第四节 旅行社的发团与接团

中 中 地点 数量
晚 晚 内容 司机姓名 电话
备注
几天后
2008年5月15日 上海春秋旅行社 社致电
紧急更改：
成都熊猫国际旅行社张先生： 我社组织的SSS-C-050610一行32+1人（中宾）原订2008 年6.10乘T190次赴成都，现因出票问题，名单上3、4、9、 10及14五位游客及一全陪，改乘6.11日SZ4502航班抵蓉，预 订20：00抵成都双流机场，请派车及导游接机，并安排住宿。 给贵社增加麻烦，请原谅。 谢谢合作！ 上海春秋旅行社 计调部韩某 2008.5.15
成都熊猫国旅
计调部张某 2008.5.18
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wenku.baidu.com
小张接到组团社 发来得正式计划（并 附有具体行程、注意 事项、团队名单、联 系方式）
计划回执：
上海春秋旅行社：
贵社发来SSS-C-050610团计划收悉。我社将按贵社计划 接待此团。
此致 敬礼！ 成都熊猫国旅
2008.5.18
似乎还需要 做些什么
•仔细阅读具体行程 •制作接待通知单
旅游团接待通知单
团队名称 抵达时间 人 数 住宿饭店 游客
来自国家或地区
语言要 求 离开时间 陪同 陪同
总人数，夫妇、单男、单女、小孩 双人房 单人房 间 间
（包含自订早餐）游客 房间 数 月 月 月 月 月 日 日 日 早 日 早 日 时间 车型
团队等级
游览活动 用餐安排 文娱活动 交通车号
膳食标准
第六天6.15上午游览杜甫草堂,下午成都－昆明K113次，宿火车
（1）房：九寨山庄（两晚）16标间＋陪房1间 成都大酒店（一晚）16标间＋陪房1间 并确定以上两个酒店是否含早餐？ （2）餐：12日 早：成都 中：成－九寨路上 晚：九寨 13日 早：九寨酒店 中：九寨 晚：九寨 14日 早：九寨酒店 中：至黄龙路上（黄龙）晚： 成都 15日 早：成都大酒店 中：成都（火车上） （3）车：35座以上的空调旅游车。须用车3.5天。告诉司机行 程。并于12日6:30成都火车站接车；15日13:00成都火车 站 送车 （4）门票：九寨、黄龙、杜甫草堂32张
• 计调的工作日益出错，但不能出错，一 旦出错，游客情绪难控制，抱怨谩骂等 ，导游员无辜受训，旅行社承受巨大经 济损失。细心的计调在导游接团前就应 该告知导游以免出错。只要计调多听、 多问多说做事情时再用心些，很多麻烦 就不会产生。
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子江”号
第三天8.17观光瞿塘峡、奉节白帝城，宿“杨子江”号 第四天8.18光巫峡、小三峡、西陵峡，宿“杨子江”号
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第五天8.19晚19：00抵武汉，宿江汉饭店
第六天8.20市内观光：东湖、黄鹤楼、晚乘飞机返西安。
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第一步，确认旅游团的人数、姓 名、年龄、性别、特殊要求
第二步，选择地接社
• 二、地接社的选择 • （一）发团社与接团社的关系 •
1 ．相互协作、互惠互利 • 2 ．监督和被监督的关系 • 3 ．可以相互转化
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（二）地接社选择的标准 规模和业务量 报价 声誉 依赖性 合作意愿和情况 地接社的结算周期
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三、发团作业流程 （一）团号的建立 （二）向地接社预报旅游计划 （三）书面传真 （四）旅程变更
计调人员工作容易出错
为何说计调部是旅行社行 程的命脉和“烹饪师”
• 案例：
• 一般认为一个团队的好坏取决于导游，但说实 在的，那只是表面，最根本的还是取决于计调 的安排，计调可以说是团队的命脉。因为在整 个行程中游客几点到站、在哪儿接站、车辆的 安排、什么时间吃饭、景点及购物的衔接等只 有计调知道，而导游不知道。
第四步，制作具体行程表（包括 注意事项）、 联系电话表 第五步，联系全陪与票务
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附：注意事项
请重庆三峡旅行社订妥8.16上午 “扬子江”号船票32+1张。 请武汉海鸥旅行社确保8.20机票 32+1张 用餐清淡 请重庆三峡旅行社8.15午餐加标准， 每人30元作为欢迎 请武汉海鸥旅行社8.20晚餐加标准， 每人30元作为辞别 各地请一律派空调车观光。
行程变更了，又 该怎么办呢？
需要安排的事宜：
一、6.11日需要安排车辆接飞机 二、因为是晚上不需安排用餐 三、预订6.11日的房间，人数5+1（需要 清楚5人的性别及关系 ）
地接社计调人员的工作流程：
1.对预报传真内容逐一加以确认 2.落实机（车）票 3.回复确认传真 4.回执正式计划 5.仔细阅读具体行程 6.制作接待通知单 7.根据行程安排落实房、餐、车、导游
上海春秋旅行社 计调部韩某 2008.5.15
计调小张该做些什么？
首先，对预报传真内容逐一加以确认
其次，落实机（车）票
最后，回复确认传真。
确认传真：
上海春秋旅行社业务部韩先生：
贵社发来SSS-C-050610一行32+1人（中宾）预报悉，已
按计划订妥去昆明K113次33张硬卧票和指定饭店。请早发名 单。谢谢关照！
• 联系方式
• 重庆三峡旅行社计调*** • 地陪*** • 武汉海鸥旅行社计调*** • 地陪*** • 陕西G旅行社计调*** 电话：023－*** 电话：023－*** 电话：027－*** 电话：027－*** 电话：029－***
年轻人，别忘了在 团队出发前24小时 内再对计划进行确 认！
• 考察旅行社的合法性 • 考察其经营管理模式 • 考察接团记录 • 考察规模大小
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陕西G旅行社与重庆三峡旅行社和 武汉海鸥旅行社达成协议。 我该给地接社 发“预报旅游 计划”了。
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请你为小张拟 定一份预报传真
一份预报传真应包括以下内容：
• • • • • 旅行团的团号 人数 到达时间及接站地点 离开时间 需要预订的房间及车票
• 根据行程安排落实房、餐、车、导游
具体行程（成都段）
第一天6.10上海－成都T190次，宿火车上。 第二天6.11途中，宿火车上 第三天6.12上午7:00抵成都，成都－九寨（BUS)，宿九寨山庄 第四天6.13九寨一日游：五花海、诺日朗瀑布等，宿九寨山庄
第五天6.14游览黄龙仙境,乘BUS返成都,宿成都大酒店。
组团社与地接社 之间计调业务的合作
你好！我是上海 春秋旅行社 韩……
预报传真：
成都熊猫国际旅行社： 我社组织的SSS-C-050610一行32+1人（中宾）于2008.6.10乘T190次 火车于12日上午7：00抵达成都火车站，请按常规 行程安排去九寨、黄龙 游览，并请即预订6.15下午k113次硬卧去昆明。此团系重点客户，请务必 保证晚上硬卧离蓉。另，此团6.12、13日宿九寨山庄，6.14日晚宿成都大 酒店，请代订标准房16间和全陪房一间。正式计划及游客名单后发。谢谢 合作！祝 贵公司昌盛！
• （五）计划的发出 • 1、计划发出后，多次确认后基本情况 无大变化下该在团队到达前10—15天内， 将正式计划传真到地接社，盖公章。既 是接团计划也是对方的结算收款依据力 求准确。
• 2、正式计划也应发到本社有关各部， 接待部、财务部、档案部。 • 3、具体行程包括日程、注意事项和联 系方式 • 4、附一份打印的正式名单。
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经过一段时间的工作，小张打算回到自 己的家乡从事计调工作，经过应聘进入了陕西 G旅行社，主要负责组团至重庆、武汉等地观 光旅游。
• 一天小张接到外联部的一行程通知单
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第一天8.15陕西－重庆OZ324航班，8:20起飞，10： 抵渝。市内景点：白公馆、渣滓洞
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第二天8.16上午10：00乘“扬子江”轮船游三峡，宿“扬
理论总结
• 一、发团管理概述 • 1、概念
• 发团，就是组团社将通过各种招徕手段 形成的旅游团，委托给指定的旅游目的 地接待社，并由其负责完成合同中所规 定的旅行游览活动过程。
• 2、发团管理在旅行社主题业务中的地 位 • （1）发团管理是将旅游产品推向市场、 实现销售的重要环节。 • （2）发团管理是旅游活动顺利进行的 重要保障。 • （3）发团管理是旅行社日常工作的重 要组成部分。
• （六）再确认 • 团队出发前24小时内，进行最后的再确 认，以防地接社疏忽，发现问题及时补 救。 • （七）全陪工作
组团社计调人员的工作流程：
• 1.确认旅游团的人数、姓名、年龄、性别、特 殊要求。
• 2.选择地接社
• 3.发送旅游预报传真 • 4.制作具体行程表（包括注意事项）、 联系电 话表 • 5.联系全陪与票务 • 6.出团前一天对计划进行再确认