ERP系统管理作业指导书

1.1总则

第一条为规范公司企业资源计划（以下简称ERP）系统的管理，特制定本制度。

第二条ERP系统各岗位人员的职责管理除公司有特殊规定外，皆按本制度执行。

第三条ERP系统各岗位的考核将以本制度为依据。

第四条本公司ERP系统分为U8（财务会计、供应链、生产制造三大模块）和OA两大系统，随着公司的发展，后续将再运行HR、PLM及条形码管理等系统或模块。目前U8系统中供应链包括销售管理、采购管理、质量管理、库存管理、存货核算五个子模块，生产制造包括物料清单、需求规划、生产订单三个子模块，每个大模块对应一个部门主管，为该模块总负责人。根据系统职能的设置，对各模块最终用户职责进行界定，共分解出如下岗位：

第五条ERP项目实施小组由各模块主要操作员、各部门主管、经理、ERP系统管理员及公司领导层组成，对整个ERP项目的实施负责。其中项目经理负责协调解决各模块运作过程中遇到的各种问题，ERP系统管理员为项目的实施提供技术支持和保障。

第六条各部门主管、经理是本模块的部门负责人，负责联系ERP系统管理员解决本模块最终操作用户提出的与系统有关的所有问题。

第七条各部门经理根据ERP初始实施时的操作手册，结合本部门实际情况组织制定出本模块操作规范，说明本模块主要业务流程、各流程操作步骤、各进程操作方法、以及操作注意事项和常见问题解答，用于各岗位操作参考书和培训新进员工，并在使用过程中使系统不断

趋向完善。

第八条最终用户在操作过程中如遇到问题应先查询操作手册，如不能解决，再联系部门主管、经理、系统管理员解决，解决问题后将新的问题和解决方法加入操作手册。

第九条ERP系统是一项管理的系统工程，具有高度上下级的关联性，ERP系统各岗位人员都同时是上层数据的使用者又是下层数据的提供者。对上层数据，如发现错误必须向相关人员报告并暂停与此有关的工作，并跟踪问题解决情况，直至数据正确；同时做好自己这部分数据，为下层操作人员提供服务，解答下层数据使用者提出的质疑，确保数据正确。所有人员如发现错误不能知错不报、将错就错，使错误扩散。如发现自身操作失误应及时通知受影响部门，并采取相应措施及时纠正；

第十条ERP系统各岗位人员应保管好自己的权限，及时修改初始密码，如因账号和密码被人盗用造成数据错误的，所造成的后果由本人承担。

第十一条ERP系统各岗位人员离开工作岗位时，主管领导应及时上报系统管理员，以便冻结其账号，避免账号被别人使用。如因此而造成数据错误，视为主管失误，并承担一切后果。第十二条ERP系统各级相关人员，均应严格遵守本规则各项规定。

1.2岗位说明

1.2.1系统设置管理模块（项目经理、系统管理员）

◆系统设置管理模块—项目经理

主要职责：

1、负责系统的总体运行；

2、负责系统流程的制定、维护和根据实际业务需要进行流程变更；

3、协调各部门的工作，确保流程畅通；

4、审核并确认所有ERP系统输入依据的基础文件，包括物料编码文件、物料数据文件、物料BOM文件、订单编码规则文件等；

◆系统日常管理—系统管理员

主要职责：

1、监督系统数据（物料出入库数据、物料清单数据、存货档案及各类订单）的正确性和及时性，发现错误及时指导纠正，确保系统有效运行；

2、监督系统文件的执行情况；

3、负责系统日常故障的及时处理；

4、负责系统日常管理、数据维护和备份；

5、系统用户权限的分配和管理；

6、协助其他部门主管制定各种方案、制度；

7、负责协调公司内部资源，控制项目进度，配合各部门主管推进系统实施；

8、负责解答其他用户按程序提交的技术性问题。

1.2.2销售管理模块（销售部、生产部）

◆销售管理模块—销售部副经理

主要职责：

1、审核并确认本模块所有系统输入依据的基础文件，包括客户编码、客户资料等；

2、如有特殊情况或订单变更时，应及时通知销售内勤修订系统数据并通知生产部；

3、指导、监督销售内勤、业务员的工作，检查销售基础数据的正确性，销售订单的正确性；

4、跟踪销售订单执行情况，如有错误或异常情况及时指导纠正；

◆销售内勤、业务员

主要职责：

1、销售业务员负责按客户订单需求或者备料需求下达销售订单。

2、销售内勤负责跟踪订单生产入库，负责开具销售发货单，确保单据及时、数据准确。

3、销售业务员每月与客户对账后开具销售结算单通知财务开票，及时处理调账事项，确保客户仓库数量准确无误。

4、如发现物料数据、客户资料不正确或有疑问，应及时通知相关人员要求在限期内处理，如没有得到解决，应向模块的部门主管反映并按指示处理。

5、保证数据的及时性、准确性，所有数据的更新修改应在接到通知后立即进行，并将修改结果知会相关人员，最多不能延误超过半日，不能影响下层业务处。

6、跟踪订单执行情况，监督、催促下游环节及时处理订单，以免延误，并及时将情况反馈给部门主管。

1.2.3生产制造管理模块（技术部、生产部）

◆物料清单以及存货编码数据主管（技术部经理）

主要职责：

1、监督物料清单及存货档案录入的正确性；

2、监督常规产品物料清单及存货档案的维护情况；

3、监督整个系统中物料的标准化工作（名称、规格型号、单位等的一致性）；

4、负责监督例外情况下BOM清单中替代料的及时处理。

◆物料清单及存货数据录入（技术部文员）

1、系统新增物料的录入及旧物料的维护；

2、BOM清单的维护、新产品BOM清单的及时录入，及依据生产部提供的资料设置原材料、半成品的物料替代；

3、保证物料BOM与实际工艺清单的一致性，在收到清单或工艺修改书面通知后，及时修改物料清单并及时知会相关部门；

4、新产品的一级BOM和二级BOM在接到产品工程师提供的完整数据后，必须在半小时内完成录入确认工作（含新物料在存货档案中的录入）。

5、当收到供应部、生产部等物料资料数据错误置疑通知后，应在提出置疑部门要求的时间内查清情况，如确有错误，应及时纠正，如无误，应通知各部门，并说明情况。

◆加编码权限分配

1、原材料、包装物、五金库（弹簧套管）、成品库物料编码录入：技术部文员

2、五金配件库、危化品库物料编码录入：各仓库管理员

3、办公用品、后勤用品物料编码录入：总经办文员

◆生产计划员、车间主任

主要职责：

1、计划运算方案、计划参数等计划基础数据的系统设定；

2、负责检查计划物料BOM、关键物料清单的完整性、准确性；

3、负责MRP运算，并调整和下发生产计划、采购计划和委外计划；

4、负责定期运行MRP物料需求运算，计算前应检查销售订单、物料BOM是否有遗漏或错误的，订单是否有逾期现象存在，如发现问题必须马上向相关部门反映并要求更新，待数据正确无误后再进行MRP运算；

5、计划有变动时，及时调整并维护，重运作MRP物料需求计划，并将调整结果向下游用户作正式的文字通知；

6、当受到下游供应部等反馈的运算单据错误置疑通知后，必须在第一时间积极配合要求部门查清问题，如有误马上协助解决；

7、根据生产实际，按客户订单数量进行自制件及采购件的余量控制；