材料采购内部控制案例分析与解答

材料采购内部控制案例分析

1.五彩公司为一家劳动密集型的大型服装设计、加工及销售企业，加工服装所

需的原料，包括布料、纽扣及装饰品等，主要来自国内外近百家纺织厂和其他相关厂家。该企业的材料采购程序如下：

（1）加工车间主管白杨根据加工需要填制一式三联的订购单，直接向供货方订购原料，第一联交购货方，第二联车间留存，第三联送交验收部门。

（2）收到材料后，直接由验收部点验，在确认质量合格、数量正确，并与买方发票核对无误后，由验收部主管杨柳在订购单上签字，然后将已签字的订购单连同发票送交财务部门。

（3）财务部门指定财务人员黄丹负责登记原材料采购业务。黄丹根据验收部门送交的订购单和买方发票，分别登记材料明细帐和应付账款明细帐，并据以填制付款凭单，交现金出纳员付款。

（4）材料经验收合格后，由验收部门通知加工车间主管白杨，将材料转运到加工车间的材料存放点，车间材料管理员李明清点后在库存材料账上登记所收的材料的数量，并根据各加工人员的需要直接发出材料。

要求：分析五彩公司材料采购制度中存在的缺陷，指出这些缺陷可能导致的错

报，并提出针对性的改进建议。

一、材料采购内部控制案例分析解答

（1）加工车间主管白杨填制订购单后，未经任何部门或人员的批准即直

接向供货方发出订购单，违反了授权审批原则，容易导致材料采购失控，同

时还违反了职责分工原则，使材料采购业务完全取决于白杨，容易产生高价

采购、暗中回扣的舞弊发生。

建议：由白杨根据加工需要填制请购单并送采购部门，采购部门根据请

购单填制连续编号的订购单送生产主管人员（如生产厂长）审批，采购部门

将审批同意的订购单寄送供货方。

（2）验收部门没有专门的、连续编号的验收单，而是通过订购单反映验

收情况，使得验收中发现的数量、质量等问题无法恰当反映；验收部门的业

务无有效监督，如果其有意掩饰材料的超量或短缺情况，企业将无法得知。

建议：验收部门使用连续编号的验收单，验收材料时应通知材料保管人员李明参加，验收合格后由杨柳和李明双方签字，将材料移交生产车间，同时将验收单副本连同买方发票及订购单送交财务部门。

（3）财务部门由黄丹同时登记材料明细帐和应付账款明细帐不符合职责

分工的控制原则；填制的付款凭单直接交出纳员付款，不符合授权批准原则。

建议：黄丹可登记其中一个科目的记录，另一科目由其他人员登记。登记应付账款明细帐的人员填制连续编号的付款单后，交出纳员之前需经财务部门主管签字批准。

（4）材料的保管由加工车间负责，导致材料的保管和领用在实质上均由白杨所控制，不符合职责分离与相互牵制原则，容易产生材料的虚报冒领。

建议：材料的保管及材料明细帐的记录由专门的仓储部门负责，加工车间领用材料时填制领料单，经白杨或其他指定人员审批签字后到仓储部门办理。