会议文件立卷归档

安排会见、 二、 安排会见、会谈的一般原则
2．企事业单位重要的会见、会谈的注意事项 企事业单位重要的会见、 （1）对等会见、会谈 对等会见、 （2）注意保密 （3）注重实效
会见、 三、 会见、会谈中的会务工作
（1）对方提出会见、会谈要求，秘书应将对方要求的 对方提出会见、会谈要求， 目的、人数、职务以及会见（会谈） 目的、人数、职务以及会见（会谈）什么人等事项报告领 导；我方应尽早予以回复，约定时间。 我方应尽早予以回复，约定时间。 （2）会见（会谈）的安排者应当在适当的时候把时间、 会见（会谈）的安排者应当在适当的时候把时间、 地点、我方出席人、具体安排和注意事项通知对方； 地点、我方出席人、具体安排和注意事项通知对方； （3）会见（会谈）的安排者要准确掌握会见（会谈） 会见（会谈）的安排者要准确掌握会见（会谈） 的日程表和具体时间表；安排好有关人员的食、 的日程表和具体时间表；安排好有关人员的食、宿、交通、 交通、 访问等具体事宜。 访问等具体事宜。
二、几种常用会议文书的撰写要求
1．会议通知
2．会议规则
3．会议记录
4．会议简报
1．安排会议议题，确定会议名称、规模和规格 安排会议议题，确定会议名称、 2．提出与会人员范围或人员名单 3．拟定会议的会期 4．拟定会议的议程与日程安排 5．准备会议文件，落实后勤工作 准备会议文件，
一、会见和会谈的意义
会见指双方会晤。礼节性会见时间较短， 会见指双方会晤 。 礼节性会见时间较短 ， 话题较广泛；政治性会见大多涉及双边关系、 话题较广泛 ； 政治性会见大多涉及双边关系 、 国际局势等重大问题；实务性的会见， 国际局势等重大问题 ； 实务性的会见 ， 时间较 话题较集中，往往涉及企业经营、 长 ， 话题较集中 ， 往往涉及企业经营 、 商业贸 易、文化交流等具体内容。 文化交流等具体内容。 会谈是指双方或多方就某些重大问题正式 交换意见或磋商。会谈的含义有大有小， 交换意见或磋商 。 会谈的含义有大有小 ， 大的 指国家和地区之间的双边或多边会谈； 指国家和地区之间的双边或多边会谈 ； 小的指 两人或多人对共同关心的事情进行商讨。 两人或多人对共同关心的事情进行商讨。
会见时的座位布局
会见时的座位布局
会见时的座位布局
会谈时的座位布局
会见时的座位布局
五、会见会谈的合影安排
合影时一般主人居中，按礼宾次序， 合影时一般主人居中，按礼宾次序， 以主人右手为上。如果是会见、 以主人右手为上。如果是会见、会谈双方 合影，主客双方间隔排列。 合影，主客双方间隔排列。第一排既要考 虑人员身份，也要考虑场地大小， 虑人员身份，也要考虑场地大小，能否都 摄入镜头。 摄入镜头。一般两端由主方人员把边 。
四、会见、会谈的座位安排 会见、
1．会见座位的安排 2．会谈的座位安排 会谈多以双边为主，也有多边会谈。几个人的会 会谈多以双边为主，也有多边会谈。 谈可不另设会场，座位安排同会见。 谈可不另设会场，座位安排同会见。较多的人会 谈需专设会场，通常用长方形、椭圆形、 谈需专设会场，通常用长方形、椭圆形、圆形或 方形会议桌
３．客人到达时，主人在大门口或会客厅门口迎 接，并将宾客引入会客厅。合影一般安排在宾主见 面握手后，合影完毕双方再入座。领导人之间的会 见或会谈，除陪同人员和必要的译员、记录员之外， 其他工作人员待安排就绪后均应退出。记者采访也 只是在正式谈话开始前几分钟，然后应全部离开。 ４．会见结束后，主人应将客人送至门前或车 前握手告别，目送客人离去后返回室内。 ５．一般官员、民间人士的会见，安排大体 与上相同。也要事先申明来意，约定时间、地点， 通知来人身份和人数，准时赴约。日常性的交往， 客人来访后相隔一段时间应予以回访。
会见与会谈
（一）会见 在国际上，会见通常被称为拜见或接见。凡身份低 的人士去会见身份高的，或是客人会见主人，这种会 见就称之为拜见或拜会。拜见君主，又称觐见、谒见。 凡身份高的人士会见身份低的，或是主人会见客人， 这种会见可称之为接见或召见。我国国内不作上述区 分，一律统称会见。接见和拜会后的回访，称回拜。 会见从内容上来区分，可以分为政治性的、事务性 的和礼节性的，或兼而有之。 应邀作正式访问的外国领导人，在抵达邀请国的 当天或次日，即会见邀请国主要领导人。各国会见方 式也不尽相同，有的分别会见，也有的集休会见。会 见通常安排在会客室、会客厅或办公室。礼节性会见 时，通常双方均有陪同人员参加。
图5—9 长方形桌子
6
译员 主宾 4 2 1
3
5
7
7
5
3 1 2 主人 译员 正 门
4
6
图5—9椭圆形桌子
如果会谈长桌的宽端朝向正门，则以入门方向为准，右为为客方， 左边为 主方，见图5—10所示。
主 方
客 方
图5—10
小范围会谈时，有时不用长桌，只设沙发，双方 座位与会见座位安排相同。
（三）会见、Hale Waihona Puke Baidu谈中应注意事项
１．会见、会谈应事先提出，将要求会见人的姓名、 职务以及要求会见什么人、会见的目的告知对方。接见 方应尽早给予明确答复，主动将会见或会谈的时间、地 点、主方出席人、具体安排事项及时通知对方。如因故 不能会见、会谈，应及时婉言予以解释。 ２．准确掌握会见或会谈的时间、地点和双方参加 人员的名单，及早通知有关部门做好相应的物资准备。
中国外交部长李肇新会见巴林副首相兼外交大臣默罕默德
在 北 京 举 行 的 第 二 轮 朝 核 问 题 六 方 会 谈
安排会见、 二、 安排会见、会谈的一般原则
我国的外交、 1． 我国的外交、外事礼宾工作的三项原则 （1）礼宾工作要以我国对外政策和策略为指导 （2）坚持平等互利的原则 （3）热情周到而不铺张
国务院副总理回良玉与来访的荷兰王储威廉·亚历山大一行合影留念 国务院副总理回良玉与来访的荷兰王储威廉 亚历山大一行合影留念
一、新型会议方法
1．开放式会议 2．“鱼缸”会议法 鱼缸”
二、 新型会议服务的兴起
由于会议在人类生活中发挥的重要作用， 由于会议在人类生活中发挥的重要作用，人 们已经离不开会议。文化、体育、 们已经离不开会议。文化、体育、商业等方面各 类形式和各种规模的会议召开， 类形式和各种规模的会议召开，在客观上又带动 了市场的消费，从而促进了经济的发展。 了市场的消费，从而促进了经济的发展。 利用现代网络科技手段，新型会议服务正向 利用现代网络科技手段， 着高质量、高效率、低成本方向发展。 着高质量、高效率、低成本方向发展。作为秘书 人员，应该了解有关的信息，学会利用现有资源， 人员，应该了解有关的信息，学会利用现有资源， 更好地完成会议组织服务工作。 更好地完成会议组织服务工作。
练习题
• 一、填空题 • 1．会议，就是把人们 组织起来 ，讨论和 研究问题 的一种形式。 • 2．会议为议事而开，要讨论的核心问题即 为 议题 。
练习题
• 三、单选题 • 1．按涉外与否分，会议的类型是（ A ）。 • A．国内会议 B．公开会议 C．专题性会议 D．电话会议 • 2．按规模分，会议的类型是（ D ）。 • A．定期会议 B．研讨会 C．机密会议 D．中型会议
外国领导人来我国访问，会见安排比较简单，无特殊仪式。会见 地点安排在人民大会堂或中南海。会见时的座位安排见图5—8。
图5—8
（二）会谈 会谈是指双方或多方就某些重大的政治、军事、经济、文化问 题以及其他共同关心的问题交换意见。一般来说，会谈的内容较 为正式，政治性或专业性较强。 外国领导人来我国访问，通常首次会谈安排在人民大会堂举行。 如有第二轮会谈，有时安排在国宾下榻的国宾馆。会谈开始前， 允许双方记者采访几分钟后退场。如有分组会谈。则另行安排。 会谈的安排一般是：双边会谈一般采用长方形、椭圆形或圆形桌 子。见图5—9。
会议文件立卷归档
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一、会议文书工作的特点、主要内容 会议文书工作的特点、
1．会议文书工作的特点 时间紧，变动大，政策性强。 时间紧，变动大，政策性强。 2．会议文书的主要内容 （1）会议的指导文书 （2）会议的主题文书 （3）会议程序文书 （4）会议简报和会议记录文书 （5）会议参考文书 （7）会议管理文书 （6）公告、传达文书 公告、
练习题
3．会议失控的消极作用主要表现在（ ABCDE ）。 A．会议太多 B．会期过长 C．规模过大 D．质量不高 E．重复开会 4．秘书工作的基本内容有（ BCD ）。 A．办物 B．办文 C．办会 D．办事 5．中型会议宜采用（ CDE ）摆法，这些比较正规，易形成严肃庄重气 氛。 A．圆形 B．长方形 C．半圆形 D．山字形 E．而字形 6．大型茶话会、团拜会、宴会可采用（ AB ），此形式比较稳定，易形 成轻松和缓 气氛。 A．星点式 B．众星拱月式 C．方形 D．圆形