旅行社业务档案管理规范

旅行社业务档案管理规范

一、制定目的

全面贯彻落实《旅游服务质量提升纲要（2009-2015）》，实施旅游服务质量提升工程，认真执行《旅行社条例》的有关规定，提高旅行社行业管理水平，规范旅行社业务操作，推进旅行社行业标准化建设，提升旅行社服务质量，营造全行业诚信经营秩序，促进我市旅游行业的持续、健康、科学发展。

二、概念及制定依据

本规范所称的旅行社业务档案，是指旅行社组织旅游者出游、接待旅游者，提供旅游服务等业务活动中形成的有价值的文字、图表、声像等历史记录。

依据《档案法》、《合同法》、《旅行社条例》、《旅行社条例实施细则》、《云南省旅游条例》、《昆明市旅游业监察条例》、《出境旅游服务质量》、《国内旅游服务质量要求》等法律、法规、规章、行业服务质量标准，以及相关旅游合同示范文本制定本规范。

三、适用范围

本规范适用于昆明市行政区域内依法设立的经营旅行社业务的公司、企业。

四、监察管理

市、县（市、区）旅游行政部门、旅游监察机构会同档案行政部门，对旅行社业务档案管理工作进行监督和指导，对不按照规范要求进行业务档案管理的旅行社及相关人员，依据有关法律、法规、规章做出处罚。

五、档案管理的制度要求

（一）制定业务档案管理制度

1.旅行社应当将业务档案管理作为企业管理的重要基础工

作内容，结合本旅行社经营规模、业务流程等实际，制定严格的业务档案管理制度，保证业务档案管理工作的持续、正常开展。

2.旅行社应当明确档案工作的主管领导，设立业务档案管理机构，指定专人负责业务档案的收集、整理、保管和提供利用。

3.旅行社要对业务档案进行统一管理，统一编制全社的旅行社业务档案案卷检索目录，可视其规模分别保管业务档案。

4.旅行社实行印章备案管理制度。旅行社内部的印章（包括各部门的印章）由旅行社法定代表人签字确认后在旅行社进行备案。

（二）档案管理人员工作职责

1.贯彻执行党和国家有关旅游、档案、保密工作的法律、法规、规章、政策，制定本单位业务档案管理的具体制度。

2.收集、整理、保管、指导、督促、检查业务档案立卷、归档工作。

3.负责业务档案的日常管理、统计和利用，按月编写旅行社业务档案案卷检索目录。

4.接受旅游行政部门、旅游监察机构和档案行政部门的业务指导监督和检查，定期上报档案管理情况。

5.完成其他档案管理工作。

六、业务档案案卷质量要求

（一）业务档案的内容

旅行社业务档案分类为国内旅游组团、国内旅游接团、出境旅游、入境旅游、一日游五类业务档案，每一类档案必需的业务文件材料详见本规范附件二《旅行社业务档案案卷封面及卷内目录》。

业务档案文件类别编号：ZT—国内旅游组团业务档案；JT—国内旅游接团业务档案；CJ—出境旅游业务档案；RJ—入境旅游

业务档案；YRY—一日游旅游业务档案。

（二）业务档案填写规范要求

旅行社业务档案中的业务文件材料应当按规范填写，填写规范详见本规范附件1《旅行社业务档案业务文件材料填写规范》。

（三）业务档案制作

1.业务档案立卷

旅行社业务档案案卷实行统一样式，即业务档案案卷分为案卷封面、卷内目录、业务文件材料三个部分。

（1）案卷封面：每卷档案用牛皮纸或其他硬质纸制作案卷封面，案卷封面注明旅行社名称、业务档案类别、案卷编号、时间（由年、月组成）、保管期限、立卷人等项目。案卷按归档时间顺序编号，编号格式为：类别编号—年份—月份—案卷序号，如：ZT—2010—01—001号。旅行社可根据需要在案卷编号中适当增加相应的项目，以便于检索、保管和利用。

（2）卷内目录：内容应当简明清晰，标明序号、业务文件材料题名、页数、备注等。

（3）业务文件材料：旅游团队文件资料。案卷内的业务文件材料按附件二《旅行社业务档案案卷封面及卷内目录》中的“卷内目录”顺序收集、排列、整理。

2.及时立卷归档。旅行社应在团队行程结束一个月内按规范立卷归档。

3.为确保业务档案真实有效，归档文件材料应做到字迹工整、数字准确、图样清晰，签字盖章。合同、行程表等文件应填写所有规定内容与项目，不留空格空项，确实需要省去的内容可用划线的方法省略或删除；地接社回执等传真确认件须用复印件归档，缺件的业务文件材料应由具体经办人或责任人写出书面说明，连同其他业务文件材料一并归档。

4.业务档案应按档案案卷的装订方法进行装订，一团一案卷，每月装订成册。

七、业务档案的保管保护

1.旅行社业务档案的保存期为两年。

2.档案库房或者档案柜应当坚固，具备防火、防盗、防潮、防高温、防鼠、防虫、防光、防污染等条件，室内应当保持清洁、整齐、通风。严禁在档案库房内外存放易燃、易爆物品。

3.随卷归档的影像和声像资料，应当防止受潮、滋化，数据库光盘等要定期复制，并存放在特种载体内。

4.档案管理人员应当定期对档案进行检查和清点，发现破损、变质、字迹褪色和被虫蛀、鼠咬的档案应当及时采取防治措施，并进行修补和复制。发现丢失的，应当立即报告，并负责查找。

八、业务档案的鉴定和销毁

1.旅行社应对到期的业务档案进行鉴定。鉴定工作由旅行社业务档案管理机构负责人、档案管理人员、相关业务人员等组成鉴定小组共同进行。

2.经鉴定，业务档案仍有保存价值的，应延长其保管期限。无保存价值的，登记造册后予以销毁。

3.销毁业务档案时，应由两人负责监销，监销人应在销毁登记簿上签名。

附：1.《旅行社业务档案业务文件材料填写规范》；

2.《旅行社业务档案案卷封面及卷内目录》；

3.《旅行社业务档案有关业务文件材料示范样本》。

附件1：《旅行社业务档案业务文件材料填写规范》A．国内旅游组团业务档案业务文件材料填写规范；

B．国内旅游接团业务档案业务文件材料填写规范；

C．出境旅游业务档案业务文件材料填写规范；

D．入境旅游业务档案业务文件材料填写规范；

E．一日游业务档案业务文件材料填写规范。