信息及文控管理措施和竣工资料编制计划

信息及文控管理措施和竣工资料编制计划

1.0信息管理

1.1 信息的传递

本工程项目管理的信息按来源可分为外部信息和内部信息。外部信息是来自业主、监理、第三方等部门的信息，主要是指令性信息；内部信息是指公司、项目内部围绕施工生产而传递的指令和反馈信息。这些信息的执行、收集、传递的主体是项目部各职能部门，各部门以处理本部门的业务信息为主，同时也传递或转呈相关职能部门的信息。

1.2 信息处理流程

项目施工的信息处理流程如下图：

1.3 信息的处理

1.3.1对外部的指令性信息由对应的职能部门负责分析研究，制定出应采取的策略或措施，并及时向信息发布单位汇报信息的实施过程和结果。

1.3.2内部信息的往来应有过程跟踪活动，及时收集反馈信息。基层单位应采取积极地态度予以配合，在对信息进行分析讨论的基础上，利用所得出结论，促进施工生产，保持持续改进。

1.4 信息管理措施

1.4.1配备传真电话，传递语言、数据、图文等信息。 公司相关职能部室

图例：

1.4.2利用Internet网络及办公平台，处理工程进度、HSE管理、投资控制、质量管理和文控管理。

1.4.3做好工程报表、计划、统计等施工文件的收集整理工作。

1.4.4利用P3E/C、ERP管理软件，进行工程进度、资源、合同、财务管理。

1.4.5实现办公自动化、微机化。

1.4.6建立项目计算机区域网，实现系统信息共享。

2.0文控管理

2.1文件分类

项目施工文件应按专业进行分类管理，施工文件主要有以下几个类别：

2.1.1技术管理文件

包括与监理、业主之间有关工程技术的信函、申请、报告、批复等；业主的技术要求文件；施工设计文件；业主指定的及其相关的施工标准和验收规范；公司内部技术管理文件；施工记录及各种检查验收报告。

2.1.2质量管理文件

包括与监理、业主之间有关工程质量的信函、申请、报告、批复等；业主质量要求及规定；业主指定的质量评定标准和检验程序；公司的质量手册、质量控制程序及质量管理文件；质量检验记录及质量评定资料等。

2.1.3 HSE管理文件

包括与监理、业主之间有关工程HSE的信函、申请、报告、批复等；业主关于HSE的规定和文件；公司的HSE管理手册、HSE程序文件及HSE管理文件；HSE记录资料。

2.1.4合同管理文件

包括主合同文件；分包合同文件；合同管理记录及评价报告；合同变更文件；与业主、监理之间关于合同管理的信函、申请、报告、批复等。

2.1.5控制管理文件

包括施工计划、施工统计记录、进度报告、成本控制报告、工程预结算资料。

2.1.6采办管理文件

包括甲供材料、设备需求计划及调配台帐；自购材料采购计划；供货商

资质资料；材料、设备交接记录；材料、设备的质量证明文件。

2.1.7财务管理文件

包括财务报表、财务报告、成本分析报告等财务管理文件；与业主之间有关工程财务管理的信函、申请、报告、批复等。

2.1.8行政管理文件

包括项目内部及外部的行政文件。

2.2文件的收发

2.2.1项目行政部文控员负责文件收发工作。登记文件来源、主题、编号、接收/颁发时间，并按要求将文件呈送项目经理或其指派的部门、人员进行审阅、修改、签发。

2.2.2若将要发放的文件内容经过审阅后需要变动，则由文控员将审批意见及原文件一同返回至文件编制部门修改，然后再次提交有关领导或部门审阅。

2.2.3对已签发的文件，应及时发送的相关单位，并做好《文件收发台帐》的填写工作。

2.2.4项目职能部门与基层单位间的往来文件可不经文控员传送，但应制备或复印1份交文控部存档备查。

2.3文件的存档和处置

2.3.1各部门的文件自行整理归档，存放在行政部设置的卷柜内，并及时填写《文件收发台帐》和卷内目录。

2.3.2文件的存档分类按职能部门的业务范围建立总目、分目，以书面文字、电子软件、音像制品形式出现的文件亦应加以区分。

2.3.3对于已作废的文件，应由文件制发或保存部门及时收回，并加盖“作废”章。

2.3.4内部文件的更改由原文件的审批人负责；外部文件的更改，应由原文件发放单位出具书面文字附于原文件后，再予以传达和存档。

2.4文控管理措施

2.4.1配置专用微机、扫描仪、复印机、卷柜、装订器具等办公用品，采用专业化文控管理模式，建立现代化文控管理系统。

2.4.2建立文控管理制度，按制度理顺文件的编制、审批、发送流程，做

到及时、准确、快捷。

2.4.3确定项目经理第一责任者的权利地位，凡项目部对外呈送的文件、

报表和信函必须由项目经理签署方能生效。

2.4.4定期组织项目各层次间文控管理的检查和讲评活动，监督和促进文

控管理工作上水平。

3.0施工文件竣工资料

3.1 施工文件及竣工图的质量要求

3.1.1字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签认手续完备。

3.1.2不得用易褪色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制，须采用碳素材料。

3.1.3复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求。

3.1.4录音、录像文件应保证载体的有效性。

3.1.5长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。

3.1.6材料合格证、出厂证明，要求将原件归档，因客观原因不能提供原件的，要求复印件加盖提供单位的公章，注明原件存放地点。

3.1.7凡应归档的施工文件及竣工图原则上归档原件。

3.1.8文字材料一般按A4（210mm×297mm）幅面编制。

3.2 施工文件主要内容、格式、编制要求

3.2.1按照发包人策划组织的施工文件的具体内容、格式、编制要求等进行编

制。

3.2.2文件要求用A4幅面纸（或折叠成A4大小）打印，厚度不超过35毫米。

3.2.3对施工文件、施工图及设备技术文件的准确性和更改情况进行核实，并

按要求修改或补充标注到相应的文件上。

3.2.4与施工图有关的设计变更、现场洽商和材料变更（复印件）应单独组卷。

3.2.5凡为易褪色材料（如复写纸、热敏纸等）形成的并需要永久和长期保存

的文件，应附一份复印件。

3.3 竣工图的编制要求

3.3.1在项目竣工时必须编制竣工图，施工过程中产生的全部变更内容在详