档案管理PPT课件
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28
由各部门分别整理归档的单位
先将归档文件按部门或（商户）分 开，再将同一部门或（商户）的文 件按三个保管期限分开，同一保管 期限内按时间先后排列。 尽可能将关系密切的同一活动、 同一工作、同一会议形成的文件材 料排列在一起。
29
统计报表、简报、刊物、非诉 讼性案件材料、来文与复文、 去文与复文等成套性文件可集 中排列，该套文件内部按文件 形成的时间顺序进行排列。
单份文件，每份文件为一件； 各种报表、名册、图册、书刊、
会议记录等，一册（本）为一件；
10
正本与定稿（最终的修改稿）为一件； 正件与附件为一件； 正文与文件处理单为一件；（例1） 原件与复制件为一件； 转发件与被转发件为一件；
11
来文与复文、去文与复文（具体 包括请示与批复；去函与回函等） 可作为组合件。
档案管理
1
主讲内容
企业档案管理 合同管理
2
企业档案管理
3
企业档案的含义
企业档案是指企业在日常工作中 从事企业管理、生产、经营、销 售、经济核算及科学研究等活动 中直接形成有保存价值的真实记 录。主要包括文字、图表、音像 等。
4
企业档案的分类
序号
内容
1
企业管理性档案 （文书档案）
2 基建档案
30
同一保管期限文件的排列顺序应 保持相对稳定。转41页
31
6、文件编号
归档文件应逐件在首页上方空 白处用红色印泥或黑色墨水端
正、清晰地盖上档号章，并填 写有关栏目的内容。
全年流 水号
95 类别号 合同
期限
长期
年 度 2010 机 构 客务部 页 号 1-6
32
全宗号 年度
类别号 合同 期 限 2010 机 构 行管部 件 号
21
超大纸张折叠 对报表、图样等纸张幅面大 于A4规格的文件，需要加以 折叠。操作时要尽量减少折叠 次数、避免破损。
22
去除金属物（订书钉、曲别针、 大头针等装订用品）。
23
如果是组合件，按以下顺序进行 排列：
正本在前，定稿在后；正本在 前，附件在后；原件在前，复制 件在后；译文在前，原文在后， 转发文在前，被转发文在后；批 复在前，请示在后。
12
三、归档的主要步骤和要求
文件材料归档可分为11个步骤：
1 收集文件 7 案卷装订 2 区分年度 8 填写备考表 3 鉴定期限 9 案卷装盒 4 编写目录 10 年度卷内目录装订 5 文件排列 11 档案入库 6 文件编号
13
1、收集文件 把反映本单位主要活动的，应该
归档的文件材料收集齐全、完整。
准确地判定每一份文件和每一 组文件的价值，保管期限分别 定为永久（无限期）、长期 （16－50年）、短期（15年 以下）。
20
4、案卷装订前应做到
修复破损或页面过小的文件 复制字迹模糊或容易褪变的文
件，对纯蓝墨水、红墨水、复 写纸、圆珠笔、印台油、铅笔 等字迹材料制成的文件材料及 传真件等进行复制。
代号 A B
3 科研档案
C
4 产品档案
D
5
5 设备档案
E
6 会计档案
F
7 合同档案
G
8 员工档案
H
9 特殊载体档案 J
6
A 企业管理性档案
一、档案具体业务工作内容： 收集、整理、鉴定、检索、保 管、统计、编研和提供利用八 个环节，前六个环节称为基础 工作，后两个环节称为编研利 用工作
9
二、件的含义
24
装订 采用左侧1-1.5厘米处三
孔一线、下侧、右侧对齐方 式 ，使用蜡线装订。
25
×××
××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ×××
14
对不需归档的文件要进行剔除。 要注意“帐外”文件的收集，特
别是各种上报图表、花名册、本 单位工作人员外出开会带回的重 要会议文件等。
15
2、区分年度
根据形成和处理文件的年度 对归档文件进行区分，不同年 度形成的文件材料要按年度具 体分开。
16
一般的文件材料，放在其形成 的年度归档。
A 期 限 永久 件 号 15
件号：以年度为界限，由档案室集中 整理归档的，一个保管期限编一个大 流水号，由各部门分别整理归档的， 每个部门内按保管期限分别编三个流 水号。件号应做到不重号，不空号。
38
不分机构编件号（件数汇总）
年度 2009
2009
期限 永久 长期 短期 永久 长期 短期
文件数量 45 250 285 58 210 280
35
全宗号
类别号
年 度 2005 机 构
A 期 限 永久 件 号 15
年度：以四位阿拉伯数字标注 文件形成年度的公元纪年。
36
全宗号
类别号
年 度 2005 机 构
A 期 限 永久 件 号 15
机构：填写文件形成或承办部 门的简称或代号（不分机构编 档号的单位此栏可空）。
37
全宗号
类别号
年 度 2005 机 构
计划、预算、决算、总结、报 告、统计报表等，放在文件内 容针对的年度。
17
长远规划，放在文件内容针对 的头一年。（如3年或5年规 划）
多年的总结、报告，放在文件 针对的最后一年。（如3年或 5年总结）
18
跨年度的案件，放在结案的一 年。
跨年度的会议，放在闭幕年。
19
3、划分期限
永久 15
全宗号：通常指档案馆给立档 单位的代号（企业没有全宗号 的，可不填写）
33
全宗号 年度
类别号 2010 机 构
A类 期 限
（合同）
件号
永久 15
类别号：不同门类档案的代号， 如管理性档案wenku.baidu.comA
34
全宗号
类别号
年 度 2005 机 构
A 期 限 永久 件 号 15
期限：档案的保管期限，分为： 永久、长期、短期
26
三 点 一 线 装 订
企业名称
工程部
1、XX公司与XXX公司签订的 电梯维护保养协议书； 2、xx公司与XXX公司签订的 外墙清洗合同；
自2009年1月至2009年12月 本卷共2件共38页
27
5、文件排列
适用于单位综合档案室 先将归档的文件材料按三个保 管期限分开，同一保管期限的 文件材料按照“部门－时间” 或时间先后顺序排列。
件号 1－45 1－250 1－285 1－58 1－210 1－280
由各部门分别整理归档的单位
先将归档文件按部门或（商户）分 开，再将同一部门或（商户）的文 件按三个保管期限分开，同一保管 期限内按时间先后排列。 尽可能将关系密切的同一活动、 同一工作、同一会议形成的文件材 料排列在一起。
29
统计报表、简报、刊物、非诉 讼性案件材料、来文与复文、 去文与复文等成套性文件可集 中排列，该套文件内部按文件 形成的时间顺序进行排列。
单份文件，每份文件为一件； 各种报表、名册、图册、书刊、
会议记录等，一册（本）为一件；
10
正本与定稿（最终的修改稿）为一件； 正件与附件为一件； 正文与文件处理单为一件；（例1） 原件与复制件为一件； 转发件与被转发件为一件；
11
来文与复文、去文与复文（具体 包括请示与批复；去函与回函等） 可作为组合件。
档案管理
1
主讲内容
企业档案管理 合同管理
2
企业档案管理
3
企业档案的含义
企业档案是指企业在日常工作中 从事企业管理、生产、经营、销 售、经济核算及科学研究等活动 中直接形成有保存价值的真实记 录。主要包括文字、图表、音像 等。
4
企业档案的分类
序号
内容
1
企业管理性档案 （文书档案）
2 基建档案
30
同一保管期限文件的排列顺序应 保持相对稳定。转41页
31
6、文件编号
归档文件应逐件在首页上方空 白处用红色印泥或黑色墨水端
正、清晰地盖上档号章，并填 写有关栏目的内容。
全年流 水号
95 类别号 合同
期限
长期
年 度 2010 机 构 客务部 页 号 1-6
32
全宗号 年度
类别号 合同 期 限 2010 机 构 行管部 件 号
21
超大纸张折叠 对报表、图样等纸张幅面大 于A4规格的文件，需要加以 折叠。操作时要尽量减少折叠 次数、避免破损。
22
去除金属物（订书钉、曲别针、 大头针等装订用品）。
23
如果是组合件，按以下顺序进行 排列：
正本在前，定稿在后；正本在 前，附件在后；原件在前，复制 件在后；译文在前，原文在后， 转发文在前，被转发文在后；批 复在前，请示在后。
12
三、归档的主要步骤和要求
文件材料归档可分为11个步骤：
1 收集文件 7 案卷装订 2 区分年度 8 填写备考表 3 鉴定期限 9 案卷装盒 4 编写目录 10 年度卷内目录装订 5 文件排列 11 档案入库 6 文件编号
13
1、收集文件 把反映本单位主要活动的，应该
归档的文件材料收集齐全、完整。
准确地判定每一份文件和每一 组文件的价值，保管期限分别 定为永久（无限期）、长期 （16－50年）、短期（15年 以下）。
20
4、案卷装订前应做到
修复破损或页面过小的文件 复制字迹模糊或容易褪变的文
件，对纯蓝墨水、红墨水、复 写纸、圆珠笔、印台油、铅笔 等字迹材料制成的文件材料及 传真件等进行复制。
代号 A B
3 科研档案
C
4 产品档案
D
5
5 设备档案
E
6 会计档案
F
7 合同档案
G
8 员工档案
H
9 特殊载体档案 J
6
A 企业管理性档案
一、档案具体业务工作内容： 收集、整理、鉴定、检索、保 管、统计、编研和提供利用八 个环节，前六个环节称为基础 工作，后两个环节称为编研利 用工作
9
二、件的含义
24
装订 采用左侧1-1.5厘米处三
孔一线、下侧、右侧对齐方 式 ，使用蜡线装订。
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×××
××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ×××
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对不需归档的文件要进行剔除。 要注意“帐外”文件的收集，特
别是各种上报图表、花名册、本 单位工作人员外出开会带回的重 要会议文件等。
15
2、区分年度
根据形成和处理文件的年度 对归档文件进行区分，不同年 度形成的文件材料要按年度具 体分开。
16
一般的文件材料，放在其形成 的年度归档。
A 期 限 永久 件 号 15
件号：以年度为界限，由档案室集中 整理归档的，一个保管期限编一个大 流水号，由各部门分别整理归档的， 每个部门内按保管期限分别编三个流 水号。件号应做到不重号，不空号。
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不分机构编件号（件数汇总）
年度 2009
2009
期限 永久 长期 短期 永久 长期 短期
文件数量 45 250 285 58 210 280
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全宗号
类别号
年 度 2005 机 构
A 期 限 永久 件 号 15
年度：以四位阿拉伯数字标注 文件形成年度的公元纪年。
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全宗号
类别号
年 度 2005 机 构
A 期 限 永久 件 号 15
机构：填写文件形成或承办部 门的简称或代号（不分机构编 档号的单位此栏可空）。
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全宗号
类别号
年 度 2005 机 构
计划、预算、决算、总结、报 告、统计报表等，放在文件内 容针对的年度。
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长远规划，放在文件内容针对 的头一年。（如3年或5年规 划）
多年的总结、报告，放在文件 针对的最后一年。（如3年或 5年总结）
18
跨年度的案件，放在结案的一 年。
跨年度的会议，放在闭幕年。
19
3、划分期限
永久 15
全宗号：通常指档案馆给立档 单位的代号（企业没有全宗号 的，可不填写）
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全宗号 年度
类别号 2010 机 构
A类 期 限
（合同）
件号
永久 15
类别号：不同门类档案的代号， 如管理性档案wenku.baidu.comA
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全宗号
类别号
年 度 2005 机 构
A 期 限 永久 件 号 15
期限：档案的保管期限，分为： 永久、长期、短期
26
三 点 一 线 装 订
企业名称
工程部
1、XX公司与XXX公司签订的 电梯维护保养协议书； 2、xx公司与XXX公司签订的 外墙清洗合同；
自2009年1月至2009年12月 本卷共2件共38页
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5、文件排列
适用于单位综合档案室 先将归档的文件材料按三个保 管期限分开，同一保管期限的 文件材料按照“部门－时间” 或时间先后顺序排列。
件号 1－45 1－250 1－285 1－58 1－210 1－280