采购专题分析报告 PPT

非电商化采购
• 采购流程 • 存在问题 • 原因分析 • 改进措施
1.采购流程
需求提出
采购方案 编制
方案决策
采购文件编 制和发售
需求部门
商合岗
采购结果决 策
合同签订
决策委员会 系统推送
商合岗
需求部门
决策委员会 采购结果编
制
商合岗 下单
代理单位
评审结果公 示
代理单位/ 商合
发货
商合岗
供应商
评审/谈判
（4）在省公司下发的采购规范文件范围内，综合部在9月份之前制定市公司层面的 非电商采购流程规范文件下发，明确各部门人员职责，严格按照规范文件执行。
仓储管理
• 采购流程 • 存在问题 • 原因分析 • 改进措施
1.采购流程
发货 供应商
通知入库 料账员
入库（收 货）
仓管员
通知出库 业务部门
出库通知 料账员
CONTENTS
01 电商化采购 02 非电商化采购 03 仓储流程
电商采购
• 采购流程 • 存在问题 • 原因分析 • 改进措施
1.采购流程
系统（PMS、 商务平台）推送
下单
运营类物资/服务采购
供应商 发货
收货
物资出入库 管理
订单稽核结 算
业务部门
商合岗
线下需求（会议 纪要/签报）
供应商
仓储/业务 部门
增加辅助性人员
增加物资管理专岗人员，在集团层面 未增加人员，建议招聘外包人员临时 解决。
原因 分析
原因四、商合岗线上、
线下采购工作已经严重饱
满，再无精力专门管理
仓库。
4.改进措施
提前了解仓储库存情况
业务部门立项前，对于通用物资，应 充分了解项目所需物资在系统和仓库 是否有库存，领货人去领料时，业务 部门应按照项目编码查询整个项目的 系统是否处理完成到“出库”环节。避 免跑空路，提供工作效率
2.存在问题（3/3)
问题5
采购流程时间逻辑性错误。
3.原因分析及改进措施
3.原因分析
原因一、需求部门和商 合岗工作经验欠缺、业 务水平有限，对采购相 关法律法规学习不够、 对公司下发采购流程规 范未认真仔细掌握。
原因二、需求部门依赖心 较强、缺乏一定的责任担 当，本着“某某天提需求、 多少后就要结果”心态，事 前、事中对采购项目“不闻 不问、放任自流”。
指定物资报废规范文件 综合部于9月底前完成利旧、报废物 资出入库管理规范文件制定和下发， 业务部门严格按照规定执行（可申 请公司管理创新项目）。
维护类周期性批量立项
针对维护项目，尽量避免所有项目完 工后批量集中立项，考虑到维护项目 的特殊性，建议周期性批量立项，提 高物资利用周转率；新立项项目，在 满足现场需求的前提下，优先选用库 存编码物资。
3.原因分析及改进措施
3.原因分析
原因一、业务部门对于 系统流程和规则 未完全吃透。
原因二、系统流程审核 流于形式，未真来自“审核”。4.改进措施
（1）认真学习集团下发的相关流程规范关键部分，强审核。 （2）物资供应商发货后如需取消订单需协商供应商同意后提集团后台操作。 （3）物资收货不可取消。 （4）服务订单稽核正常后，不可取消，只能将错就错。
问题2
采购环节：采购方式错误；业务部门在提需求时未根据项目 特点提出合理的采购方式，同时商合岗在制定方案时也未认 真审核把关。
2.存在问题（2/3)
问题3
商合岗制定的采购方案不合理甚至错误，代理单位也未审核。 导致评审困难、无法评审，采购失败。
问题4
评审/谈判环节：评审成员业务水平不足，代理单位人员水 平不足，为采购合规性带来重大隐患。
3.原因分析
原因分析
原因一、仓储系统习惯性 奔溃影响系统操作，业务 部门对库存物资掌握不充分， 仓储系统已上线半年有余， 思想未转变，未重视和熟 练掌握仓储系统流程。
原因二、物资采购后，立 项不及时，甚至出现项目 完工后系统迟迟未立项， 导致物资呆滞时间过长。。
原因三、利旧、报废物资 无专人管理，公司未有相关 制度流程支撑（举例：XX站 因市政搬迁需紧急拆迁，施 工单位在拆卸运输过程中， 粗放操作导致物资受损， 直接运往库房外随意露天 堆放，正常物资变为废弃 物资）
收货 需求部门/
仓储
评审成员
物资出入 库管理 需求部门/
仓储
大家有疑问的，可以询问和交流
可以互相讨论下，但要小声点
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2.存在问题（1/3)
问题1
需求提出环节：业务部门提供需求不完整；如技术规范、价 格、邀请供应商，导致后续采购方案未能有效实施，需反复 沟通，甚至不能实施采购。
举例：邀请谈判的供应商邀请之前未充分沟通，供应商不 参加报名或者敷衍参加，采购失败。
综合类物资采购
仓储/业务 部门
业务部门商合岗
下单
供应商 发货
收货
订单稽核结 算
需求部门
商合岗
供应商
商合岗
商合岗
2.存在问题
问题1
系统推送环节：立项/设计信息不准确推送商合采购，商合下单后频繁设计变更甚至销项，造成后期操作不可逆。
2.存在问题
问题2
订单稽核结算环节：稽核流于形式，未仔细审核系统订单与实际工程现场的一致性。
原因三、商合岗自身能 力有限，同时向需求部 门宣贯和沟通不足。
4.改进措施
（1）加强学习：商合岗和需求部门的项目经办人仔细学习公司下发的采购相关的 制度规范，避免出现原则性和逻辑性错误，减小采购合规性风险。
（2）组织培训：综合部拟定于近期邀请专业招标代理单位对我单位全体成员进行 系统培训。
（3）加强沟通：在项目实施前和实施过程中，商合岗与需求部门随时保持沟通和 交流，发现异常问题及时沟通解决。
出库
仓管员& 领货人
2.存在问题（1/3)
问题1
通用物资无货，导致现场和系统不能完工。
问题2
提货人（通常为施工单位）到仓库后因业务部门、料账元系 统操作流程未完成，仓库不发货，跑空路。
问题3
物资周转率低、物资库龄较长，截止5月底，3个月以上库领 物资金额达150余万。
问题4
维护拆站利旧、报废物资缺乏管理，造成浪费。