科技档案管理2018

科技文件材料——标准规范
《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2008） 《技术制图复制图的折叠方法》（GB/T 10609·3-2009） 《建设项目档案管理规范》（DA/T 28-2018）
科技文件材料——原则要求
整理原则： 遵循科技文件的形成规律，保持案卷内科技文件的有机联系和案卷 的成套、系统性，便于档案的保管和利用。 基本要求： 1.案卷内科技文件材料内容必须准确反映基建、设备、科研、生产 及其管理活动的真实情况。 2.案卷内科技文件材料要齐全、完整，不能缺张少页；签字、盖章 手续完备。 3.案卷内科技文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求。不能 有热敏纸，复写纸等材质的材料，不能用铅笔、圆珠笔、红墨水、 纯蓝墨水笔等书写。 4.案卷装具应符合国家有关标准要求。 PS：部分专业档案可以采用科技档案整理方法进行整理。
在最低一级分类中区分不同项目 如市政工程道路类1-1(1·1或1.1)中有东风大道1-1-1(1·1-1或1.1-1)、神 龙大道1-1-2(1·1-2或1.1-1)„； 桥梁类1-2(1·2或1.2)中有二七长江大桥1-2-1(1·2-1或1.2-1)、 鹦鹉洲大桥1-2-2(1·2-2或1.2-1)„ „„ 给排水管网工程4中有水岸国际给排水4-1、城市广场给排水4-2、„„
科技文件材料——基建类的整理
排列 科技文件宜按系统、成套性特点进行案卷或卷内文件排列。卷内文件一般应 文字材料在前，图样在后；外文材料同时有译文的，译文在前，原文在后。 案卷内管理性文件按问题结合时间（阶段）或重要程度排列。一般应印件在 前，定稿在后；正文在前，附件在后；复文在前、来文在后；转发文在前，被转 发文在后。 基建档案按项目前期（依据性材料、基础性材料）、项目设计（含初步设计、 技术设计、施工图设计）、项目施工、项目监理、项目竣工验收及后期评估等阶 段排列。 项目竣工图按建筑、结构，水电、暖通、电梯、消防、环保等顺序组卷，按 专业、图号排列，并配有详细编制说明和目录。 排列注意事项： 图样文件的排列：可根据其隶属关系、总体和局部关系、图幅比例、地区特 征、时间顺序来排列。 文字性文件的排列：可根据其重要程度、地区、时间、逻辑关系等来排列。
辛亥革命 博物馆 Kj1-2-2 (Kj1· 2-2 或Kj1.22)
武汉天河 机场
成都双流 机场
武汉火车 站
北京火车 站
武汉网球 中心
浦东网球 中心
……
Kj2-1-1 (Kj2· 1-1 或Kj2.11)
Kj2-1-2 (Kj2· 1-2 或Kj2.12)
……
Kj2-2-1 (Kj2· 2-1 或Kj2.21)
科技文件材料——基建类的整理
分类
分项 目
组卷
排列
修整
装订
装盒
编号
编目
上架
工程类型各异，数量特别多的，按性质分类 ①按工程性质分类 (以某大型建设单位为例)： 按市政工程1、建筑工程2、园林工程3、给排水管网工程4„分类。 ②可在对应性质工程中按不同类型分子类,也可不分子类： 如市政工程1中又可分为：道路1-1(1·1或1.1)、桥梁1-2(1·2或1.2)、„ 等子类。管网工程4中没有子类，不再进行子类划分。 工程项目少的单位可以不分类。
科技档案管理
武汉市岗位培训
曾曌 武汉市档案局业务指导处
目
录
一、基本概念 二、标准规范 三、原则要求 四、通用分类 五、整理方法
科技文件材料——基本概念
科学技术文件材料（以下简称科技文件）：是记录和反映科学研究、生产运 营、项目建设活动和设备仪器运行、维护及其管理工作的文字、图表、声像、 电子、实物等不同形式文件材料的总称。 保管期限：是指对档案划定的存留年限。根据《企业档案工作规范》（DA/T 42-2009）、《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局10 号令）等规定，科技文件材料的保管期限一般为永久、定期30年、定期10年。 案卷：是由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。 案卷目录：是登录案卷题名、档号、保管期限及其他特征，并按案卷号次序 排列的档案目录。 卷内文件目录：是登录卷内文件题名和其他特征并固定文件排列次序的表格， 排列在卷内文件之前。 卷内备考表：是卷内文件状况的记录单。
科技文件材料——基建类的整理
填写备考表、案卷封面、脊背 填写备考表：包括案卷内全部科技文件材料的总件数、总页数以及组卷和案卷提 供使用过程中需要说明的问题。包括卷内文件材料缺损、修改、修复、补充、移 出、销毁、密级、复印件等补充和说明的内容。 填写立卷人、检查人、立卷日期、检查日期。 案卷封面题名：是该案卷内全部文件材料的总标题，应简明、准确地揭示卷内科 技文件的内容。一般包括以下“三要素”：科技项目（工程、设备、科研、产品） 名称、代字、代号+文件材料的内容特征（如阶段、部件、专业、组件等）+文件 名称、文种。 如某某建设工程立项审批、用地批准、规划批准通知、函件等。尽量不要出现某 某工程前期文件材料、某某项目施工文件材料（一）、（二）等太粗略的说明。 保管期限：永久、30年或10年。 密级：应填写卷内科技文件材料的最高密级。 填写脊背：同案卷封面内容保持一致。
科技文件材料——基建类的整理
编制案卷目录 案卷目录以项目为单位，逐卷编制。即一盒案卷一条目录。 科技档案案卷目录
序号
1 2
档号
XX025·01-Kj-1-1
XXXXXXXX
1
见照片档案： 25-Sz-y-10-2
科技文件材料——基建类的整理
①卷内文件以件为单位编制目录。序号与档号章上的序号一致。 ②文件编号应填写科技文件材料的文号或图纸的图号、设备代号、项目代号、产品型 号等。 ③责任者应填写科技文件材料的形成部门或主要责任者。 ④文件题名应填写科技文件材料的全称，没有题名或题名不规范的，应根据文件内容 重拟题名，补齐问题、文种等相关内容，使其具有检索意义。 ⑤日期为文件材料的形成日期，用8位阿拉伯数字标注年月日，不足8位的用0补足， 如20130701。 ⑥页数应填写每份文件的总页数。空白页不计数。 ⑦备注可根据实际填写需注明的情况，如与其它相关档案的互见号、缺损、修改、修 复、补充、移出、销毁、密级、复印件等补充和说明的内容。 ⑧互见号是反映同一内容不同载体档案的档号。 如某建设项目隐蔽工程对应的照片档案互见号： XX025· 01-Sz-y-1-2 （照片档案）。
Kj2-2-2 (Kj2· 2-2 或Kj2.22)
……
Kj3-1-1 (Kj3· 1-1 或Kj3.11)
Kj3-1-2 (Kj3· 1-2 或Kj3.12)
……
东 K (K 或
科技文件材料——基建类的整理
项目少的单位可以不分类，直接分项目。
基建档案 Kj 育才幼儿 园Kj-1 曙光幼儿 园Kj-2 健康幼儿 园Kj-3 永红幼儿 园Kj-4
科技文件材料——基建类的整理
基建档案Kj
市政工程Kj1
建筑工程Kj2
园林工程Kj3
桥梁工程 Kj1-2（Kj1· 2 或Kj1.2）
……
住宅楼 Kj2-1（Kj2· 1 或Kj2.1）
办公楼 Kj2-2（Kj2· 2 或Kj2.2）
……
动物园 Kj3-1（Kj3· 1 或Kj3.1）
植物园 Kj3-2（Kj3· 2 或Kj3.2）
科技文件材料——基建类的整理
基建档案Kj
化工程 Kj1
交通工程 Kj2
体育工程 Kj3
博物馆 Kj1-2 （Kj1· 2 或Kj1.2）
……
飞机场 Kj2-1 （Kj2· 1 或Kj2.1）
火车站 Kj2-2 （Kj2· 2 或Kj2.2）
……
网球馆 Kj3-1 （Kj3· 1 或Kj3.1）
汉博物 馆 j1-2-1 Kj1· 2-1 或Kj1.21)
科技文件材料——基建类的整理
档号 序号
25·1-Kj2.2-1-1
档号 25·1-Kj-1-180 编制卷内文件目录
档号：XX025·01-Kj-1-180
Fra Baidu bibliotek
1
序号 30
科技档案卷内文件目录
日期 页数 备注
序号 文件编号 责任者 文件题名 1 … …… 30 DJ-18 XXXX设计院 XXXXX项目一层火灾自动报警平面图 … ……
……
科技文件材料——基建类的整理
每个项目分别组卷 按依据性文件（项目建议书、可行性研究、选址、立项、审批）——基础性 文件（勘探、测绘、征迁工作、招投标）——设计文件（初步设计、技术设计、 施工图设计）——施工文件（管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、 验收）——监理文件（施工、采购、监造）——竣工、验收文件——评奖创优文 件——使用、维修、改建、扩建文件来收集文件组卷。 项目竣工图按建筑、结构，水电、暖通、电梯、消防、环保等顺序组卷，按 专业、图号排列，并配有详细编制说明和目录。 组卷注意事项： ①一个案卷内的文件材料保管期限要一致。不同密级的科技文件材料必须分 开组卷。 ②一个单位保存一套相关的通用图、标准图，通用图和标准图可放入相应的 一个项目文件中或单独组卷；采用了这些通用图、标准图的项目，其科技文件材 料组卷时可在卷内备考表中说明并标注标准图、通用图的图号和档号。 ③建设项目在维修和维护中所形成的科技文件，宜采取插卷方式放入原案卷 中；亦可单独组卷排列在原案卷之后，并在原案卷的备考表中予以说明和标注。 ④建设项目后评估、改扩建或重建所形成的科技文件应单独组卷排列。 重点区分单项工程、单位工程、分部工程、分项工程
科技文件材料——通用分类
建设 项目 科学 研究
设备 仪器 产品 生产
科技文件材料——基建类的整理
基建类文件材料包括以下几个部分： 项目文件指建设项目在立项、勘测、设计、招投标、施工、监理、试运行、设备 采购、安装调试、竣工验收、后续维护改扩建等全过程中形成的文字、图表、声 像、电子、实物等形式的材料，即建设项目前期、施工、监理、竣工验收、维护 改扩建等全过程的各类材料。 项目前期文件指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备 过程中形成的文件。 项目施工文件指项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件。 项目竣工图指项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸。 项目监理文件指监理单位对项目工程质量、造价、进度进行控制，对合同、信息 和安全生产进行管理等活动中形成的文件。 项目竣工验收文件指项目竣工验收阶段形成的文件。 提示：部分专业档案整理可参考科技档案整理办法来进行操作。
科技文件材料——基建类的整理
去钉、折叠、装订、装盒 装订前需拆除文件材料中的金属物。 一般图样文件材料组成的案卷可不装订，文字材料组成的案卷可整卷装订 或以件为单位装订。 装订材质建议使用线绳，采用三孔一线方式在文件左边装订边装订。 归档的科技文件材料规格大小采用A4标准。 编号 ①编制档号 档号组成：全宗号-基建代号及分类号-项目号-案卷号(盒号)-序号 XX025·01-Kj2.2-1-1 和 XX025·01-Kj2.2-1-1-1 或 XX025·01-Kj -1-180 和 XX025·01-Kj -1-180-30 ②编制序号 每本案卷均用阿拉伯数字从“1”起依次标注卷内科技文件材料的顺序。 以件为单位装订的：在每份文件首页的空白处加盖科技档号章。 ③编制页号 案卷内科技文件以件为单位编写页号，从“1”开始在有效页面下角依次逐 页标注。空白页不编号。 成套图样或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目 录，不必重新编写页号。
市民之 家 Kj2-2-2 (Kj2· 22或 Kj2.22)
……
武汉动 物园 Kj3-1-1 (Kj3· 11或 Kj3.11)
九峰森 林动物 园 Kj3-1-2 (Kj3· 12或 Kj3.12)
……
武汉植 物园 Kj3-2-1 (Kj3· 21或 Kj3.21)
武汉市 园博园 Kj3-2-2 (Kj3· 22或 Kj3.22)
…
二七长 江大桥 Kj1-2-1 (Kj1· 21或 Kj1.21)
鹦鹉洲 大桥 Kj1-2-2 (Kj1· 22或 Kj1.22)
… …
汉口城 市广场 Kj2-1-1 (Kj2· 11或 Kj2.11)
二七城 市广场 Kj2-1-2 (Kj2· 12或 Kj2.12)
……
市广电 中 Kj2-2-1 (Kj2· 21或 Kj2.21)