上市集团公司采购管理制度

xx集团有限公司

采购管理制度及流程（试行）

目录

1目的2

2适用范围2

3采购的管理2

3.1 采购的责任范围2

3.2 申请部门责任范围2

3.3 采购的管控规则 (3)

3.4 采购流程控制 (4)

3.5 采购申请OA流程 (5)

3.6 采购审批OA流程 (5)

4采购流程操作指引

5

4.1采购项目开发

5

4.2确定项目进度时间

6

4.3采购项目管理

6

4.4确定潜在供应商

6

4.5比价或招投标

6

4.6确定采购标的规格及技术指标

7

4.7采购订单/合同

8

4.8验收和付款

8

4.9供应商产品质量追踪

8

5文件管控10

6附件10

7附则11

降成本保质量建体系提效益

1目的

为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，确保及提高产品质量，满足公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制订本制度。

2适用范围

公司所有的采购项目（物品或服务）。

3采购管理

3.1采购员的责任范围

-根据本公司申请部门的需求，制定采购计划及策略；

-根据本公司及集团采购管理制度负责对本公司所有采购事项的执行，包括但不限于对供应商的选用、资质审核、比价议价、招投标组织、订单的跟进等；

-控制采购成本，保证产品质量，确保产品质量可追踪；

-根据采购交易方式，负责申请采购项目中的所有费用，包括但不限于预算内、预算外、提前垫付、预付款、尾款及全款报销等；

-建立及维护本公司供应商数据库，开发关键及后备供应商，对供应商进行定期的评估和管理，促进供应商的优胜劣汰；

-每季度出具本公司的采购分析报告，在每季度的第1周内完成上季度的采购分析，并提报给分管总监及、总裁及集团企管部。

3.2申请部门责任范围

-制定需求计划，包括项目名称、产品及服务基本要求、预计需求时间及费用，并将预计费用归口到采购员进行采购费用预算编制，报集团进行费用预算审批；

-提出采购申请，项目需求应明确，采购申请需要预留采购周期；

-协同采购员参与采购事项办理：评选供应商，关注产品及服务是否可以满足需求；

-对申请采购的物资和服务负责进行验收及反馈；

-对产品质量、交期及售后服务提出反馈意见。

3.3采购的管控规则

公司所有的采购事项均需通过“先申请及审批，后执行”的流程进行管控，具体规则如下：

1）采购申请流程

各部门对有需求的采购项目均需提报采购申请流程，采购申请流程必须经过分管总监及总裁审批同意后，方可转至运营部采购员负责采购。

注：a、行政办公类类物品由行政部统一收集各部门的需求，并发起采购申请流程。

b、向已签有年度合作协议的供应商重复采购特定产品的采购项目无需提报采购申请流程，可直接发起采购审批（订单）审批流程

c、涉及需进行招标的采购项目，采购申请流程除经过分管总监及总裁审批同意后，还需知会集团企管部的相关岗位同事，并与集团企管部相关同事进行协同办理。

2）采购审批流程

由运营部采购员负责发起采购审批流程，如有需要，可要求需求部门负责人进行采购协同：

-单次采购金额小于KKKK元的采购项目（含KKKK元），无须提报采购审批流程，接到各部门发起的经总裁批准同意的采购申请流程后，即可采购，无需签定采购合同，通过付款流程或费用报销方式进行结算。

-单次采购金额大于KKKK元但小于20万的采购项目，则须提报采购审批流程，签定采购合同，经公司及集团各级领导（采购审批流程及采购合同盖章审批流程可合并发起，并参照集团财务权限规定设置各级领导的审批节点）审批同意后，方可进行采购。

-年度采购金额大于100万、且需重复性采购的特定采购项目，则须签定年度采购合同，并经集团企管部相关岗位同事协同办理，XX及集团各级领导（参照集团财务权限执行）审批同意后（采购审批流程及采购合同盖章审批流程可合并发起，并参照集团财务权限规定设置各级领导的审批节点），方可进行进行采购。

备注：特定采购项目为指：1）具有唯一性的物品采购（如：享有国内独家经销权的酒品采购、供应商享有专利的物品采购等）；2）虽非唯一性，但有较高技术或质量

要求的物品采购（如：需先打样并经验收或需第三合作方共同验收合格后才能进入采购环节的物品等）；3）提供长期服务的第三方服务采购；

-已签有年度采购合同的特定采购项目，后续只需提报采购订单，并经公司及集团各级领导（采购审批流程及采购订单盖章审批流程可合并发起，并参照集团财务权限规定设置各级领导的审批节点）审批同意后，方可进行采购。

-单次采购金额大于20万元的采购项目原则上需通过招投标进行采购（向签有年度采购合同的特定产品采购除外），或依集团招投标采购制度要求需通过招投标方式进行采购的采购项目，采购审批流程需经集团企管部相关岗位同事协同办理，XX及集团各级领导（参照集团财务权限执行）审批同意后，方可进行采购合同盖章审批，即，采购审批及采购合同盖章审批需分开申请。

3.4 采购流程控制图

运营部采购员备注说明明

说明1：

1、参考采购申请OA流程

2、附件：采购申请表、产品

说明2:

1、优先选用合格供应商

2、新供应商需调查及提交资

否

说明3： 1、样品确认 2、包装方式、标识 3、交期和质量标准

说明5：

1、参考采购审批OA 流程

2、附件：供应商选用表、报价单、合同/订单、供应商及

产品相关资料

说明7：

1、

采购申请、审批

OA 产品订购

验

收

及付