文件整理要求

关于学生会材料收集与整理工作的要求

一、总结材料整理规范

1.材料的种类

（1）文字材料: 文件、规划、方案、纪要、制度、工作计划和总结、记录及教学基本文件和教学档案等;

（2）统计材料: 统计表格、报表和名册;

（3）声像材料: 照片、录像带、声像光盘等;

（4）证书材料: 荣誉证书、获奖证书、成果鉴定证书、锦旗、奖杯等;

（5）实物材料: 获奖作品、科技作品、著作、教材、高级别论文期刊等;

（6）其它材料: 能反映教学工作水平和人才培养质量的其它类型材料。

2.材料的整理

（1）文字材料整理

对于在教学工作中形成的文件、资料以及属于教学活动中形成的原始材料(如学生考卷、成绩、毕业设计 (论文)等)，应按照教学年度进行分类。所有材料要求分类准确，编目清楚，整齐美观，查找无误，保证评估中专家调用材料的方便、快捷。

（2）声像、证书、实物材料整理

照片等声像材料装袋后分类保存并标明内容与数量。各类证书由收集单位准备好证书复印件。获奖作品、科技作品等实物材料须拍制照片, 著作、教材须复印封面和版权页, 论文须复印封面、目录和正文。所有声像、证书、实物材料要列出清单。

3.文字材料格式要求

（1）文字材料均以Word格式提交。

（2）纸张要求和页面设置

采用采用国际标准A4型纸，幅面白色，页边距：上、下、左、右均留空2.5 cm，页眉1.5cm、页脚1.75cm，装订线0.3 cm，页码标在页脚居中，用小5号半角Times New Roman体阿拉伯数字标识。

（3）材料内容要求

①标题：标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。采用小2号黑体字（如有副标题，用3号楷体），行距为固定值24磅，可分一行或多行居中排版；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

②正文：标题下空1行，每自然段左空2个字，回行顶格。正文字体采用小4号宋体，数字采用小4号Times New Roman字体，行距为固定值24磅，表格内文字的字号、行间距可适当调整。

③各级标题编号：一级标题编号为“一”、“二”、“三”；二级标题编号为“1”、“2”、“3”；三级标题编号为“（1）”、“（2）”、“（3）”；四级标题编号为“①”、“②”“③”；一级标题采用小四号黑体字，其余标题与正文字体一致，但加粗。

④附件：文件资料如有附件，在正文下空一行左空两个字用4号宋体标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数字（如“附件1：×××××”）；附件名称后不加标点符号。

⑤落款：材料应在正文右下方落款成文单位全称，在下一行相应处标识成文日期(使用插入日期,中文年月日)，用3号宋体字标识。

4. 表格材料格式要求

（1）表格制作工具

所有表格均以Excel文档格式提交。

（2）纸张要求和页面设置

采用国际标准A4型纸，页边距：上、下、左、右均留空2.5 厘米，页眉1.5cm、页脚1.75cm，装订线0.3 cm；页码标在页脚居中，用小5号（9）半角Times New Roman体阿拉伯数字标识。

（3）内容格式

①表格名称用三号（16）黑体字，对齐方式为水平居中。

②表格内容中的中文文字用5号（10.5）宋体，数字用5号（10.5）Times New Roman体，对齐方式为垂直、水平居中。表内数据对应位要对齐，表中无内容的一律空白，表内数字或文字有连续重复，不能用“同上”、“同左”等字样。

（4）纸张型号与打印要求

①原始档案材料不要求纸的型号，但小于B5或纸质脆弱的材料可粘贴在A4

复印纸上存放；

②非原始文字材料统一用A4纸打印；

③表格可根据具体情况用A4纸打印。

二〇一六年六月十三日