档案管理监督制度

档案管理监督制度

为进一步规范公司档案工作，使各类档案资料能得到完整的保存和科学有效的管理，更好地为公司发展服务，特制定本制度。

本制度适用于公司及下属分公司的档案管理工作。

一、公司档案管理体制：办公室是公司档案主管部门，下设专职人

员负责，实行统一领导，分级负责的管理体制。各部门、分公司及下属单位分别设置兼职档案管理员，负责本部门档案的收集、整理、归档工作，形成档案管理工作收集网。

二、公司档案工作基本原则是：集中统一管理与分级负责相结合的

管理体制，以集中统一管理为主，即公司档案由办公室集中统一管理，档案以外的资料分别由各有关部门管理，以便于及时利用，维护档案、资料的完整与安全。

三、部门兼职档案员职责：

1、负责本部门在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料等

各类文件材料、资料（含电子版）的收集、整理、保管、查阅

利用工作。

2、编制本部门各种资料目录等检索工具和参考资料。

3、负责对本部门已办完的文件、资料（含电子版）及时整理、归

档工作。

4、做好本部门档案资料的统计、清查工作。

四、归档文件的交接

1、各部门对归档文件资料需填写《文件材料归档单》，经部门

领导审核签认后，移交归档。

2、对归档文件必须按归档文件目录一一清点，确保文件材料的

完整、齐全。

3、因工作变动等原因，兼职档案人员发生变化，部门必须做好

部门内部资料的交接工作。

五、考核、监督、控制

1、档案工作考核按公司月计划进行考核，各部门每月归档内容

以计划为主。

2、月计划考核落实到责任部门，部门落实到个人，实行层层负

责制的考核机制。

3、各部门兼职档案人员督促本部门文件资料（含电子版）的及时

收集归档工作。

4、公司办公室定期对未归档的文件资料进行统计，及时反馈到有

关部门，有关部门接到通知后，应及时追查归档。如若丢失

则对责任部门按公司有关规定给予处罚。

5、公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开

的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向办公室归档，档案室签字认可后，财务部门方可予以核报差旅费。

6、本公司召开的各种会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、

声像档案等向办公室办理归档手续，档案室签字认可后财务部

门方可予以核报会议费用。

7、档案人员（兼职员）参加工程单项竣工验收会，收集验收竣工

资料，有档案人员签字，方可进行竣工结算。

8、档案人员（兼职员）参加设备仪器开箱验收，按装箱清单清点

装箱资料，设备入库单必须有档案人员签字方可付款。

9、凡属公司项目调研、开发过程中形成的文件、磁盘、光盘、录

音、录像、照片等材料，在项目完成后，必须及时归档，费用报销时必须附归档移交清单，否则财务不予报销。