会员卡管理制度

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会员卡管理制度

少3个工作日告知客服部,由客服部将该号段所对应的内部编码导入会员管理系统,确保卡片的正常使用后,门店方可为顾客进行会员卡的办理。

3.分公司各门店领用会员卡,应由营运部计划主管负责登记造册,统一到客服部办理领用手续。

第三章会员卡活动设置权限管理

第七条.会员卡活动设置权限管理

1.信息部应充分利用ERP系统,最大限度发挥会员卡使用功能,应对会员卡设置使用情况,定期与会员卡使用及管理部门进行沟通,更好地发挥会员卡功能为企业生产经营服务。

2.信息部应配合经营管理部门需要,由客服部会同财务中心及营运中心,负责做好会员公示及短信通知工作,对会员卡积分有效期进行控制,应设置积分自动清除期限;配合做好一年以上未使用会员卡的积分清零工作。

3.对一年内未使用有余额的睡眠卡(包括普通会员卡、礼品卡、测试卡等),由客服部提供一年内未使用有余额的睡眠卡数据,向总办提出申请报批后,并协同营运中心,负责做好会员公示及短信通知工作。由信息部在系统中采取冻结方式停用,(计算会员数据就不会包括在内)冻结停用资料,应交财务中心以方便后续处理工作。

4.停用的会员卡解决方案:顾客持有停用卡,由门店负责让顾客填写会员卡号,客服部核对信息无误后,为顾客开通使用功能。开通单据应报客服部及财务中心复核确认进行账务处理。

5.信息部应该完善会员卡系统设置,系统充值自动生成赠送金额,应同时设置负数充值自动减少赠送金额。

6.营运部门或市场部安排促销活动,促销方案确定前,应征询财务中心、信息部、客服部方案的可行性。在促销方案实施前15天,将报批实施方案交财务中心、信息部、客服部备案。信息部方可开通报批活动内容及规则,设置系统权限。

7.接到手续齐全的报批实施方案后,信息部按报批活动内容及规则,设置系统权限后,应先进行系统测试,通过测试确认系统设置没有问题,方可通知营运部门开展活动。

8.新店开业促销活动权限设置,应提前三天(参照第7条)办理权限开通审批手续。

9.各分公司的促销活动必须向总公司申报审批,分公司信息员应根据报批实施方案,进行系统设置,并将报批同意实施方案向信息部报备。

10.信息部对ERP系统管理权限的开通,须使用部门申请,经总办审批同意后方可开通权限。

第四章会员卡办理管理

第八条.会员卡办理管理

会员卡在受理登记时应当采用实名制原则。顾客凭有效证件(身份证、护照、军人证)办理,不能提供信息或信息不全的不得办理。

会员卡会员登记表应填写规范,应严格按照会员登记表所列表格的内容为顾客办理会员卡。凡满足申请条件的顾客,办理会员卡时,需出示本人的有效身份证件,一张身份证件只能办理一张普通会员卡。

会员卡会员登记表信息包括:

1.必填项:姓名、有效证件号、手机号等;

2.选填项:通讯地址、邮箱等;

3.重点信息填写:会员卡卡卡号、注明办理日期;

4.“会员卡会员登记表”,应经当事人亲自签字确认;

5.以上所有资料要求书写规范、完整、清晰。

对于会员登记表上的信息有误、信息不全、卡号错误、卡号不清、卡号重复等,客服部有权将错误单据、错误原因将其发回各分公司营运部进行核实,校对准确后再将正确、有效的会员登记单转交客服部进行录入并归档。

第五章会员卡充值及消费管理

第九条.会员卡充值及消费管理:

1.会员消费按消费额产生积分,积分的转换优惠活动,按市场部制定的方案执行。积分从办卡生效日起一年内有效,若持卡人连续一年内无消费记录,原卡内积分自动失效。

2.在会员卡的使用过程中,严禁本公司员工参加充值赠送电子券;充值额按一定比例赠送金额的会员活动,并从中获取经济利益行为,将按所涉金额进行处罚。

3.门店员工用自己或亲属的会员卡,对顾客所购产品进行刷卡,从中套取赠送金额及电子券行为,一经发现将处以罚款100-500元,并视情节轻重进行教育或直致开除。

4. 会员卡反充值权限由总公司财务中心资金部统一管理。顾客在门店多充值,原则上不予冲转。确属操作失误造成的多充值,各分公司应及时向总部资金部反馈,认真核实情况后填写会员卡故障单,并于当天传至总部进行处理。

5.门店误充值的现金当天必须和销售款一同上交,反充值处理后再返还.如当天未能执行反充值,充值款项由责任人自行垫付,次日总部反充值操作后,分公司应根据签批后的会员卡故障单,填写费用报销单,返还反充值金额。

6.会员卡误充值处理。误充值的卡号应及时报备客服部及资金部冻结,将卡返回资金部处理,或告知顾客48小时或几个工作日后(内)凭与卡内信息一致的有效证件前来办理领取因故修正的会员卡。

7.营业员在顾客消费时,应主动询问是否持有会员卡,提醒顾客使用会员卡消费,会员卡消费则能享受相应积分及促销折扣等优惠;会员卡在购物付款时积分自动生成,过后不再补加积分。

。(会员卡故障单格式另附会员卡故障处理单.xlsx)

第六章会员卡挂失、补办、故障卡处理管理第十条.会员卡挂失、补办管理

1.客服部应做好会员卡办理、挂失、补办、会员卡制作、领用情况的资料汇总及资料保管工作。对会员信息资料的单据的接收与存放,以及对会员资料安全负责。

2.会员卡遗失后,持卡人可凭有效身份证件到公司门店办理挂失;为保证和维护会员的利益,代办会员卡挂失手续须凭双方的有效证件办理;

办理挂失后状态立即生效。

3.如挂失后需重新补办的,需重新填写申请表。工作人员在申请表上注明遗失的卡号,并由客服部注销遗失的卡号。补办后原会员卡内余额及积分,可由资金部转至重新补办会员卡内。

第十一条.会员故障卡处理管理

1.客服部应做好故障会员卡处理工作:负责对有卡、无卡等各类故障卡的处理工作。对不同类型的故障,做好处理的同时;客服部有权要求营运部,按故障会员卡处理流程操作,对信息不详或不符的资料,重新补充完整后,再进行故障会员卡处理工作。

2.为顾客正常使用会员卡提供保障。对新卡故障(卡片弯折、消磁、卡信息不能读取)及时反馈供应链,及时与供货商沟通,保证新卡制作质量,减少新卡故障率。

第七章会员数据、资料管理

第十二条. 会员数据管理

1.为了确保会员数据的完整性和安全性,客服部负责对会员数据进行管理。客服部应对ERP系统有直接查询会员用卡的历史交易记录、余额、积分等信息的权限。

2.客服部应每月对会员数据进行统计及分析,反映会员卡当月充值消费促销活动等信息。会员卡的使用率的活跃度;做好相关资料的统计工作,并向各有关部门反馈,为公司各部门提供准确的会员数据依据。

3.客服部应建立会员信息录入管理制度,统一记录单据所提供的所有会员信息,录入时会员卡号按照会员卡类型进行分类(如新会员卡、星

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