成本采购档案管理办法

厦门大唐地产集团有限公司

成本采购档案管理办法

（2015版）

合同造价部

2015年11月

一、目的

为进一步规范成本与招采档案管理，杜绝资料流失，保证成本相关资料的完整性，便于成本与招标采购管控的严谨性与可追溯性，结合工程成本管理实际情况，特制定本办法，作为公司档案管理制度的补充。

二、定义

成本采购档案是指各项目在开发过程中形成的与工程成本相关的且具有保持价值的工程预算、工程合同、工程变更签证、招投标、成本数据库、付款台账、图纸等应归档保存的各种纸张介质文件资料、电子文档以及其他与成本管理有关的图表、照片、录像录音、当地工程造价定额、造价信息等资料。

成本采购档案管理的工作包括收集、分类、编制、存档、查阅、保密及销毁等。

三、适用范围

本管理办法适用于集团、各城市公司、二级公司及项目部成本管理部门。

四、管理原则

安全性与保密性：成本采购档案是公司档案的组成部分，是整个成本管理工作的真实记录，实行统一归档、集中存放，不得将相关资料保存在任何部门和个人手中。严禁任何人未经公司、部门批准，以个人名义私自外借集团及公司的成本文件资料或成本管理数据、成本管理方法等。

真实性与一致性：成本采购档案必须真实准确地记载项目成本管理活动过程中所形成的内容；不同载体上同一文件的名称、内容、编号数据等必须完全一致。

及时性与延续性：属成本部门负责归档的资料原件均需在相应的时间要求内移交公司档案室。部门指定兼职档案员，对档案进行收集、整理、分类、归档。复印件由兼职档案员存档。如有关人员换岗或离职，必须做好及时移交、回收及登记工作。

五、成本档案分类

从物质形态上来说，目前资料分为实物资料和电子类资料。

从项目不同阶段上来说，分为项目前期阶段资料、招标采购阶段资料、合同履约阶段资料、验收结算及后评估阶段资料以及部门日常辅助资料。

以下仅列取归档责任属成本部门的相关资料，并未列全项目所有工程归档资料，成本部门管理人员在工作中需用到其它相关工程资料，可向归档责任部门或公司档案室借取原件复印后使用。

六、成本档案归档

对公司规定的应当立卷归档的文件材料，必须按照规定（详见公司档案制度），定期向资料室（总经办）移交（原件），集中管理，任何人不得据为己有；原件无法归公司统一管理者，需将复印件归档。各阶段成本档案归档要求如下：

（一）项目前期阶段资料

（二）招标采购阶段资料

报名登记表.xlsx

企业基本信息表.xl

sx

资格预审表格.xlsx

实地考察表.xlsx

工程供方考察报告

（模板）.doc

招标过程资料往来登记表.docx

澄清函格式.docx 开标揭示表.doc

约谈记录表.doc

工程评（定）标报告（模板）.doc

定标审批表.doc

15、中标通知书范

本.docx

（三）合同履约阶段资料

总包合同交底模板

（其他参照编制）.ppt

进度款支付申请表

.xls

签证单格式.xls

8 扣（罚）款单台账原件 1 每月月底与工程组核对一次，

按月形成台账

项目成本组

9 动态成本资料电子版 1 按月更新归档成本部

项目成本组成本月报格式.xls

10 其他，如会议纪要

等过程资料

书面 1 按月更新归档

成本部

项目成本组

备注《设计变更通知单》、《现场签证单》统一成固定格式，一式四份，一份项目部存档，一份施工单位存档，一份成本部门存档，一份监理单位存档，并使用专用档案盒，并粘贴除合同目录清单之外的工程变更及现场签证的补充资料目录备注清单。

（四）竣工结算及后评估阶段资料

序号资料名称存档

形式

存档

数量

存档要求归档部门样表

1 竣工验收报告复印件

2 工程竣工验收10个工作日

内复印件加盖公章归档

城市公司成本部

2 相关验收资料文件及

会议纪要

原件 2

工程竣工验收10个工作日

内复印件加盖公章归档

城市公司成本部

3 施工单位提报结算申

请书

原件 1

项目结算完成后10个工作

日内存档

城市公司成本部结算资料移交标准

.doc

4 结算审核报告（含工程

结算书、签证单等）

原件 2

项目结算完成后10个工作

日内存档

城市公司成本部

8、工程结算审核报

告（格式）.doc

5 结算确认书（含计算

书）

原件 2

项目结算完成后10个工作

日内存档

一式四份，我方三

份：档案室、成本、

工程各一份

9、建筑工程结算确

认书.doc

6 项目后评估报告电子版 1 项目后评估结束后10个工

作日内电子版存档

城市公司成本部

（五）部门日常工作资料

工程供方名录.doc

图书清单

软件密钥清单

七、成本档案借阅

1.对公司规定应当立卷归档的文件资料，必须按照规定（详见公司档案管理制度），定期向档案室（总

经办）移交原件，任何人不得据为己有；

2.成本招标档案资料必须严格执行保密制度，非项目相关人员需要查阅、复印资料时，重要文件请示部

门负责人审批。不得私自外泄成本信息、投标资料内容；

3.资料收发应作好记录。原件发放或借阅必须严格执行登记、签名手续；

借阅记录表.docx

4.档案的借阅必须在公司内进行，并于当日归还；档案原件一般不外借，可

以向需要者提供复制件。特殊情况必须借阅档案原件者，应经公司主管领导批准。