办公室系统业务培训档案工作专题发精品PPT课件

解决办法
1、档案人员要及时了解本单位生产建设情况 和档案利用者的需求，主动采取多种形式，通过各 种途径积极主动开展档案利用服务。
新时期如何做好 档案工作
二ＯＯ八年十月
一提到档案，大家并不陌生，也许有人认 为就是将已处理完毕的文件资料装盒存放起来 就万事大吉了，其实不然。档案是社会实践活 动的一个产物，自古有之，即使在信息时代飞 速发展的今天，它也越来越受到人们的重视， 究其原因，就是档案所具有的独特的查考利用 价值，已经成为机关团体、企事业单位以及个 人，在工作、生产活动中形成宝贵资料的来源。 那么如何做好新时期、新形势下的档案工作， 是摆在我们面前的一个重要课题。
பைடு நூலகம்
第三，在整理过程中，档案人员没有 对接收资料进行保存价值的再鉴定，存在 部分无保存价值的资料作为档案归档。
第四，对整理好的档案进行信息著录 时，有信息录入错误和不全现象，信息错 误有可能使档案变成死档案，信息不全会 造成检索、统计的无法实现。
2、解决办法
一是要按照档案馆推行的规范标准，建立统 一的制度管理体系，确保档案整体发展。
二、档案的收集
收集工作是档案管理工作的起始环节，与其 他各个环节的工作相比，它处于一种特殊地位。 特别是在简化档案整理、强化档案利用、突出馆 藏特色的今天，档案的收集工作已变得越来越重 要。
1、收集内容
档案的收集工作，就是按照规定，通过例行 的接收制度和专门的征集办法，把分散在各机关、 个人手中有价值的档案分别集中到各有关机关档案 室和各级档案馆的工作。从广义上讲：
3、收集中的解决办法
第一，制定本单位的档案归档范围。梳理归 档部门的主要业务流程,详尽列出本单位可能产 生的档案，并根据工作中发现的问题，进行修改 和补充，使之不断完善。要求各单位形成的归档 范围要以文件形式下发，使之具有约束力。
第二，建立业务联系制度，就是建立档案部 门与各业务部门人员联系制度。档案管理人员要 经常和各部门业务人员沟通，了解该部门工作开 展情况，随时到有关部门收集有价值的资料，确 保归档范围内的资料能够按时收集。
五、档案开发利用
档案管理部门向用户直接提供利用，为各项工作服务， 称为档案利用。
收藏档案的根本目的就是为了再利用。开发利用档案资 源是档案部门的重要使命，这就要求档案工作人员具备超前 工作意识和主动服务意识。然而，目前有些单位在档案资源 开发利用中，工作被动，个别单位存在着只收集、保存档案 资料，不重视开发利用的现象，致使档案资料存而不用，严 重影响了档案管理为生产建设服务作用的发挥。
第三，建立健全档案收集网络，各部门 应明确一名兼职资料网员，负责对本部门各 类资料的收集，充分发挥档案网员的收集优 势，最大限度地调动档案网员的工作积极性。
三、档案的整理
档案整理是一项基础性的工作，就是将在日常 活动中形成的文件资料按照分类、装订、排列、编 号、编目、装盒的顺序进行整理。
档案整理的内容主要包括：区分全宗、分类、 立卷、卷内文件整理、案卷封面的编目、案卷的 装订、案卷的排列和案卷目录的编制。
在档案业务建设的诸多环节中，收集是 起点，提供利用档案是目的，而整理则是承 上启下的关键环节。收集来的档案，不经过 整理，档案没有条理，也不便于系统的查考 和研究。
1、整理中存在的问题
第一，各类档案分类没有执行统一标 准，各单位整理的档案存在分类不一致现 象。
第二，文件形成单位归档时，对整理 规范不明确，导致归档文件质量不高。
一、档案的重要性
特别是机关档案，不仅是档案的重要来源，而且在 机关工作中起到必不可少的凭证与参考作用。加强对档 案的收集、整理，有效的保护和利用，为企业的现代化 建设服务，是机关工作人员应具备的基本条件和必备意 识，每一个机关工作人员必须树立牢固正确的档案观念 和档案意识，切实将档案收齐、管好、用活，为维护企 业的历史真实面貌，促进企业又好又快发展做出新的更 大的贡献。
2、收集中存在问题
一是各单位普遍存在档案资料归档不及时、收集不 齐全的现象，主要表现在对文件材料归档范围不明确， 很多文件材料长期存放在各职能部门或部门工作人员手 中。
二是各职能部门没有明确专兼职资料员，归档职责 不落实。
三是机关工作人员档案意识淡薄，对工作过程中产 生的文件材料缺乏归档意识。
四是档案管理部门缺乏必要的制约手段。
二是加强对归档人员的业务培训，认真学习 管理标准，在归档过程中严格按照标准操作，提 高整理质量。
三是加强档案员工作责任心教育，严把鉴定 关，确保整理的档案能得到有效的利用。
四、档案的质量
档案的质量取决于文件的质量。要做到文件收集齐 全、完整、准确，文件的形成就必须严格执行国家《公 文处理办法》。规范化、标准化是文件质量的保证，也 是档案质量的保证，在接收文件资料进馆时，要做好价 值再鉴定工作。资料进馆是档案的转折，不仅决定档案 的命运，而且直接关系到馆藏质量，因此必须坚持做到 四不接，即不属于接收范围的不接，没有经过鉴定的不 接，缺少检索工具的不接，质量不合要求的不接。
一是对本机关需要归档资料的接收工作。各部门办 理完毕的文件是档案室档案的主要来源，建立健全机关 文件材料归档工作制度是机关档案部门开展档案收集工 作的主要途径。
二是对各单位具有长久保存价值的档案的集中和接 收工作。接收各单位的档案，特别是接收现行单位的档 案，是各级档案馆收集工作的主要任务。
三是对历史档案的接收和征集工作。历史档案是指 国家或部门成立前各机关、团体、企业、事业单位以及 著名人物在社会活动中形成的档案，接收、征集历史档 案是档案馆丰富馆藏的重要手段。
一、档案的重要性
档案是指过去和现在的国家机构、社会组织、企事 业单位以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、 文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值 的各种文字、图表、音像等不同形式的历史记录。是国 家宝贵的历史文化财富，档案在历史研究、科研教学， 特别是在方针、政策制定的决策过程中，一直发挥着任 何其他资料和材料都无法替代的突出作用。不难设想， 如果国家没有档案，我们的工作怎么能在继承中发展， 在前进中创新？