行政管理培训 PPT课件

会议室的争夺战！！
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会议室！！
会议室的已被敌人抢占……
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同学们上课要做笔记哟！
1、公司周例会由总裁办秘书对会议进行记录。并于会后1个工作日内形成会 议记要存档并以邮件形式发送给公司领导及各部门负责人。 2、各部门例会、职能专题会或对外接待会议，遵照“谁组织，谁记录”的原 则，由组织部门指定专人对会议进行记录，并于会后1给工作日内形成会议 纪要存档并发送相关责任人。 3、会议记录可采取笔录、录音、录影等方式，形成会议纪要的同时需保存 好现场影音资料。 4、会议纪要需根据内容明确保密等级，所有与会者需严守保密制度，不得 外传泄密。纪要抄送范围由会议牵头部门分管领导决定（原则上无特殊说明， 24 参会人员全员可阅）。
a）重要会议开始前半个小时，行政人事中心应安排专人对会场设备、文件 资料、饮料、纸、笔进行调试、摆放。 b）对外接待会议行政人事中心应制定专项接待方案，方案内容包括但不限 于接机接站、车辆调度、餐饮、住宿、活动安排等。会议开始前可根据会议 组织部门或来宾要求准备不同的会场接待用品。
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c) 会议结束后原则上30分钟内完成会场清理工作。如遇特殊情况，则另行安 排。
3、办公区内所有固定座位及所有柜子由行政人事中心统一安排GO分D,配想，吸员工
不能私自占用固定座位或柜子。
烟到底能
4、员工在办公室内应妥善保管好个人物品，以防遗失。 去哪里？
5、公司内所有区域一律禁止吸烟；除指定餐厅外，其余区域一律禁止用餐。
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6、未经同意不得随意翻看同事的文件、资料等。
第二节 行政事务管理制度
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公司
的使用、借用……
资质证书借阅、借用……
公司印章的使用、借用
1．公司公章的使用范围：
·以公司名义行文发出的公文、报告、信函、重大事项公告、报表、介绍信、 证明、通知、制度规定等文件; ·公司领导签署的各种具有法律效力的合同、协议书等法律文本； ·公司领导批准的各种证件（聘书、荣誉证书等）。 2．公司公章的使用程序：
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各位同学，应正确使用公司的物品和设备，提高工作效 率，具体要求如下：
1、爱护公司资产，合理并正确使用各类办公家具及办公设施。
2、公司根据员工的工作性质按区域提供固定座位。员工如有特殊理由需要 申请或更换座位，应联系行政人事中心，经批准后予以更换。
会议室的很紧张，要抢的……
a）会议牵头部门提前一天通过OA系统“会议室管理”进行会议室预订。由行 政人事中心（前台）落实确认会议室可以预订后，方可使用。 b）如遇不同会议计划同时召开的情况，由行政人事中心统一对会议室进行 安排协调。
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a）公司定期例会，由行政人事中心前台于会议召开 前半个小时布置好会场，由董事总经理于会议召开 前10分钟通知公司领导及各部门负责人准时到会。
员工需使用公司公章时，须先在OA系统填写“用章审批”。如下表格：
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1-登录OA系统 2-在系统首页“我的模板”
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注：需使用印章的文件请作为附件上传OA系统中，供领导审阅！
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公司印章只限在公司使用，如因特殊情况需将公章借出公司使用的， 必须在OA系统用章申请表中填写借用原因，并经部门领导——分管 领导——公司总经理逐级批准，由借用部门专人携章前往，用毕立 即返回。
b）涉及多个部门共同召开并需公司领导参加的内部 会议或职能专题会议，会议牵头部门需提前通过OA 系统“会议管理”通知相关参会人员，并明确会议时间、 参会人员、议题等细节。
c）对外接待会议，会议牵头部门需提前通过OA系统 “会议管理”通知相关参会人员，并明确会议时间、参 会人员、议题等细节。并提前2-3天报备至行政人事 中心（前台）处。报备内容包括但不限于：会议主 21 题、会议时间、会议地点、参会人员、会场布置要 求等。行政人事中心（前台）登记后通知相关参会
（正、副本）、税务登记证（正、副本）、企业集团登记证、企业法定代表 人证书等各类证件。 2．公司各类资质证书由行政人事中心专人负责保管。
3．如工作所需提供公司资质证书复印件，必须经OA系统提交“档案借阅申请 单”，由部门领导——人事行政经理——分管领导——公司总经理逐级批准， 并知会档案管理员打印提供。
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流
程
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还有的是：
部门
的使用！
1．部门印章的使用范围： 部门印章用于部门内部签发的不对公司以外的报告、通知、会议纪要等文件。
2．部门印章的使用程序： ·员工需使用部门印章时，先由印章保管人进行登记; ·印章使用人在登记表上签字后方可使用部门公章。
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资质证书的使用、借用……
1．公司各类资质证书包括企业法人营业执照（正、副本）、组织机构代码证
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行政管理制度培训
行政人事中心 2012年度
集团总部办公场所
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不得不说的是： 办公环境很有创意！
根据门里集团办公环境相关条件，公司在设计办公室布局时，考虑了多
种办公功能的需要，并对不同的功能场合配置了不同的设施，详见下表：
电话 网络 柜子
公共文具
屏幕、白板
办公区
固定座位 接待区
会议室
机房
公共区（如餐厅、前台等）
上课要认真！
1、严格遵守开会时间。不允许迟到、早退。如遇特殊情况，需向会议主持 人说明。
2、会议期间手机需调至静音状态，特殊情况可至场外接听。
3、会议中发言需简明扼要，避免发表与会议无关的话题。
4、会议形成的决议因由牵头部门及时以书面形式通知执行部门，并负责监
4．如因特殊情况需将资质证书借出公司使用，必须经OA系统提交“档案借阅
申请单”，由部门领导——人事行政经理——分管领导——公司总经理逐级批
准，并知会档案管理员登记借用，用毕立即归还。
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资质证书借阅、借用OA系统流程。
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资质证书的使用、借用OA系统流程
同学们，一定 要写详细哟！
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流
程
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集团总部会议管理制度
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会议室的很FASHION!
小会议室：可供6人参会，提供电话会议、投影设备。
大会议室：可供35人参会，提供多方视频电话会议、投影设备。
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会议的很多很具体……
1、电话会议（大、小会议室） 2、视频会议（大会议室） 3、移动多方会议（大、小会议室） 4、普通会议（大、小会议室）
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会议的程序要牢记！！