1cp时间管理
合集下载
相关主题
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 听 广播与音乐 看 电视 休 闲阅读 嗜好 观 看比赛 运动 休 闲旅游 聚 会与社交 其 它休闲活动 其 它活动
小计 时 间统计(小 时)
52
3、知晓自己的生物钟
6:00-8:00
8:00-12:00
14:00-16:00 16:00-20:00
时间管理
1
古代/现代的时间
不同地区的时间
先哲论时间
孔子 ——“逝者如斯夫，不舍昼夜。” 莎士比亚 ——“时间的无声的脚步，是不会因为我们有许多 事情要处理而稍停片刻。” 赫婿黎 ——时间是最不偏私的，给任何人都是二十四小时； 同时它又是最偏私的，给每个人的时间都不是二十 四小时。
3
先哲论时间
5 即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有很多压力？ 6 你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？ 7 你经常在做重要工作时被打断吗？ 8 你经常占用用餐时间工作吗？ 9 在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？ 10 你时常把工作推到最后一分钟，然后很努力的去做完它们？ 11 你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？ 12 你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？ 13 当你长休了一段时间，你是否有负罪感？ 14 你常无暇阅读与工作有关的书籍？ 15 你是否太忙于一些琐碎的事而没有去做与目标一致的大事？ 16 你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？
20
陷阱七：有求必应，不懂拒绝
自我意识欠勇气，太在乎别人的看法 将受欢迎看得比受人尊敬更重要 不知如何拒绝
21
陷阱八：找借口
省钱：一个很好的借口
为省钱而拖延打电话 为省钱而货比三家 为省钱而挤车
22
陷阱九：磨刀是浪费时间
下金蛋鹅的故事 产出与产能的关系
23
陷阱十：做时间的奴隶
26.7
24.2 21.7 20 15.8 13.3 11.6
2.5小时 1.5小时 刷牙、洗脸、洗澡 1小时 2小时
8.3
8
时间的价值
年收入 （万元） 2 4 6 8 10 年工作时间 （天） 254 254 254 254 254 且工作时间 （小时） 8 8 8 8 8 每天价值 （元） 78.74 157.48 236.22 314.96 393.70 每小时价值 （元） 9.84 19.68 29.52 39.36 49.20 每分钟价值 （元） 0.16 0.33 0.48 0.66 0.80
不紧急
不重要
42
重要
不紧急
紧急
偏重第三类事务，结果 • • • 短视近利 危机处理 被视为巧言令色
•
轻视目标与计划
• 缺乏自制力，怪罪他人 • 人际关系浮泛，甚至破裂
不重要
43
重要
不紧急
紧急
偏重第四类事务，结果
• 全无责任感
• 工作不保 • 依赖他人或社会机构维生
不重要
44
四象限处理原则：4D
12
我们为何常常陷入困境？
因为跳不出原來的思维定势
改变時间管理的第一步, 从你自觉需要時间 管理开始
13
以下各题，你只需回答“Yes” Or “ No”. 1 你通常工作很长时间吗？ 2 你通常把工作带回家吗？ 3 你感到很少花时间去做你想做的事吗？
4 如果没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？
崔西定律
任何工作的困难度与其执行步骤的数目平方成 正比。
62
13、双赢的时间协作
守时 预约 守约 不轻易打扰别人 TEAM ROOM
63
14、有效与快速读书看电视
每天5分钟浏览新闻标题（！八卦） 每天15分钟阅读专业期刊 每天10分钟上专业网站 每周看一本书 每月精读一本书 每周看三次有益的电视节目 参加读书会
Diarize（定出做的时
重 要
间） 变为 Do it latter（呆会做）
Do it now！ （马上就做）
Delegate 授权别人去做
Don`t do it。
（别去做了）
紧 迫
45
四象限原则的应用
人重于事 未雨绸缪—预防危机 第一次就把事情做好
46
大智有所不虑，大巧有所不为
4
时间的困惑
时间对盼望的人来说“实在太短”； 时间对恐惧的人来说“实在太长”； 时间对痛苦的人来说“实在太慢”； 时间对快乐的人来说“实在太快”。
朝菌——朝生暮死；寒蝉——春生复死； 海龟——生存500年；黄杨树——活数千年
5
时间是什么？
是一种资源 毫无弹性 无法取代 无法蓄积 不能再生
29
二）实现目标的方法
1. 2. 3. 4. 妥善计划 调整步伐 减少干扰 有效委派
30
妥善安排计划
WBS 并行处理 找出关键路径
31
花时间在计划上才是 最节省时间的作法
不 好
耗用時間
A C D P 好 耗用時間
32
常用计划工具
每日计划 滚动计划 GANTT 图 PERT 图
17
陷阱四：拖延，没有行动
个人的消极态度 做事拖拉，找借口，自制力不足 唏嘘不已，唱明日歌 夜里想得千条路
18
陷阱五：事必躬亲
韩非子.八经 诸葛亮凡事必亲躬, 后來过劳而死. 为何事必亲躬?
19
陷阱六：整理整顿不足
帕金森定律
“工作将被扩展，以便填满可供完成工作的时 间。” “文件的堆积将被扩展，以便填满可供堆积的 空间。”
50
1、均衡是人生
目标要均衡
使命与价值观、角色与目标、重点与计划、欲 望与自制等应合谐一致；
重人性
51
2、分析自己的时间
时间统计 项 目活动
每星期估计花费 的时间（小时）
每 星期实际花费 的 时间（小时）
上两项时间的差 占每星期的总时间的百分比（%） 额（小时）
一 、公务活 动
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 上 下班 开会 打 电话 阅 读文件、整理通信 帮 助下属 接 待宾客 向 上级汇报 公 务出差 拜 访客户 其 它工作上的活动
59
10、有效接待访客
按时间表预约接待 你的座位不要落在别人的视野中 如果有人跟着你进了办公室，不要坐 下来 ……
60
11、有效开会
其他方法行不通时，才召开会议 议题不超过三个 确定每个议题的时间 严守规定的时间 鼓励人们只参加与自己有关的部分 ……
61
12、简化工作流程
20:00-睡觉
53
4、要事首办，立即行动
把每天要做的事情列一份清单 从最重要的开始做 每天这么做
54
5、今日事，今日毕
可以早上做完的事,决不拖到下午完成 可以一天做完的事,決不分成两天完成 每天至少完成一件事情, 特別是在工作情绪 低潮时
55
6、写下来
好记性不如滥笔头 随身携带 适合自己的工具
9
时间就是生命
“不能管理时间，便什么都不能管理” ——（美）杜拉克 我们是每分钟的主人，否则便是每分钟的奴隶， 我们利用时间，否则时间利用我们。
10
请架设一座桥,使A至B 距离最短, 但是桥不可歪斜
300 公尺
B 100 公尺
河水
A
11
有三片木条, 如何将它们围成封闭三角形
2 cm 10 cm 4 cm
64
15、利用等待的间隙
看书 思考 记录 打电话
65
16、加强运动，均衡发展
一周三次运动，每次半小时
有益的爱好 交友
每日思考
66
总结
抛除陋习、改变心智 明确目标、预先计划 要事第一、有效授权 均衡身心、持之以恒
67
68
朱自清 ——洗手的时候，日子从水盆里过去；吃饭的时 候，日子从饭碗里过去；默默时，便从凝然的 双眼前过去。我觉察他去的匆匆了，伸出手遮 挽时，他便从遮挽的手边过去；天黑时，我躺 在床上，他便伶伶俐俐地从我身上跨过，从我 的脚边飞过。等我睁开眼和太阳再见，这又算 溜走了一日。我掩着面叹息。但是新来日子的 影子，又开始在叹息里闪过了。
37
你的四象限
急迫 重 要 不急迫
不 重 要
38
第二象限原则
农场法则 消防工作
39
四象限分类
重要
Ⅰ 压力人 紧急状况 迫切的问题 限期完成的会议或工作 Ⅱ 准备工作 预防措施· 价值观的澄清 计划 人际关系的建立 真正的再创造力 增进自己的能力 Ⅳ 忙碌琐碎的事 广告函件 电话 浪费时间 逃避性活动
27
正确且适合自己
你的使命是什么？
渔夫与哈佛MBA
你的角色是什么？
你的优势是什么？
28
目标的SMART原则
S (specific) M (measurable) A (attainable) R (relevant) T (time-based) 具体的 可衡量的 可达到的 相关的 基于时间的
从容人
紧急 Ⅲ
造成干扰的事、电话 信件、报告 会议 许多迫在眉睫的急事 符合别人期望的事
不紧急
无聊人
无用人
40
不重要
重要
偏重第一类事务，结果
• 压力 • 精疲力竭 • 危机处理 • 忙于收拾残局
紧急源自文库
不紧急
不重要
41
重要
偏重第二类事务，结果 • 有远见，有理想 • 平衡 • 纪律
• 自制
紧急
• 少有危机
6
时间管理是什么？
时间本身是无法管理的 时间管理就是自我管理 时间管理就是习惯管理
7
项目
每天耗时
40年耗时
结余
睡眠
一日三餐 交通 电话 看电视、上网 看报、聊天
休假、白日梦 闹情绪、身体不适
8小时
1.5小时 1.5小时 1小时
13.3年
2.5年 2.5年 1.7年 4.2年 2.5年 1.7年 3.3年
33
调整步伐
创造纪律 生理周期 适应周围的节奏性 协同与沟通
34
克服拖延
为什么会拖延？ 如何克服拖延？
35
减少干扰
干扰是不可避免的 尽量减少干扰 计划时间要留有余地
36
有效授权
猴子在谁的背上？
经理在过道上碰到下属张三。 张三：“早上好。顺便说一下，我们出了个问题。你 看……” ……（10分钟） 经理：“很高兴你能提出这个问题。我现在很忙。让我 考虑一下，再通知你。” ……
测 测 你 的 工 作 习 惯
14
陷阱一：目标不明，缺乏计划
没有宏大目标 目标太多 目标没设里程碑（长跑冠军的故事）
船到桥头自然直！ 事前没计划周详，事后救火（装修）
15
陷阱二：忘却要事第一
拣了芝麻，丢了西瓜
李爱菲2.5万美元的建议
16
陷阱三：不分轻重缓急
先做容易的事，然后再做难做的事。 先做紧迫的事，然后再做不紧要的事。 先做喜欢的事，然后再做不喜欢的事。 先做别人的事，然后再做自己的事。
56
7、清理你的桌子
待丟弃 待处理 待归档 待送出
57
8、有效处理邮件
先把所有信件的主題浏览一遍, 然后分类 一天只有三个时段看 Email 除了急件以外, 集中时段回信
58
9、有效打电话
预先说明谈几分钟 表明你正要去开会 告诉别人什么时候可以给你打电话 由你的秘书先接你的电话
穆尔推销油漆的故事
47
20:80原则
the Vital Few & the Trivial Many 你所完成的工作里, 80%的成果,來 自于20%的時间——即80%的时间 是与成果无关的
48
大石头
小沙子
水
49
时间管理学的演变
•记事便条
•做一些计划、规划
•个人管理：均衡
•分出优先顺序
工作狂，失去均衡 对事的方法用以对人 教条地节省时间
24
反思：我有哪些时间陷阱
我做了什么根本不需要做的事？ 我做了什么能够由别人，并且应该由别人做的事？ 我做了什么耗时过长的事？ ……
25
时钟与罗盘
做事要有效率，但前提是：
方向要正确
26
一）设立目标的方法
1. 2. 3. 4. 5. 正确且适合自己 专一（三个皇子的故事） 写下来 反省 定下完成期限（SMART）
小计 二 、个人活 动
11 12 13 整 理仪容 饮食 睡觉
小计 三 、家庭活 动
14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 煮饭 洗 熨衣 服 打 扫房屋 杂 务与家事 卖 杂物 其 它的逛街活动 缴款 看 孩子 宗 教活动 家 庭外出 家 庭沟通 其 它家庭活动
小计 四 、休闲活 动
小计 时 间统计(小 时)
52
3、知晓自己的生物钟
6:00-8:00
8:00-12:00
14:00-16:00 16:00-20:00
时间管理
1
古代/现代的时间
不同地区的时间
先哲论时间
孔子 ——“逝者如斯夫，不舍昼夜。” 莎士比亚 ——“时间的无声的脚步，是不会因为我们有许多 事情要处理而稍停片刻。” 赫婿黎 ——时间是最不偏私的，给任何人都是二十四小时； 同时它又是最偏私的，给每个人的时间都不是二十 四小时。
3
先哲论时间
5 即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有很多压力？ 6 你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？ 7 你经常在做重要工作时被打断吗？ 8 你经常占用用餐时间工作吗？ 9 在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？ 10 你时常把工作推到最后一分钟，然后很努力的去做完它们？ 11 你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？ 12 你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？ 13 当你长休了一段时间，你是否有负罪感？ 14 你常无暇阅读与工作有关的书籍？ 15 你是否太忙于一些琐碎的事而没有去做与目标一致的大事？ 16 你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？
20
陷阱七：有求必应，不懂拒绝
自我意识欠勇气，太在乎别人的看法 将受欢迎看得比受人尊敬更重要 不知如何拒绝
21
陷阱八：找借口
省钱：一个很好的借口
为省钱而拖延打电话 为省钱而货比三家 为省钱而挤车
22
陷阱九：磨刀是浪费时间
下金蛋鹅的故事 产出与产能的关系
23
陷阱十：做时间的奴隶
26.7
24.2 21.7 20 15.8 13.3 11.6
2.5小时 1.5小时 刷牙、洗脸、洗澡 1小时 2小时
8.3
8
时间的价值
年收入 （万元） 2 4 6 8 10 年工作时间 （天） 254 254 254 254 254 且工作时间 （小时） 8 8 8 8 8 每天价值 （元） 78.74 157.48 236.22 314.96 393.70 每小时价值 （元） 9.84 19.68 29.52 39.36 49.20 每分钟价值 （元） 0.16 0.33 0.48 0.66 0.80
不紧急
不重要
42
重要
不紧急
紧急
偏重第三类事务，结果 • • • 短视近利 危机处理 被视为巧言令色
•
轻视目标与计划
• 缺乏自制力，怪罪他人 • 人际关系浮泛，甚至破裂
不重要
43
重要
不紧急
紧急
偏重第四类事务，结果
• 全无责任感
• 工作不保 • 依赖他人或社会机构维生
不重要
44
四象限处理原则：4D
12
我们为何常常陷入困境？
因为跳不出原來的思维定势
改变時间管理的第一步, 从你自觉需要時间 管理开始
13
以下各题，你只需回答“Yes” Or “ No”. 1 你通常工作很长时间吗？ 2 你通常把工作带回家吗？ 3 你感到很少花时间去做你想做的事吗？
4 如果没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？
崔西定律
任何工作的困难度与其执行步骤的数目平方成 正比。
62
13、双赢的时间协作
守时 预约 守约 不轻易打扰别人 TEAM ROOM
63
14、有效与快速读书看电视
每天5分钟浏览新闻标题（！八卦） 每天15分钟阅读专业期刊 每天10分钟上专业网站 每周看一本书 每月精读一本书 每周看三次有益的电视节目 参加读书会
Diarize（定出做的时
重 要
间） 变为 Do it latter（呆会做）
Do it now！ （马上就做）
Delegate 授权别人去做
Don`t do it。
（别去做了）
紧 迫
45
四象限原则的应用
人重于事 未雨绸缪—预防危机 第一次就把事情做好
46
大智有所不虑，大巧有所不为
4
时间的困惑
时间对盼望的人来说“实在太短”； 时间对恐惧的人来说“实在太长”； 时间对痛苦的人来说“实在太慢”； 时间对快乐的人来说“实在太快”。
朝菌——朝生暮死；寒蝉——春生复死； 海龟——生存500年；黄杨树——活数千年
5
时间是什么？
是一种资源 毫无弹性 无法取代 无法蓄积 不能再生
29
二）实现目标的方法
1. 2. 3. 4. 妥善计划 调整步伐 减少干扰 有效委派
30
妥善安排计划
WBS 并行处理 找出关键路径
31
花时间在计划上才是 最节省时间的作法
不 好
耗用時間
A C D P 好 耗用時間
32
常用计划工具
每日计划 滚动计划 GANTT 图 PERT 图
17
陷阱四：拖延，没有行动
个人的消极态度 做事拖拉，找借口，自制力不足 唏嘘不已，唱明日歌 夜里想得千条路
18
陷阱五：事必躬亲
韩非子.八经 诸葛亮凡事必亲躬, 后來过劳而死. 为何事必亲躬?
19
陷阱六：整理整顿不足
帕金森定律
“工作将被扩展，以便填满可供完成工作的时 间。” “文件的堆积将被扩展，以便填满可供堆积的 空间。”
50
1、均衡是人生
目标要均衡
使命与价值观、角色与目标、重点与计划、欲 望与自制等应合谐一致；
重人性
51
2、分析自己的时间
时间统计 项 目活动
每星期估计花费 的时间（小时）
每 星期实际花费 的 时间（小时）
上两项时间的差 占每星期的总时间的百分比（%） 额（小时）
一 、公务活 动
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 上 下班 开会 打 电话 阅 读文件、整理通信 帮 助下属 接 待宾客 向 上级汇报 公 务出差 拜 访客户 其 它工作上的活动
59
10、有效接待访客
按时间表预约接待 你的座位不要落在别人的视野中 如果有人跟着你进了办公室，不要坐 下来 ……
60
11、有效开会
其他方法行不通时，才召开会议 议题不超过三个 确定每个议题的时间 严守规定的时间 鼓励人们只参加与自己有关的部分 ……
61
12、简化工作流程
20:00-睡觉
53
4、要事首办，立即行动
把每天要做的事情列一份清单 从最重要的开始做 每天这么做
54
5、今日事，今日毕
可以早上做完的事,决不拖到下午完成 可以一天做完的事,決不分成两天完成 每天至少完成一件事情, 特別是在工作情绪 低潮时
55
6、写下来
好记性不如滥笔头 随身携带 适合自己的工具
9
时间就是生命
“不能管理时间，便什么都不能管理” ——（美）杜拉克 我们是每分钟的主人，否则便是每分钟的奴隶， 我们利用时间，否则时间利用我们。
10
请架设一座桥,使A至B 距离最短, 但是桥不可歪斜
300 公尺
B 100 公尺
河水
A
11
有三片木条, 如何将它们围成封闭三角形
2 cm 10 cm 4 cm
64
15、利用等待的间隙
看书 思考 记录 打电话
65
16、加强运动，均衡发展
一周三次运动，每次半小时
有益的爱好 交友
每日思考
66
总结
抛除陋习、改变心智 明确目标、预先计划 要事第一、有效授权 均衡身心、持之以恒
67
68
朱自清 ——洗手的时候，日子从水盆里过去；吃饭的时 候，日子从饭碗里过去；默默时，便从凝然的 双眼前过去。我觉察他去的匆匆了，伸出手遮 挽时，他便从遮挽的手边过去；天黑时，我躺 在床上，他便伶伶俐俐地从我身上跨过，从我 的脚边飞过。等我睁开眼和太阳再见，这又算 溜走了一日。我掩着面叹息。但是新来日子的 影子，又开始在叹息里闪过了。
37
你的四象限
急迫 重 要 不急迫
不 重 要
38
第二象限原则
农场法则 消防工作
39
四象限分类
重要
Ⅰ 压力人 紧急状况 迫切的问题 限期完成的会议或工作 Ⅱ 准备工作 预防措施· 价值观的澄清 计划 人际关系的建立 真正的再创造力 增进自己的能力 Ⅳ 忙碌琐碎的事 广告函件 电话 浪费时间 逃避性活动
27
正确且适合自己
你的使命是什么？
渔夫与哈佛MBA
你的角色是什么？
你的优势是什么？
28
目标的SMART原则
S (specific) M (measurable) A (attainable) R (relevant) T (time-based) 具体的 可衡量的 可达到的 相关的 基于时间的
从容人
紧急 Ⅲ
造成干扰的事、电话 信件、报告 会议 许多迫在眉睫的急事 符合别人期望的事
不紧急
无聊人
无用人
40
不重要
重要
偏重第一类事务，结果
• 压力 • 精疲力竭 • 危机处理 • 忙于收拾残局
紧急源自文库
不紧急
不重要
41
重要
偏重第二类事务，结果 • 有远见，有理想 • 平衡 • 纪律
• 自制
紧急
• 少有危机
6
时间管理是什么？
时间本身是无法管理的 时间管理就是自我管理 时间管理就是习惯管理
7
项目
每天耗时
40年耗时
结余
睡眠
一日三餐 交通 电话 看电视、上网 看报、聊天
休假、白日梦 闹情绪、身体不适
8小时
1.5小时 1.5小时 1小时
13.3年
2.5年 2.5年 1.7年 4.2年 2.5年 1.7年 3.3年
33
调整步伐
创造纪律 生理周期 适应周围的节奏性 协同与沟通
34
克服拖延
为什么会拖延？ 如何克服拖延？
35
减少干扰
干扰是不可避免的 尽量减少干扰 计划时间要留有余地
36
有效授权
猴子在谁的背上？
经理在过道上碰到下属张三。 张三：“早上好。顺便说一下，我们出了个问题。你 看……” ……（10分钟） 经理：“很高兴你能提出这个问题。我现在很忙。让我 考虑一下，再通知你。” ……
测 测 你 的 工 作 习 惯
14
陷阱一：目标不明，缺乏计划
没有宏大目标 目标太多 目标没设里程碑（长跑冠军的故事）
船到桥头自然直！ 事前没计划周详，事后救火（装修）
15
陷阱二：忘却要事第一
拣了芝麻，丢了西瓜
李爱菲2.5万美元的建议
16
陷阱三：不分轻重缓急
先做容易的事，然后再做难做的事。 先做紧迫的事，然后再做不紧要的事。 先做喜欢的事，然后再做不喜欢的事。 先做别人的事，然后再做自己的事。
56
7、清理你的桌子
待丟弃 待处理 待归档 待送出
57
8、有效处理邮件
先把所有信件的主題浏览一遍, 然后分类 一天只有三个时段看 Email 除了急件以外, 集中时段回信
58
9、有效打电话
预先说明谈几分钟 表明你正要去开会 告诉别人什么时候可以给你打电话 由你的秘书先接你的电话
穆尔推销油漆的故事
47
20:80原则
the Vital Few & the Trivial Many 你所完成的工作里, 80%的成果,來 自于20%的時间——即80%的时间 是与成果无关的
48
大石头
小沙子
水
49
时间管理学的演变
•记事便条
•做一些计划、规划
•个人管理：均衡
•分出优先顺序
工作狂，失去均衡 对事的方法用以对人 教条地节省时间
24
反思：我有哪些时间陷阱
我做了什么根本不需要做的事？ 我做了什么能够由别人，并且应该由别人做的事？ 我做了什么耗时过长的事？ ……
25
时钟与罗盘
做事要有效率，但前提是：
方向要正确
26
一）设立目标的方法
1. 2. 3. 4. 5. 正确且适合自己 专一（三个皇子的故事） 写下来 反省 定下完成期限（SMART）
小计 二 、个人活 动
11 12 13 整 理仪容 饮食 睡觉
小计 三 、家庭活 动
14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 煮饭 洗 熨衣 服 打 扫房屋 杂 务与家事 卖 杂物 其 它的逛街活动 缴款 看 孩子 宗 教活动 家 庭外出 家 庭沟通 其 它家庭活动
小计 四 、休闲活 动