高校常用公文写作培训资料
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公文写作
一、公文写作的原则:
1、合乎法规——不与法律法规、学院规章制度相抵触;
2、实事求是——不浮夸,不回避,立足实际;(总结、调研报告等
3、主题突出——一事一文,突出主题;(请示、策划)
4、条理清晰——层次感强,简单明了;(通知等)用语得体——表述
准确,不生歧义,避免口语化和错别字。
二、公文写作的格式:
(一)公文用纸:统一采用A4型纸,其幅面为210mm×297mm,A4纸为左边距2.8厘米,右边距2.6厘米。
双面印刷,左侧装订,钉距适当(一般为上四分之一处、下四分之一处)、无坏钉、
无漏钉、无重钉,整齐牢固。
(二)行文格式主要要求:
1.标题:字体一般宋体、黑体,字号要大于正文的字号,一般用2
号宋体字(加粗),可分一行或多行居中排布。
标题一般占正文宽度3/5为宜.标题字数过少,可把字距适当加大;如字数较多,超过正文宽度4/5以上就应根据标题语句分两行或多行排列。
2.分行不破词,即不要把一个词或一个数字割裂分排在两行内
现在有几种格式参照:
(1).直线式:15字以内
例如:梧州学院第二届大学生艺术展演方案
(2) .短长式:15-28字
例如:梧州学院经济与工商管理系
2008届毕业生安全文明离校工作方案
(3).长短式:29-33字
例如:共青团梧州学院经济与工商管理系委员会
关于免去蓝珍华职务的报告
(4).纺锤式:34-45字,也称“橄榄型”、“梭子式”。
例如:梧州学院经济与工商管理系学生会
关于召开梧州学院经济与工商管理系
第一次学生代表大会的请示
3.正文:标题下空一行开始,字体一般用仿宋体,字号一般为3号
文中如有小标题可用3号宋体字(加粗)或黑体字。
4.结构层次:正文中的如有多个层次,则第一层应标为“一、”,第
二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。
但对四个层次的标题字体没有区别,建议一级标题用黑体,二级用楷体,三级用宋体加黑,四级同正文。
5.表格:正文中如有表格,需要将其从中抽出作为公文的附件单独
表述。
正文中穿插表格,往往隔断公文前后意思的联系而造成阅读上的不便。
但有的公文中也常穿插一些小表格。
6.附件:公文如有附件,在正文下空l行左空2字用4号仿宋字标
识“附件”,后标全角冒号和名称。
7.落款:即发文机关或单位称,字体、字号同正文一致,落款应居
左对齐。
8.日期:即成文时间,可点击“插入→日期和时间”,然后在“语言(国家/地区)”中选择“中文(中国)”,然后在左侧就可以看到所需日期了。
9.印章:加盖印章应上距正文1行之内,也就是不到1行的空白,端正居中下压成文时间,印章用红色。
当印章下弧无文字时,采用下套方式,即仅以下弧压在成文时间上;当印章下弧有文字时,采用中套方式,即印章中心线压在成文时间上。
当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字的措施加以解决,务使印章与正文同处一面。
(联合行文印章从略)如果发文单位名称过长,利用Word里的“双行合一”命令制作公文落款,点击“格式→中文版式→双行合一”,出现“双行合一”对话框,点击就可。
10.层次标号回车后与文字距离过大,可用快捷方式Ctrl+Z,
然后再输入下一数字。
11.行距:行距一律为1.25倍行距
三、注意的问题:
1、公文中第一次出现人名、地名、组织机构名均应全称,使用简称
必须是约定俗成的规范化简称。
为方便行文,如名称较长,可在第一次使用时说明“以下简称为××××”,再次使用时用简称。
2、标点符号使用不正确,特殊符号用法不正确。
有将间隔号“•”写
为点号“.”的,如“6•23洪水”写为“6.23洪水”。
还有的连
接号使用不规范,如“2008年3月26-28日”或“2008年3月26~28日”,使用连接号,应占一字的位置,并上下居中,应为“2008年3月26—28日”。
3、(1)日期纵向与正文的距离过大,距离应依印章的大小而定,其
标准为印章盖在成文日期上,上距正文不到1行的空白。
(2)标题中误用。
公文的标题中一般不使用标点符号,但是书名号、引号可以用。
(3)逗号“一逗到底”。
只要一句话说完了,不管句子长短,就要用句号断开。
(4)顿号的误用。
一是顿号、逗号、分号、句号混用。
在完整的句子里,顿号是句子内部并列词语之间的停顿;逗号是单句
内部成分与成分之间或复句内部各分句之间的停顿;分号是
复句内部并列分句之间的停顿;句号是陈述句末尾用的点号。
这4个点号在句子中是循序渐进的,通俗地说,句号管分号、
逗号、顿号;分号管逗号、顿号;逗号管顿号。
公文问题通
常出在:⑴混用顿号和逗号;⑵混用逗号和分号;⑶分号内
部用句号。
(5)滥用书名号:书名号只能用于书名、报刊名、文件名、文章名,不能用于证件名、会议名、奖状名、活动名、建筑名、
品牌名等。
(6)错别字。
四、公文种类:
上行文:下级向它所属的上级领导机关的行文,即自下而上的行文。
如:报告、请示。
下行文:上级领导机关给其所属的下级机关的行文,即自上而下的行文。
如命令、决定指示、批复等
平行文:同级机关或者互不隶属机关之间的行文。
五、常见的公文写作有:
(一)工作计划:工作计划的格式一般包括标题、正文和落款三部分。
1.标题,一般用完整式标题。
包含单位(部门)名称、时限、内容
和文种。
如《经济与工商管理系学生会秘书处2007—2008学年度工作计划》。
2.正文。
一般包括前言、主体和结尾3个部分。
(1)前言:主要是对基本情况的分析,或对计划的概括说明,依据什么方针、政策及上级的什么指示精神,完成任务的主客观条
件怎么样,制订这个计划要达到什么的,完成计划指标有什么
意义。
(2)主体:工作计划的四大要素:工作内容、工作方法、工作分工、工作进度。
(3)结尾:可以展望计划实现的情景给人以鼓舞,也可以提出总的希望或者号召。
3.落款:计划的单位或部门,应与标题中一致,时间为成文时间。
不论哪种计划,写作中都必须注意掌握以下五条原则:
第一、对上负责的原则。
要坚决贯彻执行党和国家的有关方针、政策和上级的指示精神,反对本位主义。
第二、切实可行的原则。
要从实际情况出发定目标、定任务、定标准,既不要因循守旧,也不要盲目冒进。
即使是做规划和设想,也
应当保证可行,能基本做到,其目标要明确,其措施要可行,
其要求也是可以达到的。
第三、集思广益的原则。
要深入调查研究,广泛听取群众意见、博采众长,反对主观主义。
第四、突出重点的原则。
要分清轻重缓急,突出重点,以点带面,不能眉毛胡子一把抓。
第五、防患未然的原则。
要预先想到实行中可能发行的偏差,可能出现的故障,有必要的防范措施或补充办法。
六、工作总结:
一般而言,工作总结分为三部分:标题、正文、日期。
1.标题。
通常采用两种写法,一种是发文单位名称+时间+文种,
如《经济与工商管理系分团委学生会2007年度工作总结》;另
一种是采用新闻标题的形式,如《总结过去、立足当前,努力
开创我系团学工作新局面——经济与工商管理系分团委学生
会2007年度工作总结》
2.正文。
一般可分为四个部分:情况概述;成绩和缺点;经验和
教训;今后努力方向。
(1)情况概述。
工作总结必须有情况的概述,这部分内容是工作总结的开头,应以简明扼要的文字交代总结的缘由,或对总
结的内容、范围、目的作限定,对所做的工作或过程作扼要
的概述、评估。
它的主要作用便于把下面的内容引出来,所
以这部分文字篇幅不宜过长,只作概括说明,不展开分析、
评议。
(2)成绩和缺点。
这一部分是总结的主要部分,也就是一篇工作总结的中心,所以一定要写好。
总结的目的就是要肯定成绩,
找出缺点。
成绩有哪些,有多大,表现在哪些方面,是怎样
取得的;缺点有多少,表现在哪些方面,是什么性质的,怎
样产生的,都应讲清楚。
(3)经验和教训。
这部分也是总结的主要部分,也要努力写好。
由于思想不对头,方法不得当,或由于一些其他原因犯了错
误,造成损失而得出的反面经验有哪些;实践中感受到应当
解决而暂时没有解决或没有办法解决的问题又有哪些,以后
工作中如何去做。
(4)今后努力方向。
根据今后的工作任务和要求,吸取前一时期工作的经验和教训,明确努力方向,提出改进措施等。
这
部分只需写很短的一段话,写得长了,反而冲淡了主题。
3.日期。
总结正文写完以后,应该在正文的右下方,写上总结单位
的名称和总结的年月日
七、请示:
请示一般由标题、主送单位、正文和落款四部分构成,有的请示还有附件。
(1)标题。
一般要把请示的问题在标题中写明,有两种构成形式:一种是由发文机关+事由+文种(请示),如:“****关于恢复×××同志党籍的请示”;另一种是事由+文种构成,如《关于开展春节拥军优属工作的请示》。
(2)主送单位。
即所请示的办理文件的上级单位,写在标题下方第一行(顶格写)。
主送单位的名称要写全称或规范性的简称。
(3)正文。
一般由开头、主体和结语三部分组成。
开头,写请示的原因;主体,写请示的事项,有的还要写明处理的具体措施和意见;结语,一般另起一行写上“以上请示,是否妥当,请批示。
”、“以上妥否,请批复。
”等语句。
(4)落款。
在正文右下方,应写明请示单位的全称和日期,并加盖印章。
2.附件:如上。
3.写请示的要求以及应注意的问题:
(1)要一文一事。
(2)不能多头请示。
(3)一般不能越级请示。
(4)请示必须在事情发生前进行,忌先斩后奏。
(5)但不加“尊敬的”等字眼。
八、报告:
报告的写作基本同请示,这里主要讲讲报告与请示的区别。
(1)目的不同。
请示是请求上级机关批准同意开展某项工作,帮助解决工作中实际问题和困难;报告是向上级机关汇报工作,反映情况等。
(2)结构形式不同。
请示主要是请示的起因、请示的事项、和请求批准;报告着重汇报工作反映情况、提出意见和工作按排,不涉及请示的问题和内容。
(3)时间不同。
请示必须事前行文,报告一般在事后或事中行文。
(4)处理结果不同。
对下级的请示事项,上级机关必须答复,作为报告,上级一般可不予答复。
(5)结束用语不同。
请示的结尾一般用“妥否,请批示”或“特此请示,请予批准”等形式,请示的结束用语必须明确表明需要上级机关回复的迫切要求;报告的结尾多用“特此报告”等形式,一般不写需要上级必须予以答复的词语。
九、申请书:
申请书一般主要是用于没有隶属关系的两个单位或部门之间,一方请求另一方协助某项工作或批准某些东西的。
比如:申请篮球场(体育部)、申请桌椅(总务处)等。
申请书一般包括4部分:标题、称谓、正文和落款日期。
1.标题一般为“申请书”,2号黑体或宋体(加粗)居中。
2.称谓一般为主送单位或部门,用全称或规范性简称。
如学院团委、
新食堂、总务处等,切忌加“尊敬的”等字样。
这点不同于一般
的申请书(入党申请书等)。
3.正文中应表明申请的缘由、物品、时间等,如果是需归还的物品
还应写明归还时间,必要时还要写上经手人的姓名和联系电话等。
4.落款和日期。
请参考前面的内容。
十、策划:
1.策划(方案)名称一般为:单位(部门)+活动名称+策划(活动
方案)
2.活动背景
3.活动目的(意义)
4.活动主题
5.组织机构
6.活动时间、地点
7.活动对象
8.活动内容
9.工作安排
10.经费预算:活动的各项费用在根据实际情况进行具体、周密的计
算后,用清晰明了的形式列出。
11.活动要求、注意问题。
十一、会议记录:
会议记录一般由会议名称、会议基本情况、会议内容、会议结尾四部分组成:
(1)会议的名称:一般写法是单位名称、会议事由(含届、次)加上记录组成。
如“经济与工商管理系第一次学生代表大会筹委会全体会议记录”。
(2)会议基本情况,应包括以下内容:
时间及地点;
主持人——写明主持人的姓名、职务;
记录人——写上记录者的姓名,必要时注明真实其职务,以示对所作记录的内容负责;出席人——按规定必须参加会议的人员;
缺席人及原因——没有按规定参加会议的人员,及其缺席原因;
列席人员——不是会议成员,因工作需要而参加会议的人;
上述内容,要在会议召开之前写好,不可遗漏。
(3)会议内容:主要写会议议程、讨论过程、发言内容、会议决议等,这是会议记录的主要部分。
记录方法有两种:①摘要记录:记会上讲了什么事,讨论了什么问题,通过了什么决议。
②详细记录:把会议情况、内容详细记录下来。
把每人的发言尽可能原话记录。
如果会议讨论的问题比较复杂,在讨论中又有不同意见,发生争论,更应努力做到有言必录。
(4)结尾:会议记录没有固定的格式。
一般要另起一行,空两格写“散会”字样。
在会议记录的右下
方,由会议主持人和记录人签名,以示负责。
主要有以下三点:
(1)做好准备。
事先要了解会议的议程,以便于在记录过程中注意各有关方面的关系,将一些事宜有机地联系起来,加快记录的速度;记准、记全。
(2)记录方法。
会议记录既可采用符号速记,也可采用文字记录。
重要会议、重要领导人讲话可速记。
一般会议,可使用文字摘要记录的方法。
(3)注意整理。
通常情况下,现场记录是原始记录,一般需要整理。
整理的要求是,在原始记录的基础上增补遗漏、纠正错误、核
实决议,纠正语法错误,合理划定段落。
十二、讲话稿:
讲话稿一般由标题、称谓和正文三部分组成。
1.标题有两种形式:一种是根据会议或活动名称确定标题,格式
为“在+活动名称+上的讲话”,这种写法标题后面只需注明讲话时间;另一种是正副标题形式,正标题用一两句话概括讲话内容,点明讲话主旨,副标题同第一种形式。
副标题由“——”
引导。
正副标题均居中。
标题下方往往用五号正楷字体注明讲话人以及讲话时间,时间
用圆括号括起来。
也有两种方式:一是讲话人在上,时间在下,讲话人姓名前往往加职务。
此种方式,在我们日常工作中比较常见,但不正规。
二是正规方式:时间在上,讲话人在下。
此种方式讲话人姓名前往往不加职务。
2.称谓。
注意对象,切合实际。
讲话人身份不同,称谓也不同。
如:“同志们”、“亲爱的老师、同学们”等。
有时为了表示对会议主持人、嘉宾等特定人士的尊敬,可在泛称前加上特称。
如“尊敬的严霜书记”等。
称谓在标题下空一行顶格写起。
3.正文。
正文一般包括三部分:一是开头:一般是对会议或活动表
示祝贺,然后是对有关对象表示慰问或感谢之类的。
二是主体:可以对会议或活动作简要介绍或说明,对会议或活动提出希望、要求等,具体内容需要根据会议主旨和讲话目的来决定。
三是结尾:可以概括性地回顾过去、展望未来、肯定成绩、指出方向,也可以贯彻会议精神提出希望、要求,最后多采用鼓舞号召结束全文。