技术文件和资料管理办法

技术文件和资料管理办法

1 范围

对质量管理体系所要求的文件和资料进行控制，确保使用文件的有效性和适宜性。

本办法适用于对公司质量管理体系文件和资料的控制。

2 职责

2.1 厂长负责批准发布质量管理体系文件。

2.2 厂办负责质量管理体系文件和资料的归口管理。

2.3 厂各有关部门负责职责范围内文件和资料的编制工作。

3 程序

3.1 文件和资料的分类

文件和资料分为管理性文件、技术性文件和记录。

3.1.1 管理性文件包括各种规章制度或管理办法等。

3.1.2 技术性文件包括技术标准、生产图纸及工艺文件等。

3.1.3 记录包括质量体系运行记录和产品质量记录等。

3.2文件和资料的编制、审批

管理性文件和技术性文件由各责任部门负责编制和修订，由副厂长负责审核、厂长批准发布。

3.3 文件和资料的发放和保管

3.3.1文件的归口部门应将所有文件登记《受控文件清单》并根据文件的内容确定发放范围和份数，应确保文件使用的各场所都能得到适用文件的有关版本。

3.3.2 文件的发放要由领用人员在《文件发放、回收记录》上作好登记。

3.3.3文件使用人员应保管好使用文件，不得涂改和损坏，未经批准不得转借和复制，若因破损而重新领用的新文件时应交回相应旧文件。

3.4 文件的更改和现行修订状态的控制

3.4.1 文件的更改，由该文件的原起草部门负责，更改经厂长批准后通知该文件的持有人执行。

3.4.2 若文件的更改内容较多或经多次更改，应更换版本，重新印发。

3.4.3 所有被更改的原文件必须由归口部门收回，以确保有效文件的唯一性。

3.5文件的保存、作废与销毁。

3.5.1文件的保存

a、与质量管理体系相关的文件都必须存放在干燥通风、安全的地方。

b、各类文件由文件管理人员负责管理和监督，发现问题责令其整改。确保文件保持清晰，易于识别。

c、需交文件保管人员保存的文件，各部门应组卷、装订，交回管理部门保存，

3.5.2文件的作废与销毁

a、所有失效或作废文件由相关部门及时从所有发放或使用场所撤出，加盖“作废”印章，确保防止作废文件的非预期使用。

b、如因法律或其他原因需保留的任何已作废的文件，都应在文件封面上加盖“作废”印章，并标注“留用参考”字样。

c、对要销毁的作废文件，应由厂长批准后方可销毁。

3.5.3文件的借阅、复制

借阅、复制文件者应由向文件管理人申请借阅、复制。复制的受控文件必须由文件管理人登记编号，并加盖“受控”印章。

3.6外来文件的控制

3.6.1本厂收到外来文件，需识别其适用性，并经厂长审阅后确定分发范围。

3.6.2技术部门负责收集与产品有关的国家、行业、地方、国际标准与法律、法规等的最新版本，统一加盖“受控”印章，分发到相关部门使用，同时把旧标准收回。

3.7为保证文件的适宜性，在每年年底由文件归口部门组织对现有质量管理体系

文件进行评审，各部门结合平时使用情况进行适时评审，必要时予以修改，执行3.4条款规定。

3.8记录的管理

3.8.1记录的填写

3.8.1.1记录的填写应及时、客观、完整、准确。字迹清晰、工整、易于辨认。

3.8.1.2记录不得随意涂改，若确实有错误需更正时只允许划改，并由更改人签名或盖章。

3.8.1.3 记录应采用钢笔或圆珠笔填写，记录填写人员应签署姓名及日期。

3.8.2记录的保管

3.8.2.1记录由填写人负责临时保管，到月底交文件管理人员集中保存。记录的保存环境要适宜，防止其损坏、丢失、虫蚀和发霉。

3.8.2.2记录需要借阅时，执行3.7.3条规定。

3.8.2.3本厂所有记录均应受控并由记录保管人员填写《质量记录清单》。

3.9记录

3.9.1《文件发放、回收记录》

3.9.2《受控文件清单》

3.9.3《质量记录清单》

陕西明珠建筑配套有限责任公司

2011.12.10