档案分类规范资料

档案分类规范

第一条为适应公司档案信息化发展需要，进一步规范公司档案的分类与编号, 根据中国石油化工集团公司现行《企业档案分类规则》，结合公司实际情况，制定本规范。

第二条公司档案分类以立档单位的全部档案为对象，依据本单位管理职能，结合档案内容、形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理与开发利用。

第三条一级类目的设置：

（一）公司档案设置一级类目15 个，即党群管理类、行政管理类（包括经营管理类、生产技术管理类）、产品类、科研类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部员工档案类、教育工作类、礼品类、声像类、荣誉类、印章类、照片类、光盘类；

第四条二级及二级以下类目，按照公司部门（车间）专业管理职能和档案形成特点设置（见附件1）。设置方法如下：（一）党群管理、行政管理、教育工作类的二级类目，按保管期限设置。

（二）产品、科研、设备仪器类的二级类目，按专业性质设置。三级类目分别按产品类型、科研课题、设备仪器类型设置。

（三）基本建设类的二级类目，按工程项目（或装置）设置。三级类目按阶段设置。

（四）会计档案类的二级类目，按文件材料形式（名称）设

置。三级类目按所属单项内容设置。

（五）干部员工档案类的二级类目，按员工身份设置。

（六）礼品类的二级类目，按制成材质设置。

（七）声像类下设录像带、录音带、数字磁带（盘）二级类目，三级类目按内容设置。

（八）荣誉类的二级类目，按奖品种类设置。

（九）印章、照片类下设党群工作、行政工作二级类目。

（十）光盘类的二级类目，按数据类型设置。

第五条全部档案应按一、二级类目分类。三级类目一般只作分类排架的依据，是否采用由各部门根据本单位档案数量、内容构成和形成特点确定。

第六条类目标识的构成：

（一）一级类目采用阿拉伯数字01、02、03、04……依次

标识；

（二）二级及二级以下类目采用阿拉伯数字01—99 标识；

（三）各级类目号之间、全宗号与类目号、类目号与年度号之间均使用间隔号“·”隔开。案卷号（或件号）与其它代号之间，一律使用连接号“—”相连。

第七条档号的结构：

（一）档号一般包括全宗号、分类号、案卷号。全宗号按公司各车间、部门的编号标识（见附件三），一些类别档案还将年度号放入档号中。各类别档案的档号具体结构执行第八条规定。

（二）分类号是档号的主体，一般由一、二级类目代号组成，有扩展到三级类目的，还应包括三级类目代号。

第八条各类档案的档号标识方法与标识示例如下：

（一）党群管理类、行政管理类、教育工作类档案的档号结构与标识为：

XXX · XX · XX · XXXX —XXX

件号

年度

保管期限

一级类目

全宗号

例：

106 · 01 · 01 · 2015 — 013

第13 件

2015年

永久

党群管理类

公司办公室

（二）产品类档案的档号结构与标识为：

案卷号

二级类目

一级类目

全宗号

例：

107（04）· 04 · 02 — 012

第12 卷

石油化工产品

产品类

监察部（分析化验）

（三）科研类档案的档号结构与标识为：

案卷号

二级类目

一级类目

全宗号

例：

201（01）· 05 · 03 — 002

第2 卷

石油化工

科研类

生产车间（天然气制氢）

（四）基本建设类档案的档号结构与标识为：

案卷号

阶段代号

项目代号

基本建设类

全宗号

例：

202（02）· 06 · 26 · 43 — 006

第6 卷

竣工图

消防水池

基本建设类

动力车间（公用工程）

1.小型工程、公用工程、民用建筑等档案的档号，可采用以下结构：XXX · 06 · XX —XXX

案卷号

项目代号

基本建设类

全宗号

例：

第7 卷

变配电所

基本建设类

机电仪车间（电气）

2.技改、技措项目档案的档号，可采用以下结构：

XXX · 06 · XX ·XX — XXX

案卷号

技改技措次数

原项目代号

基本建设类

全宗号

例：

第6卷

第一次技改技措

液化气球罐

基本建设类

动力车间（油品）

3.公用工程、民用建筑等有子项（分项）的项目，其子项编号由各单位档案部门确定。

（五）设备仪器类档案的档号结构与标识为：

XXX · 07 ·XX — XXX

案卷号

二级类目

设备仪器类

全宗号

例：

201（01）· 07 · 01 — 005

第5 卷

炉

设备仪器类

生产车间（天然气制氢装置）

（六）会计档案类档案的档号结构与标识为：

案卷号

年度

财务部门代号

二级类目

会计类

全宗号

其中“财务部门代号”由公司档案部门根据实际情况确定。