采购管理的重点、原则与程序

采购操作

采购发包作业管理办法

一．为使公司采购发包达到行之有效的执行与管理，特制定本办法

二．范围：

凡一切需采购之项目，如：财产、设备工具及公司各项

费用申请和支出，均依照本办法执行。

三．管理细则

1．总务处经办人采购需负一切法律责任。不得徇私。

如经举证确实，除赔偿所造成集体环境及损失外

公司将追究其相关法律责任。

2．各类大宗采购必须按合同严格执行。

公司费用核决、分预算内和预算外两种流程

四．作业流程：

（一）预算内：（指超过月累计预算时）

1．凡一切须采购物品及各项费用申请和支出，均需严格按着公司财务部相关规定之流程进行

2．每次申请金额核决程序也应严格按照财务部相关规定进行。

（二）预算外：（指超过累计预算时）

1.严格按照财务相关规定进行

2.突发性及预算数额较大者，应报公司董事会商议解决，并视同预算外。

五．依合同所签定内容支出的费用，严格按照财务部流程办理。

六．各部每月所支出费用如超过月累计预算时，应呈报直属领导，并由部门主管详细阐述理由，经主管副总或总经理批准方可。

七．各项费用支出，以事前申请核准为原则。金额较大的应先行了解价格再作预算。

八．发包、验收：

1．采购完成后，总务经办应以申购单所列清单进行发

包。

2．发包中应特别注意物品规格、单价、数量等单据，以做最后确定。

3．物品送达后，由申购部门人员进行签收、领用，如有数量不附等问题，应及时反映更换，不得进行验收领用。

九．请款、付款

严格按照公司规定财务程序和时间支取。

十．本办法经总经理核准、修改时亦同。

采购组织的规模

完善的商品采购办法，有赖健全的采购组织来推动运作，而采购组织规模大小，通常可视经营型态与店铺多寡而定：

（一）独立店铺：独立店铺的营业、商品、人事权等，通常由店主（负责人）负责。故商品采购等相关事项亦集于店主一身，成败端视其能力强弱而定。

（二）连锁体系发展初期（通常在50店以内）：由于店数不多，店铺分布不广，故商品同质性较高。而在公司规模小，编制人数少的情况下，通常组织编制是以商品采购、促销计划、商品陈列规划、市场调查……等，是种分工较粗的组织架构。

（三）连锁体系发展渐趋成熟之阶段（通常在50~100店以内）：由于店数渐多，店铺分布较广，商品异质性增加，同时厂商数亦较前增加，管理工作相对增加，因此须逐渐向分工的方向调整组织架构连锁体系已臻稳定连动作阶段（通常在100店以上）：由于店数众多，地区分布很广，而不同商圈商品差异性大，厂商数亦多，各种管理工作及门市问题点增辐，所以商品采购机能会从商品行销、商品指导、物流等机能分离而出，独立作业。但采购通常仍会隶属于商品部门之下，以保持彼此之密切连系与工作协调，而产生综效。

商品采购的原则

便利商店采购商品的原则如下：

1.合乎经营业态特性的原则

对消费者而言，便利商店最大的特色是以「便利」作为思考的基点，从顾客在消费时、使用时、携带时的便利等各方面着眼，方可塑造与其它业态商品结构的差异性。

2．合乎商品组合的原则

由于经营策略的差异、诉求重点的不一以及商圈客户的区别，致使独立店和连锁店在商品的分类与组合上有所不同。譬如有些店贩卖生鲜，有些则不卖；有些店提供服务性商品，有些店则不提供；有些店设立型录贩售商品，有的店则无法配合……。各种因素所产生的差异性，均会导致商品组合的不同，进而影响商品的采购作业。

3．合乎高回转率的原则

由于便利商店的卖场小，无法陈列太多品项，因此在有限的陈列空间内，惟有高回转率的畅销品才能增加米效，压低库存量。因此，采购人员应根据商圈客户属性、市场商品情报、市场占有率等，来遴选最合适的商品，在卖场中陈列销售，以提高商品回转次数。此外，为增加商品回转及品项，相同或类似的功能、口味、规格商品通常只陈列1~2种，以避免重复。

4．合乎毛利率目标的原则

为达成营运绩效，通常各部门陈列商品皆会依业界行情设定预期之毛利率目标，而采购者即应依此作为商品采购议价的标准，以符合整体毛利率目标之达成，在迷你超市向便利店转型期间，便利店所售价格敏感产品要采用特价促销策略，与商圈内超市、杂货店、小卖部进行竞争，就会牺牲这类商品的毛利率。

5．合乎安全卫生的原则

近年偶有不合格商品（例：蜜饯、矿泉水等）于便利商品中销售，如此极易造成消费者食用不适及企业形象受损之后遗症。故供货厂商之筛选务须严谨，除备齐公司营业执照及食品卫生检验证明等合格文件外，尚应检查其商品标示项目（品名、含量、原料名称、食品添加剂名称、制造厂商名称、地址、进口厂商名称、地址、制造日期等）的完整性，以确保采购商品之安全卫生。

6．合乎进、退货规定的原则

近年来，由于便利商店连锁体系越来越多，为增加配送效率及门市处理效率，一般采由配送中心或中央仓库直接以多样少量、多次之配送方式，故采购时，应衡量供货厂商在配送作业之频率、最低订购量等配合状况，以合乎门市之订货及进货需求。此外，便利商店属商品更换率高之零售业态，因此销售不佳之商品须迅速自门市中汰换，并要求厂商处理退货。故采购商品时，应要求厂商配合办理，否则可依罚则处理。

7．合乎非营业收益的原则

便利商店由于房租高涨、人事费用逐年递增等经营成本沉重之影响，各连锁体系莫不以开发非营业收益为主要开源途径。在采购商品时，亦应掌握此原则，与厂商于供货合约中载明销售折扣、商品陈列费……等协议事项，以创造更大之采购效益。

8．追求差异化原则

近来便利商店将在大城市急速成长，各式新的业态不断兴起，业者均可感受到竞争日益增强及客源被瓜分的压力。值此之际，商品如何表现差异性，提供顾客更大的满足感，以形成经营优势，已是商品采购的重要课题。

在采购时，除了必要的畅销品外，更应掌据市场越势及顾客需求，以开发引进差异化商品。目前各连锁店努力发展的服务性商品（邮票、影印、、代洗照片）、熟食、快餐及型录贩售等商品，均可说是竞争下所呈现出的差异化产物，不但可满足顾客需求，提升形象，更可增加营业绩效。

采购管理的重点

1、定位管理

卖场的定义简言之，就是贩卖商品的地方。而定位管理则是使商品按照卖场配置（layout）及商品陈列表（facing list）的规定「各就各位」，以创造最佳的业绩。商品的位置好比商品的住址，如果能确实掌握及执行，对进、销、存管理及分析将大有助益。否则，商品「居无定所」，不但影响订货、进货，更易造成缺货，使顾客不满，进而导致销售分析的失真，而影响商品决策品质，故采购者对商品在卖场中的实际陈列位置，应随时加以了解。

2、数字管理

商品是用以创造业绩和利润，因此店内的商品须是易卖又易赚钱的畅销品。而衡量商品好坏的指针有下列几项：

（一）销售量：最易判断商品销售好坏的资料即销售量，通常在一定期间内（1