文案 管理制度

一、目的

使公司文件、档案、资料、文书管理制度化，确保文件、档案、资料按时归档，妥善保管，提高文书处理品质，保证公司长期经营规章制度的连续性及公司历史资料的建立。

二、范围

本文所讲资料，指公司内、外文件、资料；文书是指本公司各部、科与外界来往文书及各部门夹往之文书，自收（发）文到归档全部过程之办理与控制。

三、文秘档案管理

（一）、公司内文件资料分以下几类：

1、正式文件。

（1）、由公司根据其重要性、必要性确定是否正式行文。正式文件要呈报总经理审核、批准和签发。

（2）、正式文件采用《*****有限公司文件》专用文件纸打印，按年度进行编号，标明主送及抄送（以及下发）的单位或部门，加盖公司公章。

2、各类上报报表、材料。

凡以公司名义上报及外送的报表、资料、信函必须经总经理审核后，方能上报外发。（生产部、品管部有关技术、配方的报表除外）

3、联络函。

（1）、用于公司内部各部门向公司请示一般事宜时。

（2）、用于公司内各部门之间工作联系事项。

（3）、各部门之间联络函的传递，须经部门主管签字认可；各部门呈报给公司的报表、联络函、请示，必须以各部门向公司进行上报，不得由部门下属单位或个人向公司越级上报。

4、通知、通报。

(1)、用于公司内部及部门之间会议、工作联络及需一定范围予以公布的事项等。

(2)、由公司下发的通知、通报经总经理核准和审核，各部门所发的通知由部门主管核准。

(3)、不能以通知、通报形式向同级部门或非隶属的其它低职部门下达指令。（二）、公文标题应准确、简要地概括公文的主要内容，要求标明呈送或下发的人员或部门，注明送发范围；公文如有附件应注明附件名称，标明发文者及发文日期。

（三）、收文处理：

1、公司所收上级部门或其它单位正式文件，由总经理办公室做来文登记，填写文件处理笺，送总经理、副总经理阅示后处理。

2、公司各部门上报公文一律交总经理办公室进行登记，填写文件阅示笺转总经理或副总经理阅示，部门所呈报需批复之公文在三天内给予批复，批复后的公文由总经理办公室在当天下发至呈报部门。

3、部门所收公文交部门主管签收，对需办理的应抓紧时间办理，不得延误和推诿，并应将办理结果及时报告上一级主管。

（四）、发文处理：

1、公司所发正式文件由总经理办公室进行登记、文件编号和办理发文。

2、公司以通知形式下发各部门之公文由总经理室进行办理和登记，对紧急公文应明确办理时限，并负责具体下发。

3、部门上报、部门间发文或下发公文由部门负责办理，上报公文报总经理办公室，部门间发文，由发文部门办理，但需抄送总经理及有关部门。