证照管理办法

证照管理办法（试行）

第一章总则

第一条为加强公司证照管理，规范和完善公司证照的办理、保管和使用程序，确保公司依法合规开展生产经营活动，结合我司实际情况，制定本办法。

第二条本办法适用于**公司所有证照的管理。

第三条本办法所指的公司证照包括但不限于以下证照：（一）经营类：由政府职能部门颁发的企业法人日常运营必备的各种有效证件，如《外商批准证书》、《企业法人营业执照》、《组织机构代码证》、《税务登记证》等。

（二）专业资质类：各生产经营许可相关证件、企业与产品资质类证明等，如《药品生产许可证》、《药品GMP证书》、《药品注册批件》、《高新技术企业证书》等。

（三）权证类：由政府职能部门核准或颁发的权属证明，包括《土地证》、《房产证》、《商标证书》、《专利证书》以及其他项权证等。

第四条公司证照应遵循“明确职责、严格权限、归口管理、责任到人”的管理原则，确保公司证照管理有序，办理及时，使用安全。

第二章工作职责

第五条办公室是公司证照的统管部门，负责对证照管理工作进行组织、检查和监督。

第六条公司根据证照的性质和类别，依据职能定位授权相关部门负责相应证照的办理、变更事项。负责证照办理的各部门（以下简称“证照办理部门”），其主要职责包括：（一）根据国家相关法律法规与公司生产经营需要，负责按期向相应政府部门或机构提交申请，办理证照的申办、年审、变更、备案和注销等事项。

（二）就证照的合规性问题发出预警，并提出改进建议与解决方案，确保证照的有效性和合规性。

（三）负责收集整理证照办理的申办材料，跟踪办理过程，及时进行结果反馈。

（四）负责处理证照办理的其他事项。

第七条公司根据证照用途并结合管理实际，分别授权相关部门负责相应证照的保管与使用管理，负责证照保管与使用管理的各部门（以下简称“证照保管部门”），其主要职责包括：

（一）负责证照原件（含正本、副本）、电子扫描件的保管。

（二）负责所保管证照原件的查询、借阅、借用管理等。

（三）负责相应证照复印件与电子扫描件的日常使用管理，包括使用登记与发放工作。

（四）负责所保管证照的废止、遗失、损毁、被盗等特殊情况的处理。

（五）负责督促证照办理部门及时办理证照的变更、年检、延期、续展等事项。

第三章证照办理

第八条证照办理部门应安排专人负责证照的申办、补办、年审、换证、变更和注销等工作。

第九条证照办理人员应充分掌握国家相关法律法规，从公司生产经营实际出发，及时办理证照事项，确保相应证照的有效性与合规性，保障公司权益与合规运营。

第十条证照办理部门应建立证照档案并设立证照办理台账，妥善保存证照办理的相关资料复印件，登记所办理证照的基本信息与申办、注销、变更信息。

第十一条证照办理前，证照办理部门应根据工作相关度，就证照办理事项提前通知相关部门，对工作产生重要影响的，应在办理前组织协商与评估，共同确定申办方案，办结完毕后应在3个工作日内将办理结果通报相关部门。

第十二条证照办理事项由经办人提交《证照办理申请表》，经部门负责人、分管领导、总经理审批后方可办理。

证照办理涉及费用事项的，应按公司财务管理相关规定执行；涉及公司设立、注销及公司名称、注册资本、注册地址、法定代表人、经营范围等重大变更事项的，应根据相关法律法规执行法人单位议事程序后办理证照事项。

第十三条证照办理完成后，证照办理部门应将证照及

相关证明文件原件等，及时交证照保管部门统一存档。

第四章证照保管与使用

第十四条证照保管部门应设立具体证照保管及使用管理责任人（以下简称：证照专管员），专人专柜保管，规范日常使用管理，保证证照保管和使用安全。

第十五条证照专管员应建立证照保管台账，登记所管证照的基本信息及使用情况，保存与原件内容相同的扫描件，作为备份档案管理。

第十六条证照专管员应定期清查所保管的证照原件，确保账实相符。

第十七条证照专管员因工作需要而调动岗位时，应按照工作交接程序，由移交人和接交人在核对证照清单数目后，签字确认办理证照移交手续。

第十八条各部门因业务需要借用证照原件或使用复印件及扫描件，按照审批程序办理原件借用和复印件及扫描件使用手续。具体审批流程如下：

（一）证照原件借用：借用人填写《证照原件申请表》部门负责人审批分管领导总经理审批办公室主任审核证照专管员办理登记借用手续。

（二）证照扫描件借用：证照扫描件必须添加“打印、复印无效”水印后方可借出，使用人填写《证照复印件/扫描件使用登记表》证照专管员办理发放手续。

（三）证照复印件使用：使用人填写《证照复印件/扫描件使用登记表》证照专管员办理发放手续。

证照复印件使用20份及以上的，应提交分管领导签批的申请报告，并列出使用明细。

复印件及扫描件另需加盖公章的，按“盖章申请”程序执行。

第十九条证照专管员应严格按照审批流程执行证照原件、扫描件借用、复印件使用手续，同时做好《证照原件借用登记表》的实时登记。扫描件和复印件须在有字处注明使用部门、用途及借用时间。

第二十条公司证照原件借用应及时归还，妥善保管以免遗失，不得私自复制、摘抄、调换、涂改、污损等；因个人行为产生严重后果和影响的，按公司制度追究相应责任。

第二十一条证照在借用过程中遗失须立即告知证照保管部门和证照办理部门，及时进行登报声明，并按规定审批重新补办新证照。

第五章监督与检查

第二十二条办公室每年至少组织一次对证照盘点和使用检查，盘点人员应详细填写《证照盘点登记表》，同时对证照日常使用登记台账进行不定期抽查，确保证照合规和使用安全。

第二十三条公司证照的办理须在规定期限内完成，如

超过规定期限未办理致证照过期的，由经办人员负主要责任，经办人员上级领导负连带责任。

第二十四条公司证照办理和使用应严格遵守审批程序，不得越权决定证照的申办、变更、年检、注销、其他用途等事项，因违规造成损失或不良影响的，追究相关责任人的责任。

第六章附则

第二十五条本办法由办公室负责解释。

第二十六条本办法自颁布之日起施行。