应用文概述 第一章 行政公文 第一节 通知 第二节 请示 报告

绪论

一、应用文的概念

应用文是国家机关、政党、社会团体、企事业单位和个人在日常工作、生产和学习中为处理公私事务的具有规范体式的一种文体。

二、应用文的特点

应用文的主要特点有：

（一）应用的广泛性

（二）极强的政策性

（三）格式的固定性

（四）较强的时效性

（五）内容的真实性

（六）语言的简洁性

三、应用文与文学作品的区别

文学写作也叫文学创作，它是用形象思维的方式，通过塑造人物形象、创造独特的生活意境或精彩的故事，来打动人、感染人，从而起到鼓舞人、教育人或娱乐人的目的，它可以用虚构、想象、夸张等手法，不需要和现实生活中的具体人和事对应。应用文则不同，它是用逻辑思维的方式，简明具体的语言，明确告诉人们做什么、怎么做，不许虚构，不能用文学手法。（一）思维形式方面：应用文属“逻辑思维”范畴；文学作品属“形象思维”范畴。（二）反映现实方面：应用文不能虚构夸张；文学作品可以虚构。（三）社会效用方面：应用文具有实用功能；文学作品具有审美功能，不是为了解决具体实际问题而创作的。（四）表现形式方面：应用文形成了一定的格式规范；文学作品的形式要求多样化、个性化，重视独特性、新奇性。（五）运用语言方面：应用文以实用为主，它的语言要求准确、鲜明、简洁、得体；文学作品重视语言的形式美，讲究音韵、句式、排列和描写的优美生动。

四、应用文的分类

应用文的种类是随着社会的发展而不断变化的，因人类社会生产、生活的需要会有新的文种产生也会有一些文种被淘汰。为了把握文种及其特征，将应用文分为四大类：一是公务文书即十三种行政公文；二是事务文书，包括计划、总结

等；三是专用文书，是指在社会各专门领域用的业务专用文书，例如外交文书、司法文书、军事文书等；四是日常应用文，例如票据、书信、启事等。

第一章行政公文

第一节通知

一、什么是通知

通知是适用于批转下级机关的公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文、传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项、任免人员的一种行政公文。

二、通知的特点

通知具有如下特点：

（一）应用的广泛性

通知是公文中应用范围最广，使用频率最高的文种之一。这种广泛性表现在：第一，内容的广泛性；第二，用途的广泛性。

（二）明确的指导性

通知的事项一般是要求下级机关予以办理或执行的，对有关单位、人员明确提出执行要求。

（三）形式的灵活性

通知写作灵活方便，形式多样。它既可以是发布重要指示的长篇，又可以是转发重要文件的短文，有的甚至只有一两句话；既可以公开张贴，又可以内部发文；既可以独立发文，又可以联合行文。

（四）明显的时效性

通知事项一般是要求立即办理、执行或知晓的，不容拖延，大多有明确的时限要求，在一定的时间内产生效力。

三、通知的种类

通知按内容与功能的不同可分为以下几种类型：

（一）指示性通知

指示性通知是不宜用“命令”时而制发的具有指示性质的公文。其主要功能是布置指导下级机关开展工作，提出任务，阐明工作活动的原则与方法，具有指

挥性和强制性。

（二）知照性通知

其主要功能是传达信息、通报情况、告知事项，如设立或撤销机构、启用或废止印章，变更时间或地点，出版发行刊物等。其内容具体单一，不需执行办理，只写出告知内容即可。

（三）批转、转发性通知

这类通知根据所发文件的性质不同又分为两类：转发性通知是将上级机关、同级和不相隶属的机关的公文转发给自己的下属机关与部门；批转性通知是上级机关对下级机关呈报的公文认可并认为具有广泛学习、推广、借鉴作用时，加上批语，表明态度，转发给下级。这类通知一般标题较长，正文较短，将批转、转发的文件作为附件一同下发，并提出执行要求，具有指导作用。

（四）发布、印发性通知

这类通知根据所发文件的性质不同又分为两类：发布性通知是用来发布由本机关撰写的并以本机关名义发出的规章、制度等公文，而不针对其他文种；印发性通知主要用于印发由本机关撰制的规章性文字材料及工作要点、计划、纲要、领导讲话等非法定公文材料。这类通知的执行要求比较严格，发布、印发的文件作为附件随通知一并下发。

（五）会议通知

其主要功能是对参加会议的有关事项进行说明。

（六）任免通知

其主要功能是公布任免事项。

四、通知的写作

（一）标题

根据情况可以有不同的写法：一是发文机关+事由+文种，如《国务院关于开展××××年税收财物物价大检查的通知》；二是事由+文种，如《关于召开×××生产会议的通知》；三是内容简单或机关内部的事物性通知可直接写文种“通知”作为标题。

批转、转发性通知和发布、印发性通知的标题内容较多，较为复杂。其一般结构模式为“制发机关+被批转（转发、发布、印发）文件的标题+文种（通知）”。

如《国务院关于批转中华人民共和国减灾规划（1998—2010年）的通知》。在这类标题中，要准确选用批转、转发、印发等专用术语，“批转”适用于上级机关对下级机关发文；“转发”在上级、下级、平级和不相隶属的机关中均可使用；“印发”只能用于职能部门制定，供本系统、本单位使用的发文。如果是多层次转发公文的通知，可在标题中省掉中间过渡机关，直接转发最高一级机关的公文标题，并在公文中说明过渡情况。当被转发的公文也是“通知”时，可能会出现《关于转发<关于……通知>的通知》的现象，可省略第一个介词——“关于”和最后一个文种词“通知”，被转发的公文一律不加书名号。

（二）主送机关

主送机关是负责承办、贯彻和需要知照的机关，即被通知的对象（单位或个人）。通知的主送机关一般较多，非广发性周知性的通知要明确主送机关；普发性的通知要写明发布范围，单位名称可用规范简称，但不能遗漏，也不能模糊，要明确具体。

（三）正文

通知的正文结构比较规范，一般由缘由、事项和执行要求三项内容要素构成缘由：一般以简明扼要的文字说明制发通知的原因、目的或根据，然后以“现将有关事项通知如下”、“特作如下通知”等类似的过渡语句引领下文。对于批转、转发性通知，发文依据有时只是批转、转发机关的态度和要求，有时也可以不写缘由这一内容要素，直接写事项。如《国务院批转财政部、国家计委关于进一步加强外国政府贷款管理若干意见的通知》开篇写到：“国务院同意财政部、国家计委《关于进一步加强外国政府贷款管理若干意见》，现转发给你们，请认真贯彻执行。”

事项：通知的事项是正文的主体，要写明做什么，怎么做，即写明内容、原则、规定、具体措施、注意事项等。根据内容多少，或篇段合一，或分条列项，逐层表述，“条”、“项”之间应按一定的逻辑关系，或并列、或主次、或正反、或先原则后具体。指示性通知的事项涉及任务、目标、原则、方法措施等内容；批转、转发性通知和发布、印发性通知事由简单，不必复述被批转、转发、发布、印发的公文的内容，只写明其名称（标题）即可；会议通知主要写清楚会议名称、议题、时间、地点、主办单位，与会单位或人员、准备事项、联系单位电话、人