文件管理与5S管理
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目的： 为营造干净整洁的办公场 所，合理配置，使用各种资源， 减少浪费，降低办公成本，提 成员工工作热情，塑造良好的 部门形象。
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定义与目的
整理（Seiri）
整顿（Seiton）
清扫（Seiso）
清洁（Seiketsu）
素养（Shitsuke）
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形成习惯，提 高整体素质。
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第七招
如果我们经常要快速访问文件或文件夹，那可以右击选择“创建快捷方式”，再将生 成的快捷方式放置到你经常停留的地方。当然，当文件和文件夹不再需要经常访问时， 你需要及时将快捷方式删除，以免快捷方式塞堵了太多空间或牵扯了你的注意力。
第八招
建立完善的结构、规范化地命名、周期性地归档，这就是我们要做的。这并不复 杂的操作却能大大提高我们的工作效率，节省我们已经很有限的时间。 如果你现在就开始，那请首先拿出一张纸，明了你的信息类别，明确准备创建的 文件夹个数与位置，还有为重要的文件夹制订文件命名规则及归档规则。然后按此规则 将电脑中已经存在的大量信息进行移动、更名、删除等操作，而且要在以后操作中克服 自己的陋习。
各种线路
暂放物品
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彻底地进行整理
确定放置场 所
整顿的 流程
进行标识 规定放置 方法
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使用频度
整顿 处置
不必要 不能使用 不大可能用到 很少使用 偶尔使用 经常使用
• 抛弃或删除 • 抛弃、删除或捐出来 • 远距离或电子形式存放 • 存放在附近，便于取到 • 存放在手边，随时能拿到
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办 公 室
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目前在许多公司企业的办公现场中， 都经常会出现很多不良的现象，例如：工 作人员仪容不整、办公设备的摆放和保养 不当、工具随意乱摆放等。这些不良现象 的存在，会在资金、场所、人员、士气、 形象、效率、品质、成本等多方面给企业 造成严重的浪费。
的，
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4、依据必要品的使用频率和常用程度来决定 物品的“要”与“不要”。
常用程度 低 使用频率 过去一年都没有使用过 的物品，而且不能再用 在过去的6个月中只使用 过一次的物品; 或一个月 使用一次的物品 一周使用一次的物品; 或 每天/每小时都使用的物 品 处理方法 丢弃
中
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整顿阶段推行 步骤
清洁阶段推行 步骤
素养阶段推行 步骤
办公室个人区域物品摆放标准
1.办公桌面要求： 办公桌只可放置:电脑、电话、杯子、文件架（包含文件）、 台历、正在使用的工作文件和正在使用的办公用品 在非工作时间应该做到：电脑关闭、文件放回原处、办公用 品放回原处 2.抽屉整理： 下班后将待处理文件与已处理文件收集至个人抽屉内，保证 桌面的干净整洁 明确抽屉私人物品集中放置区
集中存放 例如归档或存放在 库房中 保存在办公桌或随 身携带
高
5、“不要”物品经各部门经理判定后，集中报行政 部报废。
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（二）整顿的含义：
把要的物品分为几大类，经常使用；不经常使用的；长时 间不使用的；按照相应的明确规定摆放好，并加以标示。
内容及要求： 普通办公桌 坐椅 办公桌桌面 ： 横式屏风 转角屏风 桌面上的资料整理：报刊 文件资料 办公桌外的资料整理：储藏间 铁皮柜 生活必需品的摆放：水吧 个人物品 主要行政区：中心领导区 会客区 环境的设计：过道 墙面 门窗
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（三）清扫含义：
所有要的物品及场所不间断的进行打扫，维 持上述物品和环境的较好的状态 。 清扫内容及要求： 办公室的工作人员，对公共区域（如通道、 楼梯等）负责清扫，个人清扫区域：桌面、桌下、 电脑、传真机、复印机、打印机等等。 清扫基准---对象---清扫标准要求---周期---清 扫时间
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第五招
为文件和文件夹取一个好名字至关重要，但什么是好名字，却没有固定的含义，以最 短的词句描述此文件夹类别和作用，能让你自己不需要打开就能记起文件的大概内容，能 就是好的名称。要为电脑中所有的文件和文件夹使用统一的命名规则，这些规则需要我们 自己来制订。开始使用这些规则时，肯定不会像往常一样随便输入几个字那样轻松，但一 旦你体会到了规则命名方便查看和检索的好处时，相信你会坚持不懈地执行下去。 另外，从排序的角度上来说，我们常用的文件夹或文件在起名时，可以加一些特殊的标示 符，让他们排在前面。比如当某一个文件夹或文件相比于同一级别的来说，要访问次数多 得多时，笔者就会在此名字前加上一个“1”或“★”，这可以使这些文件和文件夹排列在同目录 下所有文件的最前面，而相对次要但也经常访问的，就可以加上“2”或“★★”，以此类推。 此外，文件名要力求简短，虽然Windows已经支持长文件名了，但长文件名也会给我们的 识别、浏览带来混乱。
文件管理
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文件管理方式，即怎样管理您的日常文件，管理你的日常 文件的方法。文件管理的真谛在于方便保存和迅速提取，所有 的文件将通 过文件夹分类被很好地组织起来，放在你最能方便 找到的地方。解决这个问题目前最理想的方法就是分类管理。
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管理原因
成堆的有用无用的纸、杂乱无章的书籍和办公用品散落在各处，这就是我们办公桌 上的一般情形。在电脑的内部，在电脑的桌面上，在“资源管理器”中，也同样充斥着无序 与混乱。这种虚拟的混乱极大地影响了电脑的性能和我们办公的效率，当许多人面临这个 问题时，认为硬盘空间又不够了，电脑性能又不跟不上了，需要再换一台新的电脑了。事 实上， 我们真正需要的是坐下来，好好花时间将电脑里的文件真正管理起来，会为自己 日后省下更多的时间。
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第六招 如果一年前的文件还和你现在正要处理的文件摆在一起，如果 几个月前的邮件还和新邮件放在一块，那你将会很难一眼找到你想 要的东西。及时地处理过期的文件，备份该备份的，删除不需要的， 是一个良好的习惯。对于其他行业的人来说，也有不同的周期，我 们要根据自己的实际工作和生活需要对文件夹、文件进行归档。
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（一）整理的含义： 把所有的物品（硬件）分为两大类，要与不要 把不要的物品变卖、拆掉、丢弃、清除。 内容及要求： 1、每半年对文件（包括电子文档）作盘点，把文件分 为必要（有效）和不要（过期无效）的，不要的 全部销毁。根据公司要求，必要文件上交法务部 送档案室归档。 2、每半年对表单记录（包括电子文档）作盘点，根 据公司要求，盘点后的有效表单记录上交法务部 送档案室归档。 3、各中心对所辖区域的物品、设备、空间做盘点， 并区分其“要”和“不要”，分类如下：
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第一招
管理方法
有很多理由让我们好好地利用“我的文档”，它能方便地在桌面上、开始 菜单、资源管理器、保存/打开窗口中找到，有利于我们方便而快捷地打开、 保存文件。我们可以利用“我的文档”中已有的目录，也可以创建自己的目 录，将经常需要访问的文件存储在这里。至于“我的文档”存储在C盘，在 重装系统时可能会误删除的问题，可以在非系统盘建立一个目录，然后右击 桌面上的“我的文档”，选择“属性”。在弹出的“我的文档 属性”窗口中 ，单击目标文件夹下的“移动”按钮，然后在新的窗口中指定我们刚创建的 文件夹。重装系统后再次执行以上操作，再重新指向此文件夹即可，即安全 又便捷。 但现在更多的人都会习惯性的把重要文档保存在“我的电脑”，如果你 使用Windows 2000/XP，则移动“我的文档”文件夹时，其下的所有文件会自 动移过去，但如果你使用Windows 9x，则需要手工将C:\My Documents下的 所有文件手工移到新指定的文件夹中，否则可能会丢失数据。
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文件管理的真谛在于方便保存和迅速提取，所有的文件将通 过文件夹 分类被很好地组织起来，放在你最能方便找到的地方。解决这个问题目前 最理想的方法就是分类管理，从硬盘分区开始到每一个文件夹的建立，我 们都要按照自己的工作和生活需要，分为大大小小、多个层级的文件夹， 建立合理的文件保存架构。 此外所有的文件、文件夹，都要规范化地命名，并放入最合适的文件 夹中。这样，当我们需要什么文件时，就知道到哪里去寻找。这种方法， 对于相当数量的人来说，并不是一件轻松的事，因为大部分人习惯了随手 存放文件和辛苦、茫无头绪地查找文件。下面，分享一些基本技巧，这些 技巧并不是教条，可能并不适合你，但无论如何你必须要有自己的规则， 并坚持下来，形成习惯。
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第二招
文件夹是文件管理系统的骨架，对文件管理来说至关重要。建立适合 自己的文件夹结构，需要首先对自己接触到的各种信息、工作和生活内容 进行归纳分析。每个人的工作和生活有所不同，接受的信息也会有很大差 异，因此百度文库析自己的信息类别是建立结构的前提。比如，有相当多的IT自 由撰稿人和编辑就是以软件、硬件的类别建立文件夹;而很多老师，就是以 自己的工作内容比如教学工作、班主任工作建立文件夹。 同类的文件名字可用相同字母前缀的文件来命名，同类的文件最好存储在 同一目录，如图片目录用image，多媒体目录用media，文档用doc等等， 简洁易懂，一目了然，而且方便用一个软件打开。这样，当我们想要找到 一个文件时，能立刻想到它可能保存的地方
整理
区分要物与不 要物，将不要 物处理掉。
素养
保持前3个S， 制度化，规范 化。
5S
整顿 清扫
将要物规范放 置，使寻找时 间为零。
清洁
使工作环境变 得无灰尘、干 净整洁。
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5S工作的开展
整理阶段推行 步骤
1.现场检查 2.区分必需品与非必需品 3.清理非必需品，处理非必需品 4.对于有使用价值和无使用价值物品的处理 1.分析现场 2.物品分类 3.决定储存方法 4.实施 1.对人员组织培训或教育 2.整理、区分工作区的必需品和非必需品 3.整顿、规范必需品的摆放，撤走非必需品 4.规定物品的摆放，统一粘贴标识 1.自身具备成功的修养 2.成为他人的榜样 3.努力遵守规章制度并深刻理解各项规章制度 4.认真仔细的学习工作相关的工作制度
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面对此时的场景，你是否会焦头烂额？
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如果你的办工桌上摆的是这样， 你会崩溃吗？
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经5S改善后的办公桌，井井有 条，赏心悦目。如图：
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在这样的办公环境下，也是一种享受
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办公室5S管理的目的
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制度管理
要建立文件借阅、传递、归档制度，以便发现丢失、损坏等问题时，进行核对和 查找。 建立文件借阅、传递、归档制度一般包括下列内容： 1．建立文件借阅簿。即把各种文件分门别类、有科有目地编排成簿，以便于阅览时查 找。 2．借阅文件要注意以下几点： (1)认真。无论何人、何故、何时借文件或资料，不管再急、再忙，都要在“借阅簿”上 一丝不苟地履行登记、签字手续。 (2)严密。规定借阅时间，控制“密级”文件阅知范围。特别对标有“密级”文件的外借， 应随时请示领导，借出前要当面交待注意事项。 (3)勤查。对所管理的文件一周一小清、一月一大清、一季一核对、半年一整理，一有 问题就主动、及时上报，求得迅即解决。 3．列明本簿所属文件仅供何人何时查阅。
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第三招 文件夹里的数目不应当过多，一个文件夹里面有50个以内的文件数 是比较容易浏览和检索的。如果超过100个文件，浏览和打开的速度就会 变慢且不方便查看了。这种情况下，就得考虑存档、删除一些文件，或 将此文件夹分为几个文件或建立一些子文件夹。另一方面，如果有文件 夹的文件数目长期只有少得可怜的几个文件，也建议将此文件夹合并到 其他文件夹中。 第四招 分类的细化必然带来结构级别的增多，级数越多，检索和浏览的效率 就会越低，建议整个结构最好控制在二、三级。另外，级别最好与自己 经常处理的信息相结合。越常用的类别，级别就越高，文件夹里文件的 数目以及文件夹的层级，往往不能两全，我们只能找一个最佳的结合点。
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整顿（Seiton）
清扫（Seiso）
清洁（Seiketsu）
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形成习惯，提 高整体素质。
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第七招
如果我们经常要快速访问文件或文件夹，那可以右击选择“创建快捷方式”，再将生 成的快捷方式放置到你经常停留的地方。当然，当文件和文件夹不再需要经常访问时， 你需要及时将快捷方式删除，以免快捷方式塞堵了太多空间或牵扯了你的注意力。
第八招
建立完善的结构、规范化地命名、周期性地归档，这就是我们要做的。这并不复 杂的操作却能大大提高我们的工作效率，节省我们已经很有限的时间。 如果你现在就开始，那请首先拿出一张纸，明了你的信息类别，明确准备创建的 文件夹个数与位置，还有为重要的文件夹制订文件命名规则及归档规则。然后按此规则 将电脑中已经存在的大量信息进行移动、更名、删除等操作，而且要在以后操作中克服 自己的陋习。
各种线路
暂放物品
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彻底地进行整理
确定放置场 所
整顿的 流程
进行标识 规定放置 方法
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使用频度
整顿 处置
不必要 不能使用 不大可能用到 很少使用 偶尔使用 经常使用
• 抛弃或删除 • 抛弃、删除或捐出来 • 远距离或电子形式存放 • 存放在附近，便于取到 • 存放在手边，随时能拿到
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办 公 室
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目前在许多公司企业的办公现场中， 都经常会出现很多不良的现象，例如：工 作人员仪容不整、办公设备的摆放和保养 不当、工具随意乱摆放等。这些不良现象 的存在，会在资金、场所、人员、士气、 形象、效率、品质、成本等多方面给企业 造成严重的浪费。
的，
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4、依据必要品的使用频率和常用程度来决定 物品的“要”与“不要”。
常用程度 低 使用频率 过去一年都没有使用过 的物品，而且不能再用 在过去的6个月中只使用 过一次的物品; 或一个月 使用一次的物品 一周使用一次的物品; 或 每天/每小时都使用的物 品 处理方法 丢弃
中
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整顿阶段推行 步骤
清洁阶段推行 步骤
素养阶段推行 步骤
办公室个人区域物品摆放标准
1.办公桌面要求： 办公桌只可放置:电脑、电话、杯子、文件架（包含文件）、 台历、正在使用的工作文件和正在使用的办公用品 在非工作时间应该做到：电脑关闭、文件放回原处、办公用 品放回原处 2.抽屉整理： 下班后将待处理文件与已处理文件收集至个人抽屉内，保证 桌面的干净整洁 明确抽屉私人物品集中放置区
集中存放 例如归档或存放在 库房中 保存在办公桌或随 身携带
高
5、“不要”物品经各部门经理判定后，集中报行政 部报废。
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（二）整顿的含义：
把要的物品分为几大类，经常使用；不经常使用的；长时 间不使用的；按照相应的明确规定摆放好，并加以标示。
内容及要求： 普通办公桌 坐椅 办公桌桌面 ： 横式屏风 转角屏风 桌面上的资料整理：报刊 文件资料 办公桌外的资料整理：储藏间 铁皮柜 生活必需品的摆放：水吧 个人物品 主要行政区：中心领导区 会客区 环境的设计：过道 墙面 门窗
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（三）清扫含义：
所有要的物品及场所不间断的进行打扫，维 持上述物品和环境的较好的状态 。 清扫内容及要求： 办公室的工作人员，对公共区域（如通道、 楼梯等）负责清扫，个人清扫区域：桌面、桌下、 电脑、传真机、复印机、打印机等等。 清扫基准---对象---清扫标准要求---周期---清 扫时间
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第五招
为文件和文件夹取一个好名字至关重要，但什么是好名字，却没有固定的含义，以最 短的词句描述此文件夹类别和作用，能让你自己不需要打开就能记起文件的大概内容，能 就是好的名称。要为电脑中所有的文件和文件夹使用统一的命名规则，这些规则需要我们 自己来制订。开始使用这些规则时，肯定不会像往常一样随便输入几个字那样轻松，但一 旦你体会到了规则命名方便查看和检索的好处时，相信你会坚持不懈地执行下去。 另外，从排序的角度上来说，我们常用的文件夹或文件在起名时，可以加一些特殊的标示 符，让他们排在前面。比如当某一个文件夹或文件相比于同一级别的来说，要访问次数多 得多时，笔者就会在此名字前加上一个“1”或“★”，这可以使这些文件和文件夹排列在同目录 下所有文件的最前面，而相对次要但也经常访问的，就可以加上“2”或“★★”，以此类推。 此外，文件名要力求简短，虽然Windows已经支持长文件名了，但长文件名也会给我们的 识别、浏览带来混乱。
文件管理
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文件管理方式，即怎样管理您的日常文件，管理你的日常 文件的方法。文件管理的真谛在于方便保存和迅速提取，所有 的文件将通 过文件夹分类被很好地组织起来，放在你最能方便 找到的地方。解决这个问题目前最理想的方法就是分类管理。
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管理原因
成堆的有用无用的纸、杂乱无章的书籍和办公用品散落在各处，这就是我们办公桌 上的一般情形。在电脑的内部，在电脑的桌面上，在“资源管理器”中，也同样充斥着无序 与混乱。这种虚拟的混乱极大地影响了电脑的性能和我们办公的效率，当许多人面临这个 问题时，认为硬盘空间又不够了，电脑性能又不跟不上了，需要再换一台新的电脑了。事 实上， 我们真正需要的是坐下来，好好花时间将电脑里的文件真正管理起来，会为自己 日后省下更多的时间。
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第六招 如果一年前的文件还和你现在正要处理的文件摆在一起，如果 几个月前的邮件还和新邮件放在一块，那你将会很难一眼找到你想 要的东西。及时地处理过期的文件，备份该备份的，删除不需要的， 是一个良好的习惯。对于其他行业的人来说，也有不同的周期，我 们要根据自己的实际工作和生活需要对文件夹、文件进行归档。
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（一）整理的含义： 把所有的物品（硬件）分为两大类，要与不要 把不要的物品变卖、拆掉、丢弃、清除。 内容及要求： 1、每半年对文件（包括电子文档）作盘点，把文件分 为必要（有效）和不要（过期无效）的，不要的 全部销毁。根据公司要求，必要文件上交法务部 送档案室归档。 2、每半年对表单记录（包括电子文档）作盘点，根 据公司要求，盘点后的有效表单记录上交法务部 送档案室归档。 3、各中心对所辖区域的物品、设备、空间做盘点， 并区分其“要”和“不要”，分类如下：
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第一招
管理方法
有很多理由让我们好好地利用“我的文档”，它能方便地在桌面上、开始 菜单、资源管理器、保存/打开窗口中找到，有利于我们方便而快捷地打开、 保存文件。我们可以利用“我的文档”中已有的目录，也可以创建自己的目 录，将经常需要访问的文件存储在这里。至于“我的文档”存储在C盘，在 重装系统时可能会误删除的问题，可以在非系统盘建立一个目录，然后右击 桌面上的“我的文档”，选择“属性”。在弹出的“我的文档 属性”窗口中 ，单击目标文件夹下的“移动”按钮，然后在新的窗口中指定我们刚创建的 文件夹。重装系统后再次执行以上操作，再重新指向此文件夹即可，即安全 又便捷。 但现在更多的人都会习惯性的把重要文档保存在“我的电脑”，如果你 使用Windows 2000/XP，则移动“我的文档”文件夹时，其下的所有文件会自 动移过去，但如果你使用Windows 9x，则需要手工将C:\My Documents下的 所有文件手工移到新指定的文件夹中，否则可能会丢失数据。
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文件管理的真谛在于方便保存和迅速提取，所有的文件将通 过文件夹 分类被很好地组织起来，放在你最能方便找到的地方。解决这个问题目前 最理想的方法就是分类管理，从硬盘分区开始到每一个文件夹的建立，我 们都要按照自己的工作和生活需要，分为大大小小、多个层级的文件夹， 建立合理的文件保存架构。 此外所有的文件、文件夹，都要规范化地命名，并放入最合适的文件 夹中。这样，当我们需要什么文件时，就知道到哪里去寻找。这种方法， 对于相当数量的人来说，并不是一件轻松的事，因为大部分人习惯了随手 存放文件和辛苦、茫无头绪地查找文件。下面，分享一些基本技巧，这些 技巧并不是教条，可能并不适合你，但无论如何你必须要有自己的规则， 并坚持下来，形成习惯。
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第二招
文件夹是文件管理系统的骨架，对文件管理来说至关重要。建立适合 自己的文件夹结构，需要首先对自己接触到的各种信息、工作和生活内容 进行归纳分析。每个人的工作和生活有所不同，接受的信息也会有很大差 异，因此百度文库析自己的信息类别是建立结构的前提。比如，有相当多的IT自 由撰稿人和编辑就是以软件、硬件的类别建立文件夹;而很多老师，就是以 自己的工作内容比如教学工作、班主任工作建立文件夹。 同类的文件名字可用相同字母前缀的文件来命名，同类的文件最好存储在 同一目录，如图片目录用image，多媒体目录用media，文档用doc等等， 简洁易懂，一目了然，而且方便用一个软件打开。这样，当我们想要找到 一个文件时，能立刻想到它可能保存的地方
整理
区分要物与不 要物，将不要 物处理掉。
素养
保持前3个S， 制度化，规范 化。
5S
整顿 清扫
将要物规范放 置，使寻找时 间为零。
清洁
使工作环境变 得无灰尘、干 净整洁。
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5S工作的开展
整理阶段推行 步骤
1.现场检查 2.区分必需品与非必需品 3.清理非必需品，处理非必需品 4.对于有使用价值和无使用价值物品的处理 1.分析现场 2.物品分类 3.决定储存方法 4.实施 1.对人员组织培训或教育 2.整理、区分工作区的必需品和非必需品 3.整顿、规范必需品的摆放，撤走非必需品 4.规定物品的摆放，统一粘贴标识 1.自身具备成功的修养 2.成为他人的榜样 3.努力遵守规章制度并深刻理解各项规章制度 4.认真仔细的学习工作相关的工作制度
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面对此时的场景，你是否会焦头烂额？
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如果你的办工桌上摆的是这样， 你会崩溃吗？
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经5S改善后的办公桌，井井有 条，赏心悦目。如图：
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在这样的办公环境下，也是一种享受
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制度管理
要建立文件借阅、传递、归档制度，以便发现丢失、损坏等问题时，进行核对和 查找。 建立文件借阅、传递、归档制度一般包括下列内容： 1．建立文件借阅簿。即把各种文件分门别类、有科有目地编排成簿，以便于阅览时查 找。 2．借阅文件要注意以下几点： (1)认真。无论何人、何故、何时借文件或资料，不管再急、再忙，都要在“借阅簿”上 一丝不苟地履行登记、签字手续。 (2)严密。规定借阅时间，控制“密级”文件阅知范围。特别对标有“密级”文件的外借， 应随时请示领导，借出前要当面交待注意事项。 (3)勤查。对所管理的文件一周一小清、一月一大清、一季一核对、半年一整理，一有 问题就主动、及时上报，求得迅即解决。 3．列明本簿所属文件仅供何人何时查阅。
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第三招 文件夹里的数目不应当过多，一个文件夹里面有50个以内的文件数 是比较容易浏览和检索的。如果超过100个文件，浏览和打开的速度就会 变慢且不方便查看了。这种情况下，就得考虑存档、删除一些文件，或 将此文件夹分为几个文件或建立一些子文件夹。另一方面，如果有文件 夹的文件数目长期只有少得可怜的几个文件，也建议将此文件夹合并到 其他文件夹中。 第四招 分类的细化必然带来结构级别的增多，级数越多，检索和浏览的效率 就会越低，建议整个结构最好控制在二、三级。另外，级别最好与自己 经常处理的信息相结合。越常用的类别，级别就越高，文件夹里文件的 数目以及文件夹的层级，往往不能两全，我们只能找一个最佳的结合点。