03-档案管理制度

专利档案管理办法
第一条为加强公司专利档案的管理，提高专利档案管理水平，有效利用专利档案，充分发挥专利档案在自主创新中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国专利法》、《中华人民共和国专利法实施细则》等法律、法规，结合本公司专利档案工作的实际，特制定本办法。

第二条本办法所称的专利档案，是指本公司专利申请、审查、授权、维持、诉讼、实施、转让、保护等活动中形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物、电子文件等不同门类和载体的原始记录。

第三条专利档案属于专利申请人或者专利权人所有（另有约定的除外）。

专利申请人或者专利权人负有保护专利档案的义务。

第四条对由本公司形成的专利档案的管理应遵循集中统一管理的原则，确保档案的完整、安全，为本单位经营、管理、产品研发等各项工作服务。

第五条本公司应将专利档案工作列入本单位档案工作计划和检查、考核内容；专利行政管理部门要加强对专利档案工作的监督和指导。

第六条应配备档案管理人员，负责专利文件材料的积累、整理和归档工作。

第七条应建立健全专利材料的归档制度，并把专利文件材料的形成、积累、整理、归档的要求列入各项工作标准、工作程序及各部门、相关人员的岗位职责，作为考核的重要内容。

第八条在专利工作中形成的应归档的文件材料，必须按照规定，及时向本公司的档案管理机构移交，任何人个不得将归档文件材料据为自己有。

第九条一般情况下专利档案应包含以下归档范围：
1．专利申请材料：申请书、权利要求书、说明书及其摘要、附图、请求书、相关证明、技术问卷等附加文件（具体可参照受理通知书相关内容）等；
2．专利委托材料：委托书等；
3．专利受理材料：受理通知书、补正通知书和补正材料、初审合格通知书、初审合格通告、实质性审查请示书和补充材料、进入实审程序通知书、实质性审查意见等；
4．专利获得材料：包括授权通知书、登记手续通知和登记表、公告文本、专利证书等；
5．专利缴费材料：缴费通知书、缴费发票复印件、费用减缓通知书、每年的年费发票复印件等；
6、专利实施运用材料：专利技术转让合同、许可实施材料等；
7、专利奖励（资助）材料：享受国家各级政府有关专利方面的优惠政策的申请、批准和取得的材料；
8．专利诉讼材料；
9．其他与专利活动有关的材料。

第十条实用新型专利和外观设计专利档案保管期限应为短期，发明专利应为长期，如属于获得国家发明专利金奖或优秀奖的，应延长为永久。

第十一条在专利工作中形成的全部应归档的文件材料，原则上应于本次专利活动结束后1个月内将整理后的文件材料移交本单位档案管理机构，集中管理，以保证专利档案的完整与安全。

第十二条归档工作由专利材料形成者或兼职档案员承担，档案管理机构负责指导和协助。

其中综合性文件材料和跨部门联合承办的文件材料应由牵头部门负责归档。

归档文件材料应完整、准确，字迹工整并具有原始性，载体和书写材料要符合耐久性要求和有关技术标准，禁止使用纯蓝墨水笔、红墨水笔、铅笔、圆珠笔等不耐久字迹材料起草和签批文件。

第十三条专利档案的整理要求
专利档案应以项目为单位进行整理。

一般一项专利为一卷。

卷内文件排列顺序依次为：专利获得材料；专利委托材料；专利申请材料；专利受理材料；专利缴费材料；专利实施运用材料；专利奖励（资助）材料；专利诉讼材料；其他。

有关卷内文件材料的情况说明、整理人、检查人和时间应逐项填写在备考表内。

专利档案可在同一类目内按专利活动结束时间顺序进行排列编号，编制专利档案案卷目录。

应根据本公司专利档案实际编制相应的检索工具。

第十四条专利档案中特种载体档案的整理应依照现有关标准执行。

第十五条档案管理部门要通过各种方式和途径，积极主动地开展专利档案利用工作，为本单位各项工作提供服务。

第十六条建立和健全专利档案借阅制度，确定不同的利用范围，规定不同的审批手续。

外单位利用专利档案必须经公司领导同意。

第十七条档案部门应建立专利档案统计台帐，对专利档案的收进和移出、保管数量、销毁等情况进行及时、准确的统计和登记。

第十八条本办法公布实施前已整理的档案，可维持原状，也可按本办法要求逐步调整。

第十九条本办法总经办负责解释。

第二十条本办法自发布之日起施行。