WORD长文档技巧

第1章处理长文档

教学目的和要求：

1、掌握使用大纲组织文档的方法；

2、掌握主控文档的使用；

3、掌握交叉引用的使用；

4、掌握目录和索引的编制。

教学重点和难点：

1、使用大纲组织文档的方法；

2、目录和索引的编制

教学方法及手段：实例教学，讲授与演示结合。

教学内容：

1.1使用大纲视图组织文档

1.1.1从头开始创建一个大纲

1、在一个新的文档中，切换到大纲视图。

输入每一个标题，然后按 Ent中“标题1” 的样式来设置标题。

2、若要为不同的级别指定标题并应用相应的标题样式，请将插入点置于标题中，然后在“大纲”工具栏中单击“提升”或“降低”，将标题调整至所需级别。

3、若要将标题移动到不同的位置，请将插入点置于标题中，然后单击“大纲”工具栏上的“上移”或“下移”，将标题移动至所需位置（标题的从属文本随标题移

动）。

4、如果对当前的布局满意，请切换到普通视图、页面视图或 Web 版式视图来添加详细的正文和图片。

提示：

也可以向上、向下、向左或向右拖动标题和正文文字的大纲符号（、和）来重新排列文本。当拖动标题的符号时，其包含的子标题和正文文字也随之移动或改变级别。

1.1.2使用大纲视图重新组织文档

在大纲视图中，可以通过向上或向下移动标题和文字，或对其进行提升或降低重新组织标题和文字。若要在大纲视图中查看文档的结构，必须用一种内置标题样式或大纲级别设置文档格式。

如果选定的标题中包含折叠的从属文本，则同时选定折叠的文本。

单击“视图”菜单上的“大纲”。

使用“大纲”工具栏上的按钮显示所需的标题和正文。

将插入点置于您要移动的文本中，然后进行以下操作：

将标题或正文向上或向下移动

在“大纲”工具栏上，单击“上移”或“下移”，将文本移动到所需的位置。

将标题或正文设为“标题 1”

在“大纲”工具栏上，单击“提升到‘标题1’”。

将标题降低为正文

在“大纲”工具栏上，单击“降为‘正文文本’”。将正文提升为标题，或将标题提升至更高级别

在“大纲”工具栏上，单击“提升”，将文本提升至所需的级别。将标题降至更低级别

在“大纲”工具栏上，单击“降低”，将文本降低至所需的级别。

提示：

1、如果觉得文字格式混乱（例如大号字符或斜体），可以用纯文本显示大纲。在“大

纲”工具栏上，单击“显示格式”。

2、也可以将标题和正文的大纲符号向上、向下、向左或向右拖动来重新排列文本。拖动标题的符号时，该标题下的标题和正文将同时移动或改变其级别。

进行拖动时，Microsoft Word 会在每一个标题级别处显示一条垂直线。当文本到达所需标题级别时请放开鼠标按键。Word 将相应的标题样式应用于标题，或将正文样式样式。）应用于正文。

1.2使用主控文档

1.2.1创建主控文档和子文档

若要创建主控文档（主控文档：主控文档是一组单独文件（或子文档）的容器。使用主控文档可创建并管理多个文档，例如，包含几章内容的一本书。），则应从大纲视图开始，并创建新的子文档或添加原有文档。

一、确定文档的位置

1、在“Microsoft Windows 资源管理器”中，指定一个用于保存主控文档和子文档的文件夹。

2、如果要将原有的 Microsoft Word 文档用为子文档，请将原有文档转移到该文件夹。

二、创建主控文档

请执行下列操作之一：

创建新主控文档的大纲

1、在“常用”工具栏上单击“新建空白文档”。

2、在“视图”菜单上，单击“大纲”。

3、键入文档和各子文档的标题。确认在键入每个标题后按 Enter。

Word 将标题格式设为内置标题样式“标题1”。

4、给每个标题指定标题样式（例如，标题使用“标题1”，每个子文档的标题使用“标题2”）。若要执行上述操作，请使用“大纲”工具栏上的按钮：

单击“提升”提升标题级别。

单击“降低”降低标题级别。

将原有文档转换为主控文档

1、打开需要用作主控文档的文档。

2、在“视图”菜单上，单击“大纲”。

3、给每个标题指定标题样式（例如，标题使用“标题1”，每个子文档的标题使用“标题2”）。若要执行上述操作，请使用“大纲”工具栏）上的按钮：

单击“提升”提升标题级别。

单击“降低”降低标题级别。

4、对于任何非标题内容，必须选中该内容并在“大纲”工具栏上，单击“降为‘正

文文本’”。

三、将子文档添加到主控文档

请执行下列一项或两项操作：

由大纲标题创建子文档

如果要由大纲标题创建子文档，必须先有一份主控文档的大纲。

1、在“视图”菜单上，单击“大纲”。

2、在主控文档中，选择要独立作为子文档的标题和文字。

请确认：所选部分的第一个标题设置了标题样式或大纲级别。例如，如果所选部分以标题 2 开始，则 Word 会为所选文字中的每一个标题 2 创建新的子文档。

3、在“大纲”工具栏上，单击“创建子文档”。

Word 在每个子文档之前和之后插入连续的分节符。

注释：

如果不能使用“创建子文档”按钮，您需要先单击“展开子文档”。

将子文档添加到主控文档后，如果没有先在主控文档中将其删除，请不要移动或删除它。

只能在主控文档中对子文档中进行重命名。

在主控文档中插入一个原有的 Word 文档