提高会议效率9条守则

提高会议效率9条守则(2002.04)

文/赵良海

如果你把总时间的1/4耗费在会议上，那你一定处在一个不健全的组织中。

据统计，美国每天要召开1100万次各种会议，经理们花在会议上的时间要占工作时间的40％-70％。据此推算，我国每天召开各种会议的次数将是1100万次的几十倍，其中不少会议几乎没有成效。如果你总时间的1/4耗费在会议上，那你一定处在一个不健全的组织中。

开会效率低表现在以下几个地方：

1 没有目的性，形成多中心会议；

2 开会只是为了走形式；

3 主持人会前没准备，而且缺乏引导控制会议的能力；

4 开会者缺乏效率观念，不准时参加；

5 重复。重复内容发言，众多陪会者重复表态；

6 对于许多问题反复研究，却不能形成决议；

7 汇报不得要领，像流水帐。

开会总是时间和人力的耗费，所以应该计算成本。日本大阳工业公司每次开会都用以下公式计算成本：

会议成本=每小时平均工资的3倍×2×开会人数×开会时间（小时）

这是因为劳动产值高于平均工资，所以要乘以3，又因为参加会议中断经常性的工作，损失要以2倍计算。如此算来，开会的成本的确很高。如果我们每次会前都计算成本并由召集单位支付的话，可能会议次数会大大减少。即使不得已开会，也要尽量减少开会人数，压缩会议时间。

只有出现以下几种情况才可以考虑开会：

1 必须依靠集思广益才能解决的问题；

2 按常规步骤来不及决定的事情；

3 需要作出决定的事；

4 发生重大变革和实行新方法时；

5 会议对参加者具有训练价值和激励作用，或容易在会议上接受的决定。

怎样提高开会效率，建议从以下几个方面做起：

1 保证会议要有内容，明确要解决的问题。开门见山，直奔主题；

2 及时开会。在得到重要情报或要要求作出决策时应立即召开，以保证有充分的时间采取行动；

3 支持人和参会者都要守时。如有迟到者，象联想规定的那样，在会场当众站立几分钟，下次很少有人愿意再吸引大家的视线；

4 支持人在会前明确通知会议目的、程序、时间、地点，让参会者有所准备。正式会议，还要把议程发给参会者；

5 出席讨论和决策的会议人数以5-7人为最佳。出席会议超过20人，只能通报情况或布置工作，更多的人只适合于报告会和表彰会；

6 一般会议时间以一小时为宜，大型报告会也不应超过两个小时。生理学家认为，脑力的最佳状态只能保持45分钟，人在生理上产生疲劳感的临界点是一小时；

7 会议的重要原则是议事不议人。不要轻易按照少数服从多数的原则确定最后方案；

8 会议要创造出一种宽松、坦诚的气氛，有利于思想的交流与沟通，提高会议效率；

9 会议结束前要做总结，建议行动方案，明确责任和规定期限。不能落实的会议是无效的。

如果想缩短会议，一是临下班开会；二是站着开会；三是限定会议时间，到时就鸣铃。如果作不出决议，说明这个问题不适合在会议上解决。