑您的建议-We will take your suggestions into serious consideration.
10. 如果您有任何其他问题，请随时与我们联系- If you have any further questions, please feel free to contact us.。
外贸邮件回复格式和字体
外贸邮件回复格式和字体1.引言1.1 概述概述部分的内容应该简要介绍外贸邮件回复格式和字体的重要性以及本文的主要内容。
外贸邮件在国际贸易中起着关键的沟通作用，因此合理的邮件回复格式和适当的字体选择对于建立有效的商务关系至关重要。
在本文中，我们将探讨外贸邮件回复格式和字体的要点，并总结其重要性。
此外，我们还将提供几条关于外贸邮件回复格式和字体使用的建议，帮助读者在撰写外贸邮件时更加专业和有效。
通过本文的阅读，读者将能够了解外贸邮件回复格式和字体的重要性，并掌握一些实用技巧，从而提升自己在国际贸易中的沟通能力和成功率。
1.2文章结构1.2 文章结构在本文中，将会对外贸邮件回复格式和字体进行详细的介绍和分析。
文章分为如下几个部分。
首先，引言部分会给出文章的背景和引起注意的原因。
概述部分将简要介绍外贸邮件回复格式和字体的重要性以及对于外贸业务的影响。
文章结构部分将在本节中详细阐述本文的整体架构，并对各个部分的内容进行简要说明。
目的部分将明确本篇文章的目的，旨在提供有关外贸邮件回复格式和字体的指导和建议。
然后，正文部分将具体探讨外贸邮件回复格式和字体的要点。
在2.1节中，将介绍外贸邮件回复格式的重要要素，包括邮件标题、署名和回复内容的排版等。
此外，还将提供合理的外贸邮件回复格式示例，以便读者能够更好地理解和应用。
在2.2节中，将讨论外贸邮件回复字体的选择和注意事项，包括字体大小、字体风格和字体颜色等方面的考虑。
同样地，还将给出外贸邮件回复字体的实例，以帮助读者了解如何正确地使用字体。
最后，在结论部分中，将对外贸邮件回复格式和字体的重要性进行总结，强调它们对于外贸业务的积极影响。
此外，本节还将提供一些建议和建议，以帮助读者在实际应用中有效地运用外贸邮件回复格式和字体。
通过以上的结构安排，本文旨在为读者提供有关外贸邮件回复格式和字体的全面指导和建议。
相信通过本文的阅读，读者将能够更加准确地理解和运用合适的邮件回复格式和字体，从而提高外贸业务的效率和专业性。
外贸客户回复技巧
外贸客户回复技巧外贸客户回复是外贸工作中非常关键的环节，良好的回复技巧有助于建立和维护良好的客户关系。
以下是一些外贸客户回复的技巧：一、及时回复：对客户的询盘、邮件或消息要尽快回复，显示你对客户的重视和专业性。
二、个性化回复：根据客户的特定需求，提供个性化的回复，展示你对客户的关注程度。
三、清晰简洁：回复要言之有物，简洁明了。
避免使用过于复杂的行业术语，确保客户容易理解。
四、专业用语：在回复中使用行业专业用语，展示你的专业知识和经验，增加客户对你的信任感。
五、回答问题全面：对于客户的问题，确保回答全面，尽量避免遗漏关键信息。
提供详细的产品信息、价格、交货时间等。
六、表达感激：对客户的询盘或合作表示感激之情，展示出真诚的态度。
感谢客户的选择和信任。
七、建立信任：通过专业、真诚和负责任的回复，逐渐建立起与客户的信任关系。
在回复中展示公司的信誉和实力。
八、提供附件：如果有产品规格书、样品照片等相关文件，及时提供附件。
这有助于客户更好地了解产品。
九、主动跟进：在回复中表达对长期合作的期望，主动提供后续跟进服务。
这显示出你的积极性和敬业精神。
十、善于沟通：在回复中保持良好的语言表达和沟通技巧。
尽量避免使用冷漠或不礼貌的语言。
十一、处理抱怨：如果客户有抱怨或疑虑，要用积极、解决问题的态度回复，尽快提供解决方案。
十二、关注客户动态：关注客户的新闻、变化或市场动态，回复中可以提到一些相关信息，展示你对客户行业的了解。
总体而言，外贸客户回复需要注重及时性、个性化、专业性和建立信任。
通过有效的回复技巧，可以在激烈的市场竞争中脱颖而出，赢得客户的信赖和业务合作。
外贸B2B询盘回复技巧
外贸B2B询盘回复技巧
一、确认收到询盘并及时回复
1.确认收到询盘：确认收到询盘是回复的第一步，可以通过邮件回执或简短的回复邮件来告知客户。
这样可以让客户知道他们的询盘已经被收到，并展现出你的专业和及时的态度。
2.及时回复：尽量在24小时内回复询盘，这样可以让客户感到你对他们的重视和关注。
如果无法立即回复，要在回复邮件中说明预计回复时间，并在预计时间内给出回复。
二、回复内容要简洁明了
1.规范回复格式：回复邮件要求简洁明了，使用简洁的标题，并使用段落来组织正文，每段文字不要过长，便于客户阅读。
2.突出重点信息：回复邮件中要突出高价值的信息，如产品价格、交付时间、售后服务等。
这样可以让客户快速获取核心信息。
3.使用易懂的语言：尽量使用简单易懂的语言，避免使用过多的专业术语和行业缩写词，以免让客户感到难以理解。
三、积极与客户互动
1.主动提问：在回复邮件中，可以提出一些问题，以便更好地了解客户的需求。
这可以帮助你更准确地回答客户的问题，并为客户提供个性化的解决方案。
外贸邮件回复中常见的几个问题
外贸邮件回复中常见的几个问题第一篇：外贸邮件回复中常见的几个问题外贸邮件回复中常见的几个问题，望大家避免我看了一些外贸业务员写的开发和回复邮件，发现有几个问题，看看你占了几个，也希望大家可以在以后的邮件中避免；1.过分简约型如：In before email attached, including the xxx picture with price.无头无尾，简单及至．可气的就是连称乎都不写，连署名都不写．给客户的感觉就是一点儿也不乎他，而且你还表现的很忙，不耐烦的样子．2.喋喋不休型如：Per your information, you would like us to quote you the prices as blow.Please kindly check.ThanksNow we would like to introduce our company to you..our company founded in 1999.Its headquarters at foot of beautiful XXX mountain……..……..客户只要几个报价而以，你介绍公司不是在画蛇添足吗？真的是在扯淡．3.非常天真型如：thanks for your email.But I would like to know your customer’s opinion at first, how about their target prices?要说这样的业务员真的是天真的可爱，没有做过生意还是怎么的，这是商业机密，他怎么会告诉你呢，对于一个专业的客户来说，他们让你这么一问，一下子就不原意和你做生意了，原因很简单的，你太不专业了．他们敢和你合作吗？4.管理混乱型如：I have deleted a lot of email last week to save hard disk space.I will ask XXX to check that for you tomorrow morning, is that OK?哈哈，直言不讳，这是一个很牛Ｂ的业务员，竟然把客户的邮件给删了，还直言的告诉人家．就是犯了这样的错误也要有技巧的和客户说明．即然你这么牛Ｂ还等客户给你下单干嘛，你直接给客户下单算了．．．．哈哈5.自以为是型如：Orders are now coming in every day, so we have attached our price list in which you can fill the quantity you want to order…..你们公司一年产值是不是中国总收入的20％，这么忙的？询价都要ＤＩＹ．真牛，采购商都很懒的．遇到这样的情况，一般都会走人．6.反客为主型如：can you sent me the photo ?如果客户清楚的列出你们的编号了，而且是根据你们的目录，怎么让他再给你发照片呢？7.强人所难型如：the switch we can’t revised, we shipped many goods to our clients like this, please note！其它客户可以接受的，不一定这个客户可以接受的．这个语气就是说，同样的产品我们售给其它客户都没有异议，你们最好也闭嘴！8.模模糊糊型如：Thanks for your email;we will send the samples as you asap.请问这个ＡＳＡＰ到底是什么时候呢？没有具体的内容，无法确定．你要知道在商界时间就是金钱．．．．第二篇：外贸邮件回复外贸邮件回复范文：收到客户询盘时的回复：Dear Sir，We hereby acknowledge receipt your inquiry of XX,(products)and I just got the information form our production department, these standards are available for us.And the now pls check the quotation below: The specification you required: The length: The diameter: Thematerial ……The price: XX usd /pcs FOB(Tian Jin)I hope this is the one in your favor, as an experienced company(ISO9001:2000)in the XX field for more than 20 years.And we take the opportunity seriously to cooperate with you.If you have any questions, pls feel free to contact me.I will try my best.Thanks and regards Singature客户询盘模糊，像客户询问规格Dear Sir，Thanks for your inquiry of our XX(products).On Dec.10th.And we are in XX field for many years, so we are confident we can do it.But the specification you given is still lack.Such as the diameter, material, quantity and so on…, so pls can you send us the details? The drawing(CAD)is ok.After we confirmed, we are happy to provide you with our good quality and competitive price.Looking forward your soonest reply, Thanks and regards Singature针对客人的讨价还价的回复 Dear Sir，Sorry for my late reply, I discuss with our boss for a long time, but regarding the price, it is near our bottom line, you know the market is changing everyday, and it is hard to cut more on cost as we need the products with best quality.But we treasure our first cooperation, so we allow you a 2% discount, this is the best I can do for you.I hope that if you have the will to cooperate, pls don’t just focus on the price, the most important is the quality, I think.If you any comments, pls let me know.Thanks and regards, Angela 这个得针对情况，如果利润真的不太高，就这样写么有关系，如果老板太黑了，就给点折扣，关于价格不是一封两封的邮件可以搞定的，总之灵活点啦。
外贸邮件简单回复 -回复
外贸邮件简单回复-回复尊敬的先生/女士，非常感谢您的来信/询盘，我们对贵公司对我们产品的兴趣表示赞赏。
以下是对您提出问题的详细回复：[中括号内的内容]第一步：理解问题首先，我们要确保对您的问题准确理解。
您在邮件中提到的[中括号内的内容]是对我们产品/服务的具体问题/需求。
我们非常重视每位客户的反馈，因此我们会一一回答您的问题。
第二步：回答问题1. [问题1][回答1]对于[问题1]，我们提供了以下解决方案。
[详细解释或介绍具体产品]。
此产品具有以下特点：[详细描述产品的特点和优势]。
2. [问题2][回答2]对于[问题2]，我们可以提供以下建议/解决方案。
[详细解释或介绍具体操作步骤]。
3. [问题3][回答3]对于[问题3]，我们很高兴能为您提供帮助。
[详细解释或介绍具体操作步骤]。
第三步：提供额外信息/建议除了回答您的具体问题外，我们还希望能提供一些额外的信息或建议，以满足您的进一步需求。
1. [相关产品/服务]如果您对我们的[相关产品/服务]感兴趣，我们可以为您提供更多详细信息或样品。
请告诉我们您的具体需求，我们将尽力满足您的要求。
2. [后续步骤]如果您对我们的回答有任何进一步的问题或疑虑，随时与我们联系。
我们的团队将竭诚为您服务，并提供您所需的支持。
第四步：结束再次感谢您的来信/询盘，我们非常期待与您合作的机会。
如果您有任何其他问题，请随时与我们联系。
最后，我们祝愿您和贵公司生意兴隆、事业蒸蒸日上！谢谢！最诚挚的问候，[您的名字][职位/公司][联系方式]。
外贸邮件最有效回复的技巧
外贸邮件最有效回复的技巧做外贸，让业务员感到最烦的就是客户不回复，但在买方市场的今天却又很正常。
但是如果能改进我们的联系方法,回复率必定会增加很多。
建议注意以下几点：一、邮件标题只能是客户求购的产品名称，而不要加其它的任何多余语言。
这样，客户打开你邮件的可能性一般可达到100%;或是客户关心的问题。
二、开头语简洁带过证明你是专业而老练的商人，可立即拉近与客户的距离，而对商人来说过多的寒喧实在是多余;不少人喜欢一开始就说从何得知该客户的。
建议你一般情况下最好不用提，客户在那里发布过求购信息，客户自己知道，多说多余;三、开头语特忌讳主动过多介绍自己，因为会给人一种推销的感觉，给人的第一感觉就不好。
事实上，没有几个客户会有耐心来阅读你的长篇介绍的，不主动过多介绍自己将一定反而会给客户一种很自信、很专业的印象，这种印象对你来说是非常重要的;也不要过多介绍过多的产品，因为客户只关心他想要的东西，这样才能体现你的专业性，针对性的回答。
那么，“过多”的标准是什么呢?我们认为，介绍性语言超过两句即是“过多”!四、简洁开头后，你必须立即进入正文，即报价，因为客户最关心的无非是产品规格与价格而已，你如不能提供客户想要的东西，客户回你干吗?立即进入报价，证明你是专业做该行的，你是有诚意、实实在在想做生意的，大家的时间都很宝贵，都不想浪费时间，特别是欧美商人更是如此;对于发达美国商人，生活快节奏，所以他对于效率及时间比较注重。
有人说，客户询盘中规格说的不全，无法报价，事实上，没有那个外商会在询盘中一次就把要求说完的，你可估摸着试探性报，报错了没关系，这只是证明你是专业的、多年做该行的，如所报的规格与客户所要的不符，客户一般会很快回复你并详细告诉你他所需产品的具体要求的;有人总喜欢第一次联系客户时就问东问西的，有些国家的客户(如印度、韩国)可能会耐心回你，但对大多数欧美客商(如美国)来说，他们一般是不会回复该类邮件的;五、所报的价必须是实价，必须与现有的市场行情相吻合，价太低，客户知道你不是做该行，不会理你;价太高也会吓跑客户，客户也不会回你，所以，切勿乱报价，应了解清楚了、多比较后再报，对新产品、对外贸公司来说这点尤其重要;六、第一次联系客户时，除非客户在询盘中提出，最好不要主动附上图片，以免被删或被国外反垃圾邮件软件拦截;七、与客户第一次联系最好用HOTMAIL邮箱或是YAHOO，或在邮件中另附上你的HOTMAIL 邮箱，因为垃圾邮件泛滥的原因，中国越来越多的邮件服务器被国外打入黑名单，而且HOTMAIL可以让你直接与客户交谈。
外贸如何回复客户邮件
老外不回邮件怎么治他分析下原因,一般情况下我会再写封追踪信给他:Hope you are fine, my friend.It is regret that I haven't receive any information from your side. May I have your idea a bout our offer? We will try to satisfy you upon receipt of your reply. As we don't want to lost a good customer like you!If there is anything we can do for you, we shall be more than pleased to do so. Hope w e can build good cooperation with your.如果客人还没有回信,一周后再问客人不回信的真实原因.(一般情况,70%的客人会告诉你他的原因)Glad to contact you again!Have you kindly check my offer? Hope they are workable for your market! Sorry that we still don't receive any information from you. I would apprreciate for your any comment about our offer, including price, quality, sercive. No matter if it is positive answer, It is g reat help for us to meet your requirement.Waiting for your favorable reply soon!之后的日子里,可以尝试新产品的报价,刺激下客人的神经.我通常是这样写的：good day!my quotation of digital photo frame you might have received and considerated. could you kindly advise your comments at your earlier convenience?if the products isnot your are expecting,pls advise me your details requirement, i will re-offer asap.i am of service at any time!但是，不同的客人，我会变换着写邮件，让客人知道我们公司，产品的存在．我不会把客人缠得太紧，约十来天给他一封邮件我通常这样回复的：Dear ***,Wish you have a nice day!May I ask whether you have received my quotation?Now I am sending it again,if you ha ve any other ideas.Please feel free to contact me.We will do much better if you can give any advices to us.I am waiting for your reply ASAP.Best regardsWennie．但是，想成功可不是容易的事情．dear sirhave you received our quotation of ..., if you have any further question,please don't hesita te to contact us.we are waiting for you comment about our quotation.we hope that we can establish a good business relationship with you in the nearest future. your prompt reply will be appreciate.回复A：直接去函敦促Dear Hugo Chu, Wish everything well with you and your esteeme d company ! We are in receipt of your letter dated Aug 10 , and as requested was expre ssed you 3 catalogues for our refrigeration goods . We hope they will reach you in due c ourse and will help you in making your selection . Wish we will promote business as well as friendship! Best wishes ! Kevin回复B：先写邮件问清情况。
外贸新手首次回复邮件的误区
不管是哪一个外贸员，你有多么资深的资历，或者是才开始的外贸新手，都会接触自己外贸路上的第一封邮件；但是往往我们首次回复很容易陷入误区，这里我说几点自己的看法：1.收到客户邮件，不要马上盲目的回复！—应该先搜索客户信息当然，对于我们刚开始入手的外贸业务员来说，首次收到客户的询盘，心里还是有点小兴奋的！但是不要急于马上回复，想着客户看到了也能马上回复你！我们在收到客户首次询盘的时候，可以先搜索客户信息。
我们公司做付费平台，我个人也做免费的平台，做的“好的”几乎天天有询盘，我依然会先去goole或者用其他的方式去搜索客户的信息。
但是仔细一看，一分析，发现那些客户做的产品和我们公司没多大联系，好吧，因为我们的产品可以当礼品，我也就抱着一丝希望回复，当然我这里的回复，只是简单的介绍我们公司，不会给出实质的报价！后来要么没得回复，要么有回复就是钓鱼的，事后，我仔细分析，我就开始怀疑这些询盘都是网站内部发的，这里我就不说明是哪个B2B网站了！2.客户国家很重要，针对不同的国家回复：要知道欧美那边对产品质量要求高，信誉度好；中亚非这边则很强调价格的实惠，信誉度弱；当然这只是个大体，不能代表所有！还的具体情况具体分析！3.不要所有的回复都是模式版回复，要分析来盘；我再懒的时候，也只会机械性的发开发信，而且发的内容不会每一篇都一样，当然也不会每一篇都不一样，要知道每天有那么多开发信要发，人毕竟还是人，不是机械，但是我也绝不会群发。
但是我身边有的外贸员，就怕麻烦；先写好一篇回复，结果不管客户仍什么，都复制粘贴发过去了，这样没回过去的，多半是一场空，所以要偷懒，也要懂得偷懒的方法！来了询盘，最好先分析，再回复，做到自己心里有数！4.不要只回复强项的产品，每个询盘都是有价值的;5.不要老是详尽的自我介绍，只要别人知道你家卖什么都就OK了！尽量突出自己的优势；6.写邮件，也不要太客套，纠缠了，应该专业，结合重视；7.不应积极主动多渠道的联系，应该关注客户感受；有得外贸员老是急于求成，今天想尽办法加了客户的MSN，明天想办法加了客户的SKYPE···生怕客户逃走了一样，然后就开始MSN上问下，SKYPE 上问下，这样很容易让客户反感的！我们换位思考下，如果是你，你会有何感想？8.不要轻易报价。
外贸回复邮件的技巧和习惯
外贸邮件回复指南一封完整的邮件要包括几部分：1.标题2.正文3. 署名以及联系方式4.附件标题：标题要紧扣客户询问的内容，不宜过长，简明扼要例如客户的邮件说要，手机配件展示架，我们可以拟标题为Re: Cellphone accessories display- Quote from Guangzhou AoxiangRe: Cellphone accessories display- cooperation with Guangzhou Aoxiang标题一定要吸引客户，因为客户每天收到的邮件很多，不是他关心的他不一定点击查看正文：包括称呼+ 自我介绍，公司介绍+ 对客户的问题进行针对性的回答+ 试探性的对客户进行询问，以便了解跟多信息模板一：Dear Lim,Thanks a lot for your inquiry.This is Lee from Guangzhou xxx factory. We are professional manufacturer specialized in displays. We can make all kinds of display. We also can customize products as clients' requests.Do you have picture or drawing for our reference ? If you have , please send to us, we will check and quote for your accordingly.Looking forward to your reply.模板二：Dear Natalia,Thanks a lot for your inquiry.This is Lee from XXXX. We are professional manufacturer specialized in displays. We can make all kinds of displays. We also can customize products as your needs.We are very glad that you want to find some reliable partners. We are willing to set up cooperation with your company.Enclosed please find some pictures for your reference. Please tell us which do you prefer.If you have drawing or pictures, please send to us, we then check and quote for you accordingly. Looking forward to your reply模板三：Dear JohnThanks so much for your inquiry.We are professional manufacturer specialized in displays. We can make all kinds of displays. We alsocan customize products as your needs.We have checked your drawing, we can make that displays for you. That is no problem. Please see the attached pictures, we once made similar displays for our clients.Before quoting for you, can we ask you two questions:1. What is the material you need ? PVC or MDF or others ?2. How many units do you want to make ?After knowing these ,we will check and quote you a competitive price.Looking forward to your reply在这封邮件里面，我们有对客户进行发问比较详细的产品细节的问题。
外贸业务员回复技巧
外贸业务员回复技巧外贸业务员是一份需要高效沟通的职业，回复技巧是非常重要的。
在与客户沟通时，我们需要采取一定的回复技巧以确保客户得到有效的回复，并且有利于我们建立良好的合作关系。
以下是一些实用的回复技巧，帮助您更好地完成工作。
一、及时回复及时回复是建立良好客户关系的基础。
客户通常会对我们的回复速度有很高的期望，因此我们需要尽快回复客户的邮件或消息。
无论是询价还是正式订单，都需要及时回复。
如果由于一些原因无法在24小时内回复，我们应该给客户发一封简短的邮件告知他们，以便他们知道我们已经收到他们的信息并且正在处理。
二、回复邮件要有明确的结构我们应该在回复邮件中采用清晰的结构，以便客户更容易理解我们的回复。
邮件的开头应该感谢客户的询问或订单，并简要说明我们的回复内容。
随后，我们应该详细回答客户的问题或提供所需的信息。
在邮件的结尾，我们应该再次感谢客户，并提供我们的联系方式以便客户进一步咨询。
三、避免使用缩写词尽管缩写词在我们的工作中很常用，但是在回复客户邮件时，我们应该尽量避免使用缩写词。
客户可能不熟悉我们使用的缩写词，这会导致他们误解我们的回复内容。
因此，我们应该尽量使用简洁的语言并且保持简单易懂。
四、避免使用过于正式或难懂的语言我们应该使用客户能够理解的语言回复客户的邮件。
虽然我们作为专业人士应该使用一些外贸行业术语，但是我们不应该使用过于正式或难懂的语言。
我们应该使用简单的语言，以便客户更好地理解我们的回复内容。
五、回复尽量短小精悍在回复客户的邮件时，我们应该尽量使用简洁的语言，避免冗长的句子和多余的信息。
我们需要答复客户的问题并提供所需的信息，但是我们不应该在回复中添加任何无关的信息。
此外，我们应该在回复中使用短句和段落，以便客户更容易理解我们的回复。
六、检查邮件中的拼写和语法错误在回复客户的邮件时，我们应该检查邮件中的拼写和语法错误。
拼写和语法错误会给客户留下不专业的印象，并可能导致客户误解我们的回复内容。
外贸邮件回复要具有对应性
外贸邮件回复要具有对应性外贸人员在对外贸邮件进行回复时，要具有对应性，这样才能更使你的邮件发挥作用。
外贸邮件回复对应性，是外贸人员在回复国外客户邮件时最常发生、最多发生，却又最忽视的问题。
所谓的“对应性”指的就是针对性、关联性、相对性。
当然是针对、关联、相对于你要回复的国外客户邮件的诉求、提问、询盘细节，以及逻辑顺序等方方面面。
对此，可能很多朋友都无察觉，但事实上邮件回复的对应性，是个基础性问题、常识性的问题、也是个大问题!做外贸，可能每天都会收到询盘，那每天你都可能犯这样基础性的错误。
你回复客户询盘后客户再回复你的几率(复盘率)低，更不用说成交率低，原因何在?我觉得，外贸客户邮件回复的对应性，可能是根本或重要原因之一。
一、称呼称呼属于礼仪，礼仪讲求的是“客尊”原则。
1、不管是客人首次给发邮件或询盘还是后续的，客户称呼你“Dear A”，你的回复也当对应为“Dear B”。
若你回复客户“Hi A”，就会让人感到发“顿”。
以此类推，如客人邮件“Hi A”，你的回复也当对应为“Hi B”。
其他，同理。
2、客户邮件称呼你“Dear Mr. 名+姓”，你回复客户也当是“Dear Mr. 名+姓”。
若你回复客户“Dear Mr. 姓”或“Dear 名”，就不规范(规范性就是对应性);若你回复“Dear Mr. 名”，那就是错的，因为无此表达(我知道有不少朋友对此无意识)二、漏点1、客户询盘中，明确要求你报盘，明确要求你提供产品参数、参考图片、价格、相关条款、等。
你的回复，应当是全部都提供;不能提供也没关系，但你当说一声，为什么不能提供及什么时候可提供。
普遍的是，只报价，即使有产品参数也不全面，更不用说不附参考图片或相关条款了。
要知道，对大多数行业而言，一个特定的价格，是必须要对应特定形式的产品(参考图片)，以及特定规格的产品(产品参数)，以及报价基于的交易条件、付款条件等(相关条款)，而且可能还包括安规等认证了。
回复国外邮件格式
回复国外邮件格式
回复国外邮件的格式通常遵循以下步骤：
1. 确认邮件主题：查看邮件主题，了解邮件的大致内容。
如果主题不明确，可以稍微猜测一下并回复。
2. 回复邮件开头：在回复的开头，使用对方邮件的称呼，例如“Dear [对方名字]”，并表示已收到邮件。
3. 表明态度：根据对方邮件的内容，表明自己的态度。
如果对方提出了问题或请求，需要明确回答是否同意或能否满足要求。
4. 详细回复内容：针对对方邮件中的具体内容，详细回复。
如果有需要补充的内容，可以添加到回复中。
在回复时，要确保逻辑清晰、表达清楚，避免出现语法错误或拼写错误。
5. 结尾：在结尾部分，表示期待对方的回复或表示感谢。
使用适当的结束语，例如“Best regards”或“Thank you”。
6. 署名：在邮件的最底部，添加自己的署名和联系方式，方便对方回信时能够及时联系。
需要注意的是，在回复国外邮件时，要尊重对方的礼仪和文化习惯。
避免使用过于直接或冒犯的语言，尽量使用正式和礼貌的语言。
同时，注意遵守邮件格式和规范，保持邮件整洁、易读。
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浅谈外贸客户邮件回复的对应性
很久没写文章了，看了外贸界朋友们催促的留言，感觉对不住。
今天无论如何也要抽出时间，写点东西。
要写的，也正是我一直深有感触的。
最近这些年外贸这一快，我的工作方式使我接触了可能有数千个国内工厂的外贸人员，我是作为国外客户采购代理与他们接触的，也有目睹他们与国外客户之间的接触。
这样的接触越多，我就越对我们外贸界的人员素质越发悲观与叹息。
今天，其它我且不说，因为问题很多，我前段时间写的被外贸界朋友觉得深有感触的一篇文章《外贸人50条常见罪状》，就是从中总结出来的。
今天，我仅从“外贸客户邮件回复的对应性”的角度来展开谈谈，因为我发现这是朋友们在回复国外客户邮件时最常发生、最多发生、却最易忽视的问题。
解释一下，“对应性”指的就是针对性、关联性、相对性。
针对什么？关联什么？相对什么？当然是针对、关联、相对于你要回复的国外客户邮件的诉求、提问、询盘细节，以及逻辑顺序等方方面面。
对此，可能很多朋友都无察觉。
但我却感到很可笑、可气，每当我的邮件或国外客户的邮件被回复得很糟糕时。
这样的现象，少则罢了，可
惜它们每天不断地出现在我的收件箱里。
邮件回复的对应性，是个基础性问题、常识性的问题、也是个大问题！
做外贸，可能每天都会收到询盘，那每天你都可能犯这样基础性的错误。
你回复客户询盘后客户再回复你的几率（复盘率）低，更不用说成交率低，原因何在？我觉得，外贸客户邮件回复的对应性，可能是根本或重要原因之一。
一、称呼
称呼属于礼仪，礼仪讲求的是“客尊”原则。
1、不管是客人首次给发邮件或询盘还是后续的，客户称呼你“Dear A”，你的回复也当对应为“Dear B”。
若你回复客户“Hi A”，就会让人感到发“顿”。
以此类推，如客人邮件“Hi A”，你的回复也当对应为“Hi B”。
其他，同理。
2、客户邮件称呼你“Dear Mr. 名+姓”，你回复客户也当是“Dear Mr. 名+姓”。
若你回复客户“Dear Mr. 姓”或“Dear 名”，就不规范（规范性就是对应性）；若你回复“Dear Mr. 名”，那就是错的，因为无此表达（我知道有不少朋友对此无意识）。
二、漏点
1、客户询盘中，明确要求你报盘，明确要求你提供产品参数、参考图片、价格、相关条款、等。
你的回复，应当是全部都提供；不能提供也没关系，但你当说一声，为什么不能提供及什么时候可提供。
普遍的是，只报价，即使有产品参数也不全面，更不用说不附参考图片或相关条款了。
要知道，对大多数行业而言，一个特定的价格，是必须要对应特定形式的产品（参考图片），以及特定规格的产品（产品参数），以及报价基于的交易条件、付款条件等（相关条款），而且可能还包括安规等认证了。
你少了哪样，能说的过去？让客户去猜？我告诉你，对大多数客户而言，客户不会猜，也不会再重复问你，你“漏点”了，只会因你的“不专业”而不理你了。
客户有更多、更好的选择，来源于比你“专业一些”的同行。
现在不是“价格为王”的时代，价格重要，质量重要，服务也重要。
你丢三落四，客户有理由相信你不会在你们公司内部时传达定单信息时也丢三落四？就不要说你的丢三落四是不尊重客户了。
2、客户邮件中，提了五点要你回答的问题。
你回答了其中三点，结束。
咳！客人楞了，且不管你这三点回答的质量，为什么另外两点不回复，也不交代为什么不能回复，更不交代何时能回复。
若你是客人，请问：你又作何感想？
3、与上类似，客户邮件中，有三点需要你确认的事项，你确认了其中两点而不言其他。
如果是紧急确认，后果可能很严重。
4、客户热情地说了一大堆，他是如何喜欢你们的城市的风景（如杭州西湖）的，你回复时总该礼貌性说一句“是啊！西湖好美啊！”吧。
你如果只字不提，那客人不是“热脸贴了你的冷屁股”了吗？与这一点具有相似意味的是，客户邮件一开始就是“How are you doing?”或“It was great meeting you at your booth on the 100th Canton Fair”，你回复的邮件中却找不到与此所对应的字句。
三、次序
1、任何条目性的问题点或确认点，你要回复或确认，顺序上也最好与客户的问题点或确认点相对应。
人与人是有区别的，更不要说中西文化差异了，那么客人的思维模式了。
客人在列出问题点或确认点时，是有一套他认为合理或自然的逻辑或习惯性顺序的，你乱先回答3、再回答1、再回答5...客人会不习惯或觉得不符合他的逻辑。
有人说了，这有什么，反正问题都回答了。
咳！这就是问题的根源！
2、与上类似的道理，客户写邮件整体的顺序，也有其自有的逻辑或习惯性顺序的，客户一开始寒暄问候，接着做自我介绍和公司介绍，然后是要报盘，然后是问你几个问题，最后是说表明哪天要来中国。
你的回复，也应是基本按照客户邮件中体现的逻辑或习惯性顺序去回复，这样才是对应。
邮件回复的对应性的问题，是个基础性问题、常识性的问题、也是个大问题！要解决它，我认为有两个基础性的办法或程序：
办法或程序一：
想想成与客户的邮件沟通是电话沟通！
办法或程序二：
一是审题（把客户邮件内容和/或附件研究透）；
二是提纲（列出自己要回复的要点）；
三是检查（把自己写好的邮件和/或附件与客户原始邮件对应检查一遍然后再发送）。
我一直认为，做外贸，与做其他事情没有什么根本性的区别，都是做事情。
做事情，无论你身处基层、中层、抑或是高层，都需要耐心与细心！相对而言，耐心更重要，耐心是前提，没耐心哪有细心呢？。