公文格式详解

公文标题病称加书名号外，一般不 用标点符号。 公文中乱用标点符号主要表现在： 1).转发和颁发法规、规章，不用书名号而用引号。 2).不必用其他标点符号而随意使用。 如《关于对1999年“全民文明礼貌月活动”安排 的通知》。
主体部分
1、全国人民代表大会常务委员会教师节的决定 少关联词“关于”,主题表达不全 2、关于对张××进行欺骗伪造病假条错误的通报 内容重复啰嗦：关于张××伪造病假条错误的通报 3、××市公安局关于表扬×××的通知 文种使用错误，应用《关于表彰……的通报》 4、××县政府办公室关于批转××市长在××会议上讲话 的通知 不可用批转，只能用印发（上级才可用批转）
体
1、提供主题检索标识； 2、确定复本送达范围； 3、提供公文印制责任者、时间等。 主题词：文书 档案 通知
□抄送：市档案局，市经贸委。
□天开电化有限公司办公室
二○○五年一月二日
版
2005年1月印发□
记
排印格式
（一）用纸：国际标准 A4，幅面尺寸 210mm×297mm （二）公文页边与版心 公文用纸天头(上白边) 为：37mm±lmm 公文用纸订口(左白边) 为：28mm±1mm 版心尺寸为： 156mm×225mm(不含页码)
天开„2005‟3号
机 密★一年 特急 眉
首
关于加强文书档案工作的通知
各分公司，各处、室： 主 1、传达行文意图； 为贯彻瓯江市人民政府《关于进一步加强企业档案工 2、表明文书的生效时间和法律凭据； 作若干意见》（瓯府[2005]2号）的精神，加强本公司及下 属单位文书档案工作，· · · · · · · · · 。 3、表明行文关系和主送范围。 附件：1、瓯江市人民政府· · · · · · · · · · 意见 2、瓯江市档案馆· · · · · · · · 的通知
标题
主送机关
标题下空一行，左侧顶格用3号仿宋体，回行时仍顶格； 最后一个主送机关名称后标全角冒号。
不同类且非并列关系的机关中间用逗号隔开，同类 中间用顿号隔开，末尾加冒号，如 “各省、自治区直辖市人民政府，国务院各部委、 各直属机构：”
主体部分
• （四）正文：公文的核心和主体部分，表述文件的具 体内容，体现发文机关的意图。一般而言，主送机关 之下、落款之上都是正文，一般包括开头（缘由）、 事项、结尾三部分。不同文种写法不同。
距上页边30mm
信 函 式 文 头
文件字号加于此处
红色，长均为 170mm
距下页边20mm
特急
命令（令）格式
会议纪要格式：会议纪要标识由“××会议纪 要”组成。用红色小标宋体字，字号由发文机关 酌定。会议纪要不加盖印章。
党的机关公文版头
XX发„2005‟号
XX发„2005‟号
主体部分
• • （一）标题： 完整的公文标题：发文机关+主题+文种 如《中共中央关于面向21世纪加强和改进党校工作的 决定》 主题+文种：《关于认真贯彻执行中央和地方税务机构 征收征管分工有关规定的请示》 。 发文机关+文种：《中华人民共和国公报》《新大地公 司通知》 文种：《通知》
居左空 1字
居右空1 字 平行排列于发文字号右侧 签发人用3号仿宋体字，签发人 后标全角冒号，冒号后用3号楷 体字标识签发人姓名。
主办单位签发人姓名置于第一行， 其他签发人姓名从第2行起在主办单 位签发人姓名之下按发文机关顺序 依次顺排，下移红色反线，应使发 文字号与最后一个签发人姓名处在 同一行并使红色反线与之的距离为 4mm。
主体部分· 正文
• 2）事项 • 特点：主题单一、内容准确、语言简洁朴实、论证符合逻 辑 • 方式： *按事物发展的时间顺序排列－会议纪要、通报、大事 记 *按事件构成要素的逻辑次序排列（时间、地点、任务、 过程、原因、结果）－通报、报告、通知 *按提出问题－分析问题－解决问题的事理层次为序排 列
正文下空一行左空2字，文件印章等生 效标志之上用3号仿宋体字标识“附 件”，后标全角冒号和名称。附件如有 序号使用阿拉伯数码；附件名称后不加 标点符号。
主体部分
• （六）发文机关：发文机关，是公文的作者或发出单位。 发文机关要写全称或规范化简称。 • 若是联合行文，主办机关排列在前。使用全称或规范简 称，不可滥用简称。位臵在正文或附件标注的右下方， 另起一行书写，和上面的内容空出一定距离，以便加盖 印章。 • （七）印章：是发文机关对文件生效负责的凭证，除会 议纪要和电报形式发出的公文外，正式行文都应加盖印 章。也可签署。
• • •
公文标题病误
a.标题无文种 将一般公文误作为法定公文，致使标题无文种。如 《……关于……的规划》、 《……关于……的总结》。 转发、印发性通知文种被放弃，致使标题无文种。如 《……关于转发……的方案》。 b.不伦不类的标题 两个文种并用 如请示报告、任免决定的通知等。 混用文种 将“请示”错用成“申请”。
发文机关标识下空2行，用3号仿 宋体字，居中排布；年份、序号 用阿拉伯数码标识；年份应标全 称,用六角括号“„‟”括入；序 号不编虚位，不加“第”字。
×教（84）字第161号
眉首部分
• （六）签发人：代表发文机关核准并签发公文文稿的 领导人姓名，签发人和会签人（联合行文）的姓名， 是公文生效并对其内容负责的标志。一般公文不必有 签发人，上行文中要标明，请示应当在附注处注明联 系人姓名和电话。
主体部分
（九）附注：是对公文使用 时需要注意的其他事项的说 明。如术语的解释、文件的 传阅范围、使用方法等。位 于成文日期的下一行，居左 空两个字，用圆括号括入。 如：（此件发至县、团级， 传达到全体党员）。“请示” 应当在附注处注明联系人的 姓名和电话。
眉首部分
• （四）发文机关标识 • 由发文机关全称或规范化简称后加“文件”两字组成。 如“××省人民政府文件”、“ ××公司文件”。 • 发文机关用来制发正式文件时使用的具有固定版式的 标识。发文机关常用红色字体印刷，俗称“红头”， 字体为小标宋体。
字体为小标宋体。 大小：22mm×55mm 约为初号字
上下居中
公文首页必须显示正 文，发文机关过多只 能挤发文机关，不能 挤正文，可将发文机 关字号缩小，行距缩 小，直至保证公文首 页显示正文为止
眉首部分
机 关 代 字 年 份 序 号 居中
• （五）发文字号 • 发文字号由发文机关代 字、年份、序号三部分 组成。
〔 〕
六角括号
• 常见问题：
• 冀教〔 84 〕第161号 • 教高（2003）05号 • 中办发〔2004〕字37号
眉首部分
另：企业商业秘密：
企业商业秘密分“商密AAA”、“商密AA”和“商
密A”三种；保密期限比照国家秘密期限。例：商密A 1年。
份号 “★”
秘密等级和保密 期限3号黑体字
空一字
眉首部分
• （三）紧急程度 • 紧急程度是指送达和办理公文的时限要求，分“特 急”、“急件”。 • 如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心 右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等 级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1 行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。
两个机关联合行文加盖印章规范
三个以上机关联合行文加盖印章规范
主体部分
• （八）发文时间：或成文时间。是公文制成时间或生效 的法定时间。年月日齐全，不可省略。用汉字书写，不 能用阿拉伯数字与汉字混用，“零”写为“Ο” 。 • 一般文件，以领导人签发的日期为准； • 联合行文以最后签发机关领导人的签发日期为准； • 会议通过的公文，以通过日期为准； • 法规性公文，以批准日期为准，或以专门规定的具体生 效、开始执行的日期为准。
眉首部分
• • • 份号、保密等级和期限、紧急程度、发文机关标示、 发文字号、签发人，位于公文首页间隔线上方 （一）份号：将同一文稿印制若干份时每份公文的顺 序编号。用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第l行。 （二）秘密等级和保密期限
•
秘密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级 。 3号黑体字，顶格标识在版心右上角第l行，两字之间 空l字；如需同时标识秘密等级和保密期限，在秘密 等级和保密期限之间用“★”隔开。
一、公文的格式
眉首部分：公文份数序号、秘密等级和保密期限、 紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人 主体部分：公文标题、主送机关、公文正文、附 件、成文时间、公文生效标识、附注
版记部分：主题词、抄送、印发机关和印发时间
00001 1、表明文书的法定权威和信息源； 2、确定文书的处理缓急和安全要求； 3、为文书的科学管理提供分类标识和检索途径。
排印格式
• （三）公文中的颜色：一般情况下，除了发文机关标 识、眉首的反线和发文机关印章为红色外，其余部分 均为黑色。 • （四）排版规格 • 正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小 标宋体字或黑体字。
下行、平行公文首页格式
平行文、 下行文， 至版心上 边缘 25mm
上报公文首页版式
上行文至版心 上边缘为 80mm
•
•
•
主体部分
• （二）题注：对文件标题的注释说明，用以说明法规 性文件或经会议讨论通过的文件的产生的法定程序和 时间，使用（）标注，不用其他符号如句号等。位于 标题正下方，一行或多行。如《中共中央关于进一步 加强农业和农村工作的决定》题注为“（中国共产党 第十三届中央委员会第八次全体会议1991年11月29日 通过）”
主体部分· 正文
• 1）开头 • 特点：开头要开门见山，起句立意，简洁精炼，富于概括 力，能够引领下文。 • 方式： *一是根据式 “根据”、“遵照”、“按照”等作为 标志 *二是目的式 “为了”、“为”等作为标志 *三是起因式 “鉴于”、“由于”、“随着”等作为 标志 *四是时间式 “最近”、“近年来”等作为标志
主体部分· 正文
• 3）结尾 • 特点：简练、直接 • 要求 *对主题再作简要概括或强调 *强调行文目的或陈诉行文要求
2号小标宋体
主送机关名称下一行，每 自然段左空2字，回行顶格。 数字、年份不能回行。3号 或4号仿宋体印刷。
主体部分
• （五）附件：附在正文之后的一些补充材料，有的公 文没有附件。公文如有附件，在正文下空l行左空2字， 文件印章等生效标志之上。
主体部分
• 格式： 公文标题在红线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或 多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间 距恰当。 制作标题时注意三点： 一是不要文字太多，标题太长。如：《**大学关于认真 贯彻中央纪律检查委员会关于不准干扰大学毕业生分配工 作的通报精神，做好我校应届毕业生分配工作的几点意见》 这个标题57个字。还有一些转发性文件，多层转发处理不 当，造成了标题太长。 二是不要随意省略标题要素，只写文种。如有的公文只写 《通知》两个字，读者通过标题，得不到任何信息，更无 法了解公文的主旨，是不符合要求的标题。 三是标题中除法规、规章名称使用书名号外，一般不使用 标点符号。
不得标识此页无正文
上不压正文、下不离日期、骑 年盖月，下弧无文字时下套 下弧有文字时中套
当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整字距、行距的 措施，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解 决
中套方式
下套方式
主体部分
• 当联合行文需加盖两个印章时，落款处不署发文机关名称， 应将成文日期拉开，左右各空七个字，主办机关印章在左 侧，两印章不得相交或相切，两个印章平行排列，上距正 文一行之内，采用同种加盖印章方式(或下套方式，或中 套方式) • 当联合行文需盖三个以上印章时，为防止出现空白印章， 应落款发文机关名称（可用简称），主办机关名称排列在 前，印章对应盖在机关名称之上，每排最多排三个印章。 最后一排如余一个或两个印章，均居中排布，成文日期标 示在最后一排印章之下空一行位臵，右空两个字。
主体部分
• （三）主送机关：负责处理公文的主要受理机关。面 向全社会或普发性公文以及规章条例外，一般应注明 主送机关。上行文、平行文一般只有一个主送机关， 下行文可有多个主送机关。上行文的主送机关应是直 接上级机关，一般不得越级行文，不得将领导人作为 主送机关。主送机关名称应为全称或规范简称、统称。