成本档案管理作业指引(精品)

成本档案管理作业指引

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修订记录

编号：JH-WI-CB01-5

成本档案管理作业指引版号：A/0

页码：第 2页共10页

1、流程概况

流程目的为规范公司成本档案管理，结合公司成本管理的实际情况，制定本作业指引。

流程范围适用于公司成本档案的管理。

流程主导及参与部

门

部门成本管理部（主导）、各部门

流程中承担职责

成本管理部1、负责本作业指引的制订、修改、指导、解释与检查。

各部门2、按照要求配合成本档案的管理。

2.工作程序

2.1总则

2.1.1成本档案是指公司在项目开发过程中形成的与工程成本有关的且有保存价值的工程预结算、工

程合同、工程变更及现场签证、招投标、相关管理制度、成本数据库、成本管理软件内容、付款台帐、图纸等应归档保存的各种纸张书面文件资料、电子文档以及其他与成本管理有关的图表、照片、录相录音、当地工程造价定额、造价信息等资料的总称；成本档案管理的工作内容包括对成本档案的收集、分类、编制、存档、查阅、保密及作废等方面的管理。

2.1.2成本档案必须具备真实性、统一性。成本档案必须真实、准确地记载公司成本管理活动过程中

形成的内容；成本档案的各组成部分必须统一，不同载体（书面纸张资料、成本数据库、成本管理软件电子文档）上的同一文件资料的名称、编号、内容、数据等应完全一致。

2.1.3成本档案（书面纸张资料）分为三类，即工程成本类、规范制度类、其他文件资料类；其中工

程成本类又分为工程合同类、工程预结算类、工程变更及现场签证类、工程招投标采购类；工程成本类在分类时，还要按不同的竣工项目、在建项目以及不同的建设项目、开发期数进行区分。

2.1.4成本档案应具备可追溯性，对每项工程，以合同为主线进行存档。对于每份《工程合同文本》，

必须把其项目可研资料、公司立项资料、规划阶段相关资料、《评定标审批表》（或《议标、直接委托审批表》）、《工程合同审批表》、《工程预、结算审批表》直接作为其附件，并合在一起存档，同时做好相互对应的编号链接标识；隶属该合同的其他有关工程预结算类、工程变更及现场签证类、工程招投标类文件资料也须依次附后存档。

2.1.5成本档案必须具备安全性及对外保密性。成本档案实行统一归档、集中存放，不得将公司、部

门的成本档案以个人名义保存在个人手中；严禁任何人未经公司、部门的批准，就以个人名义超出佳和置业公司的范围私自外借（复印或邮件发送等方式）公司或公司的成本文件资料或泄露成本管理方法、成本数据等行为；如有关人员的换岗或离职，则必须及时做好资料的移交、回收及登记工作。

2.1.6成本数据库及成本管理软件的内容也是成本档案的重要组成部分，不断充实和完善

成本数据库以及持续应用和对成本管理软件提出改进建议是成本管理部日常的重要

工作。

2.1.7成本管理部设资料管理员，该人员应具备档案基础理论知识，熟练掌握自己所负责

的档案管理及相关业务，对工作认真负责、细致耐心。

2.2主要成本档案的组成及其管理办法

2.2.1工程合同资料

1）资料组成

a）已竣工项目的完整的合同文本：前期合同（包括规划、设计、勘察、监理、造价咨询）、施工合同（包括建筑、安装、装饰、市政）、材料设备采购合同（包括材料采购、甲方付款乙

方收货的三方合同、设备购买及安装）、园林环境合同（包括室外环境的设计、施工）、营

销包装合同（包括样板间装修、户外广告牌制安、媒介广告设计、制作、宣传品设计、印刷，

成本管理部结合本公司的具体情况决

定此类合同是否保管）。

b）正在开发项目的的合同文本。

c）成本管理软件、成本数据库所包括的各类合同内容。

2）资料管理

a）使用专用档案盒，按不同建设项目、不同开发期的单项工程的合同进行分类存档，档案盒上须注明编号并粘贴资料目录清单，资料目录清单中的合同部分采用成本管理软件中相应的合

同清单（打印即可）。

b）对每项工程，以合同为主线进行存档，每项工程的《工程合同文本》必须把其《评定标审批表》（或《议标、直接委托审批表》）、《工程合同审批表》、《工程预、结算审批表》作为附件，合在一起存档，同时作好相互对应的编号链接标识，以便快速复查。

c）《工程合同审批表》统一印制成固定格式，由成本管理部存档。

d）合同文本原件（包括合同文本、相关补充协议、合同审批表等）是由公司行政管理部保管，成本管理部应备有合同文本等资料的原件或复印件（复印件存档，需加盖总办的专用章以示

确认）。

e）其他有关规定，结合《江苏佳和置业有限公司工程合同管理办法》执行。

2.2.2工程预结算资料

1）资料组成

a）已竣工项目的完整的决算书、结算书、预算书、估算书、预结算审批表、工程结算协议清单（或承包方确认书）、付款台帐、材料认价单（原件）、项目后评估报告等。

b）正在开发项目的估算书、预算书、结算资料、付款台帐、材料认价单（原件）等。

c）成本数据库及成本管理软件所包括的目标成本、动态成本、预结算等内容。

2）资料管理

a）以合同为主线进行每项工程预结算资料的归类存档，即每项工程的《工程合同文本》须把相关的预结算资料依次附后，合在一起存档，以便快速复查。

b）《工程预、结算审批表》统一印制成固定格式，成本管理部存档。

c）一份完整的工程预结算书应包括编制说明、分部分项工程预结算表、工料分析、工程量计算表、计价依据。

d）其中的计价依据又包括：材料价格（政府指导价格、市场价格、甲供材料、限价材料通知书）、施（竣）工图、图纸会审记录、工程变更签证的预算书、工程竣工验收资料、其他与工程结算相关的甲乙双方确认的协议等。

e）编制说明、分部分项工程预结算表、工料分析、工程量计算表合订成册；计价依据作为附件，可分职能部门、分类别进行保管，但计价依据资料也必须具备全面、快速复查的条件。

f）使用专用档案盒，并粘贴除合同目录清单之外的工程预结算补充资料目录备注清单。

g）不同载体（各书面资料、成本数据库、成本管理软件电子文档、光盘、服务器）的同一工程预结算资料的名称、编号、内容、数据等必须完全一致。

h）对于项目竣工结、决算书，在完成其书面纸张资料归档保存的同时，还须将其电子文档刻录成光盘，或者在成本管理软件的基础资料设置中把项目竣工结、决算书的电子文档“打包”

并上传至服务器，以方便保存与使用。

i）其他有相关规定，结合《江苏佳和置业有限公司工程预、结算管理办法》执行。

2.2.3工程变更与现场签证资料

1）资料组成

a）已竣工项目的完整的工程变更、现场签证资料原件（若为复印件应注明原件存档地点）

b）正在开发项目的工程变更、现场签证资料原件（若为复印件应注明原件存档地点）。

c）成本管理软件、成本数据库所包括的工程变更、现场签证内容。

2）资料管理