某公司--采购入库流程(文本)

采购业务管理制度

总则：

第一条：采购业务类型按内容主要划分为：(1)原材料及主要材料的采购；(2)辅料的采购；(3)工具及办公用品等消耗品的采购；(4)固定资产的采购四大类。

第二条：采购的作业方式：

一般情况，采购部门依据四大分类及采购特性，选择下列一种最有利的方式进行采购：

1.集中采购作业方式：针对具有共性或多种在同一供应商集中办理采购较为有利，事前需与总经理沟通, 说明优惠力度,再按其对应的操作流程办理采购业务。

2.长期报价采购：对经常性使用,且使用量较大的物料，采购应事先选定供应厂商，议定长期供应价格，批准后对应的操作流程办理采购业务。

3.对于新物料的采购依据《原材料及主要材料采购入库流程》中业务重点说明，询价议价结束后，需公司主管领导书面同意方可进行采购。

4.采购合同签订由公司指定或授权委派专人负责，否则视为无效。

第三条采购作业处理期限：

采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需，分类制定材料采购作业处理期限，通知有关部门以便参考，如果有变更时，应立即修正。

第四条询价、比价、议价：

1.采办人员应在询价过程中，对于货款结算方式是预付货款, 应特别的注意供应商的风险评估。

2.采办人员根据询价的结果,对报价资料进行整理分析，在风险较低的情况下确定其最为有利的做业方式，以电话或其他联络方式向供应厂商进一步询价。

3.根据进一步询价的结果依材料使用时间的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，精选二家以上的供应商进行产品的书面比价，经分析后进行议价，议价结果书面上报总经理决定。

4.针对紧急采购情况，采办人员先行询价、议价，甚至先采购，采购完成后规定的采购程序补办相应的单据或手续。

第五条订购：对于签订采购合同的，应将采购的物料的品名，规格，品牌，产地，性能，数量，交货(到货)日期，结算方式及以税款税率都一一列明,对于现款结算的，应以申购单为依据进行采购，同时在采购数量上应在申购时做好规划,既满足生产或工作的需要，又能减少购买次数或库存周转等机会成本。

第六条验收入库:

1.仓库应根据收到的实际数量填制《入库单》，并将采购和财务联一起交于采购。

2.入库单类型：原材料及主要材料,辅料打印《物料入库单》;工具打印《低值易耗品入库

单》,办公用品和劳保用品打印《消耗品入库单》

3.对于新物料，电脑仓库账中无此物料编码，应即时与财务联系，请求增加新物料编码.

第七条价格复核与市场行情资料提供：

1．采购部门应调查主要材料的市场与行情，并建立厂商资料，作为采购及价格审核的参考。2．采购部门应就企业内所需要的材料，提供市场行情资料，作为材料批准价格的参考。

第八条质量复核:

采购人员应就企业内所使用的材料质量予以复核(如材料选用、质量检验等)。

第九条异常处理

在核查过程中，若发现异常情况，采购部门应立即附异常情况报告资料，通知有关部门处理。

细则：

1．原材料及主要材料采购入库流程细则

2．工具、辅料、消耗品采购入库流程细则

3．固定资产新购（自制、改良）验收流程细则

附则

本制度连同流程细则经总经理批准后实施，

2011年4月21日