岗位说明书撰写规范

岗位说明书撰写规范

一、总体要求

一律采用WORD格式，字体：宋体；字号：11号。表格间距及表中已填写内容勿做改动。

二、表头部份

管理、专业技术岗位统一按照“所属部门名称+岗位名称+岗位说明书”格式填写，如“办公室主任岗位说明书、人力资源部科室主任师岗位说明书、人力资源部薪酬管理业务员岗位说明书”。操作岗位中技能岗位统一按“岗位名称+岗位说明书”格式填写，如“空分主操岗位说明书”；具有一定管理权限的操作岗位按“所属部门名称+岗位名称+岗位说明书”格式填写，如“综采一队班组长岗位说明书”。

三、岗位基本信息

（一）岗位名称：按照集团公司统一下发的《岗位标准名录》所确定的岗位名称填写，其中专业技术岗位按照《晋煤集团关于合编定员2019年工作安排的通知》（晋煤集编制字[2018]12号）相关岗位名称规范填写。

（二）所属部门：按照组织机构图中任职岗位所属的末级机构名称填写，如：人力资源部长所属部门为人力资源部。

（三）所属单位：按照部门所在单位填写，如：**公司、**矿、**处室等。

（四）直接上级：填写直接上级的机构名称和岗位名称，如：办公室秘书的直接上级是“办公室主任”。

（五）直接下级：填写直接下级的岗位名称，一般管理岗位和有一定管理权限的操作岗位有直接下级。

（六）岗位等级：按照“岗位所属通道+岗位职级”格式填写，其中岗位职级按《晋煤集团员工职业发展通道建设指导意见》岗位层级划分填写，如科室主任师岗位等级为“专业技术四级”。

（七）岗位类型：按岗位性质从“井下一线、井下辅助、地面生产、地面辅助、后勤服务、机关”

六类中选择填写。

四、岗位概述

按照“根据××”等条件定语＋“做××工作”＋“达到××目标”三段论格式书写，其中条件定语可以是依据什么规章、原则或标准，也可以是在某个岗位的领导下或指导下，也可以不写条件定语。具体用词可以根据实际情况而定。

注意不能把职责罗列在这里，而应该概括地描述，简明扼要地描写岗位的本质工作或主要职责而非次要职责。

如：人力资源部经理岗位概述“在分管领导指导下开展工作，负责人力资源部各项内部管理工作，建立和完善公司各项人力资源管理制度和流程，并通过与各部门的配合有效开展，保障公司人力资源供给和人力资源高效利用”。

五、岗位职责

（一）编写要求：

1、按照岗位说明书格式中的职责描述方式撰写。

2、各项工作职责按照该岗位的主要业务流程顺序进行；如工作之间缺乏必要的流程关系，则按工作职责重要性进行排序。

3、按照模板格式细分职责（工作任务），需要描述该项工作的执行过程，且不是广义、含糊的说明，而需要描述单独的、不同的实际工作内容。

4、列举的工作职责一般是稳定的职责，而不是领导临时要求的职责，在一段期间内，若工作岗位不变，职责亦不会改变。

5、要注意同一部门中不同层级岗位对于同一项工作的不同职责分配及负责程度。比如人力资源部部长就薪酬管理职能与薪酬管理员之间的分工。

6、不允许职责与职责之间交叉、重叠。

7、列举主要工作职责，做到不重不漏，主要职责描述不宜过多，最多不要超过12项。

8、不要将工作任务写成动作或工作方法，而是动作的归纳与合并。比如办公室接待主管“根据公

司要求负责开展各项接待工作，确保接待质量”作为细分职责，具体如何开展接待工作，其流程是什么样、具体动作如何则不用写到岗位说明书中。

（二）建议编写步骤：

1、依据部门职责列举哪些职责需要该岗位承担；

2、分析该岗位为做好此职责需要细分出哪些任务；

3、将这些任务归类整理为职责概括；

4、去除岗位之间的职责重叠；

5、明确该岗位在这项职责中的角色，用规范的动词描述。比如，对于建立薪酬管理体系，该岗位是起草、还是审核还是执行，对于绩效目标的设置，该岗位是自己制定，还是组织制定，或是监督指导制定；

6、对整理出来的职责按照一定顺序排列，首先按照职责之间的重要性排列，其次按照流程顺序排列，然后进行归类整理；

7、汇总检查职责描述是否存在以下现象：职责遗漏与重叠、职责归类不当、上下级职责并列、将下级职责归为上级职责或将上级职责归为下级职责、使用动词不当、语义不简练、没有遵守一定的逻辑顺序。

（三）职责描述要求：

每一项工作职责（包括工作任务）都可分为三个部分：（动词+名词＋目的性描述或绩效标准）

1、行为动词，如：审查、制订、购置、组织、联络。

2、工作本身，即动词所指向的具体对象。

3、设置本项职责的目的以及完成此项职责的绩效标准。

对于确实无法描述其目的的职责，只需要将动词和工作内容写清楚就行。但是尽量能对每项职责描述出概括或清晰的绩效标准，以使履行职责时有方向。

（四）职责统一性要求：

1、对于机构负责人，应有统一的内部管理要求，包括人才培养、梯队建设、人员甄选、人员合理任用、绩效管理等，此项职责可合并为一项内容进行综合概括。

2、对于机构负责人或某一业务主管，应有统一的对制度建设、流程和标准建设的要求，如“制订并执行薪酬管理、绩效管理的作业流程和作业标准”，具体执行层可以不写。

3、职责最后一项为“完成上级安排的其他工作”。

（五）规范化用词参考如下：

六、工作权限

通常权限分为“业务权限”、“人事权限”、“财务权限”三种，即每项工作职责，任职者具有什么样的权限。本次撰写岗位说明书，上级可以对任职者的关键工作职责、主要工作任务指明权限，不必与工作任务一一对应写出权限。比如人力资源部经理，可以总结罗列出“对所属下级的业务水平和业绩有考核评价权”、“对直接下级人员调配、奖惩的建议权和任免的提名权”等。

权限参考用词：

（一）建议权

是指下级在其职责范围内，对某项工作提出具体计划或实施方案的权利，一般应以文字方式提出；一般情况下所提出的计划或方案未经上级主管批准是不能够实施的；建议权既是一项权利，也是一项责任。

（二）策划权

是指按照上级的工作安排和要求，提出的具体工作实施计划或实施方案，为上级决策提供依据的权利，包括制定管理制度、工作计划、各项工作实施方案等。有策划权的，必有组织实施权或实施权。

（三）审核权

是指在其职责范围内对所负责事项的真伪、质量、标准、合理性、规范性等进行审核把关的权利，要对其上级主管负责。

（四）审批权

是指各级主管领导在其职责权限范围内或在上级主管授权范围内，对某一具体事项的最终决策的权利。有审批权的，必有督导权。

（五）组织实施权

是指依据其职责或上级主管的要求，组织和领导相关人员完成某项工作的权利，对其直接上级主管负责。

（六）实施权

是指依据其职责和权限，或执行上级主管的命令，完成某项具体工作的权利。

（七）督导权

是指主管领导在安排下级工作任务后，检查、督促和指导下级保质保量完成工作任务的权利。有审批权或审核权的，必有督导权。

（八）监控权

是指对管理方案（制度、计划等）执行过程进行监督和调控，并根据需要采取相应措施的权利。

（九）考核权

是指根据管理方案（制度、计划等）执行结果，对相关者进行考核的权利。

（十）奖惩权

是指根据考核结果（工作结果或工作表现）或审计结果按照相关规定对相关责任者进行奖惩的权利。

七、任职资格