OA系统功能说明书

OA系统功能说明书

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日期：2010-09-16

制作单位：重庆炳卓科技有限公司

1.引言

1.1编写目的

本说明书是为软件设计人员和用户对系统功能需求的描述和定义，将指导OA系统的开人工作。

1.2预期读者

本说明书的预期读者是开发小组成员及各部门经理。

1.3背景

本项目全称：炳卓科技办公自动化系统

系统提出者：重庆炳卓科技有限公司

系统开发者：炳卓科技软件开发部

试用单位：重庆炳卓科技有限公司

1.4参考资料

OA ：Office Automation 办公自动化

2.任务目标

2.1目标

系统实现目标：

➢提供信息发布平台

➢实现企业内部资源共享

➢加强员工间的交流，提高整体工作效率

➢提供工作流程的自动化管理

➢提供各种工作记录，以备查询

➢数据分析查询，方便领导对公司情况的及时了解、提供决策支持。

2.2设计原则

系统设计原则：

➢稳定性

➢实用性

➢通用性

➢安全性

➢可扩充、可维护性

3.系统概述

办公自动化（Office Automation，简称OA）是20世纪70年代中期发达国家迅速发展起来的一门综合性技术。办公自动化就是用信息技术把办公过程电子化、数字化，就是要创造一个集成的办公环境，使所有的办公人员都在同一个桌面环境下一起工作。

本系统分为信息交流平台、人力资源管理、公共事务、考勤管理、综合行政、工作流程管理、客户管理、个人设置、系统设置和辅助办公十个部分。

系统层次结构图：

4.系统功能描述

4.1信息交流平台

4.1.1信息发布

在集团或公司内部建立一个有效的信息发布平台，用于发布新闻、通知、公告等

内容，以方便员工能够及时地了解公司发展动态。

信息类型主要有新闻、通知、公告三种类型。

主要功能：

➢发布信息：新建信息，编辑信息时允许上传附件和编辑图片（编辑图片指可以调控图片在新闻中的布局）。发布信息时需要判断是否需要审核，可以根

据具体的工作流来处理，发布时可以设置用户是该信息是全局的还是局部

的，如果是全局的则全体用户均可以看到该信息，如果是局部的则只有指定

的用户可以看到该信息。

➢管理信息：主要是指对信息进行修改和删除操作。

➢查询信息：根据条件对信息进行查找。

4.1.2电子邮件

实现公司内部和外部邮件收发功能。

主要功能：

➢发送邮件：可以发送内部邮件和外部邮件，提供批量发送功能。

➢收件箱：接受个人邮件，可以进行查看、回复、删除、排序和转发操作，执行删除操作邮件并没有真正删除，只是把邮件信息从收件箱转移到已删除邮

件里。

➢发件箱：记录自己已发邮件，可以进行查看、删除和排序操作。

➢草稿箱：记录已拟稿但并没有发送的邮件信息。可以进行查看、删除和排序操作。

➢已删除：记录从收件箱中通过删除操作的邮件信息，可以进行查看、删除和排序操作，这里执行删除操作邮件会彻底删除。

➢邮件模板：用户可以实际需求制定邮件样式，比如产品报价、技术支持、个性信函贺卡等各种类型的邮件。

4.1.3消息发送

消息发送主要包括内部消息发送和手机消息发送两个部分。内部消息发送主要用于内部员工沟通交流，也用于系统的事务消息发送如工作跟踪督办，主要是系统对用户的一些提示信息。手机短信发送指通过本系统可以将消息发送到目标者的手机上，以方便提高工作效率。

内部消息发送实现主要功能：

➢发送消息：新建消息，支持图片消息，并将消费发送到指定人员，可以批量发送消息。

➢已收消息：记录收到的消息内容，可以进行查看、回复、删除、排序和转发操作。

➢已发消息：记录自己发送的消息内容，可以进行查看、删除和排序操作。

手机短信发送实现主要功能：

➢建立短信发送服务平台：这是向手机发送短信的基础，本系统自建短信发送

服务不需要通过第三平台发送。

➢发送短信：新建短信，编辑发送内容，并将短信发送到指定的手机号上。支持短信群发功能。

➢已发信息：记录短信发送信息，可以进行查看、删除和排序操作。

4.1.4网上交流

网上交流主要包括：

➢论坛：员工讨论区域

➢投票：公司针对某一个决定或某一观点可以进行内部员工投票。

➢实时通讯：实时聊天工具

➢领导信箱：主要是对内部员工开放的行政信箱，解决员工的疑问，倾听员工建议。任何员工都能向领导信箱发信，并且要由专人负责回复。主要功能是

查看和回复。

➢网络会议：当组织需要与异地员工或分支机构开会时，无需将员工召回而费时费力，可以通过视频会议来实现远程即时沟通，提供工作效率。

4.1.5网络硬盘

网络硬盘是实现资源共享的基础，用户可以把一些文件放置到这里，以方便其他用户查看。

主要功能：

➢文件夹管理：拥有权限的用户可以对文件夹进行新增、修改和删除操作。一般用户只能进行查看和排序操作。

➢文件管理：拥有权限的用户可以进行查看、上传、下载和删除操作。一般根据具体的文件夹的安全性和保密性来设置其访问权限

4.1.6通讯录

用来存放常用联系信息，可以分为公共通讯录和个人通讯录。

主要功能：

➢分组管理：管理员可以根据联系人类型建立分组信息，以存放不同类型的联系人信息。对于已存在的分组信息可以进行修改和删除操作。公共通讯录一

般人只有查看权限，个人通讯录用户拥有所有权限。