公司固定资产管理方法

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1.各类固定资产在使用过程中如需增加器件或维修,各使用部门应首先向行政部门提交申请,由行政部统一编制费用预算,按固定资产购置要求经有关人员审批后再进行,固定资产需要修理时,由使用部门提出申请,经行政专员组织维修,维修完成后,由使用部门相关人员验收,并在《固定资产维修记录表》上签字确认;
2.行政部负责组织进行升级或维修,行政专员应当编制季度固定资产维修计划,季度维修费用应当纳入季度部门预算,人资行政部负责人审批通过后提交财务部门备案。;
2.对于电脑设备类、运输设备类部门间临时借用固定资产,借入方应填写“固定资产内部借用通知单”,说明借用资产的名称、借用原因、借用期限等,由借用人和本部门经理签字,交借出方部门经理审批,人资行政部备案。借出方资产管理员应对借出的固定资产进行登记,并负责借出资产的收回。
(二)外部租赁
固定资产的租赁工作统一由人资行政部负责对外办理手续。具体有以下三点要求。
相关部门职责一览表
使用部门
1.建立和贯彻固定资产的使用,保管责任制度;
2.填写资产登记表以及资产卡片,及时反映固定资产的增、减变动等情况,做到账物一致、账账一致;
3.正确使用固定资产,做好维护保养工作;
4.承办资产的新增、变更、转移、减损等有关手续及事宜。
人资行政部
1.负责公司所有固定资产的管理,包括购前资产审核、购后资产的登记、编号、贴标、维护,建立公司资产登记明细表,及时对“资产编码”进行更新;
附件七 《固定资产内部调剂通知单》
置物桌
炉灶
洗碗台等
QTL:其他类
垃圾桶
2年
灭火器等
五、固定资产编码规则
固定资产编码规则为:公司简称-部门-存放地点-类别-名称-编号,编码简表如下:
固定资产编码简表(总表见附件)
ZJB:总经理室
ZJB:总经理办公室
BGL:办公类
SFY:沙发椅
DQL:电器类
NKT:空调内机
TCC:停车场
YSL:运输类
报废审批权限
资产分类
报废单件原值
审批程序
办公类、其他类、厨房类、弱电类、电器类
5000元以下
使用部门经理签名、人资行政部、财务部审批
5000元以上
使用部门经理、人资行政部、财务部签名,总经理审批
运输设备类(除手推车)
无论金额大小
使用部门经理签名、人资行政部、财务部签名,总经理审批
(二)固定资产报废程序
类别
单次使用金额
审批人
执行办理
办公类、其他类、电器类、厨房类
5000元以内
人资负责人、财务部
一般由人资行政部办理购买手续
5000元以上
人资负责人、财务部、总经理
运输类(除手推车)
8-15万
人资负责人、财务部、总经理
预算外固定资产临时购置申请应由使用部门提出,填写《固定资产购置审批单》,经人资行政经理、财务经理审核提交总经理审批。人资行政部实施采购时应当严格执行资金支付审批程序,请款时应当注明资产名称、规格型号、预算金额、供应商以及购置原因等。
XQC:小汽车
YYB:运营部
QJD:旗舰店
BGL:办公类
BGZ:办公桌
RDL:弱电类
LYQ:路由器
QTL:其他类
LJT:垃圾桶
SFD:神风店
DQL:电器类
XSP:LED显示屏
BGL:办公类
BGY:办公椅
HQD:红旗店
DQL:电器类
NKT:空调内机
BGL:办公类
SFZ:沙发桌
GSD:官市店
DQL:电器类
YSL:运输类
DDC:电动车
DJF:电机房
RDL:弱电类
JHJ:交换机
FZB:副总办公室百度文库
BGL:办公类
SFY:沙发椅
六、管理职责
公司的固定资产的管理,采用财务部门、人资行政部门、使用部门“三方共管”的管理方法,人资行政部门、使用部门负责实物的直接管理责任,财务部门负责核算和监督、检查的管理责任。具体职责划分如下表表示:
固定资产管理制度
一、目的
为加强公司固定资产管理,提高固定资产使用效益,优化资产配置,确保公司经营管理目标的实现,根据国家有关法规,结合公司实际情况,特制定本制度。
二、范围
本制度适用于固定资产的购置、保管、转让、报废等行为相关的所有活动,适用于每个部门。
三、定义
固定资产是指使用期限超过1年,单位价值在规定的标准(2000元)以上,并在使用过程中保持原有实物形态不变的房屋、建筑物、机器设备、工具等。结合公司实际情况,对于价格低于2000元的大件物品,也应列入固定资产管理范围,如单独购进的显示器、传真机、打印机等。
1.固定资产盘点清查由人资行政部、财务部和各资产使用部门共同进行;
2.盘点清查中发现的闲置资产要查明情况并制订处理计划;
3.对盘点清查中发现的盈亏和资产毁损,应逐个查明原因,对于价值较高的毁损物品,协商提出处理意见,报公司总经理审批。对盘盈或盘亏的固定资产,行政专员填写“盘盈亏处理审批表”,审批后通过负责填制或注销固定资产卡片、台账,财务部负责固定资产盘盈亏调整相关账务;
2.审核并办理固定资产新增、转移、调拨、报废等的财务手续,对有关资产手续是否合理、完善进行监督;
3.定期与管理部门、保管部门进行固定资产的清查盘点工作。
七、固定资产购置
(一)公司固定资产购置应当纳入全面预算管理预算管理体系。公司人资行政部行政专员负责统计各部门固定资产申购情况、编制公司年度固定资产投资计划与预算、安排资产购置等事项。
四、分类
以下为公司固定资产的分类(为简化,净残值率均为5%。):
BGL:办公设备类
办公桌椅
3-5年
打卡机
文件柜
电脑设备
沙发桌椅等
YSL:运输设备类
小汽车
6-8年
电动车
电梯
手推车等
DQL:电器类
冰箱
3-5年
饮水机
智能煮水机
空调
电视等
RDL:弱电设备类
监控
3-5年
网络
交换机
音响等
CFL:厨房类
餐桌椅
3-5年
2.拟定和推行公司资产的相关管理制度,统计各部门每月固定支出;
3.对使用、保管单位进行分管资产的维护管理和使用情况的检查和指导;
4.对分管的固定资产,组织每年的盘点工作;
5.定期将《固定资产登记表》提交财务部,做好账面上的登记。
财务部门
1.负责固定资产的账务记录和折旧、摊销等的业务核算工作,建立和健全全公司资产的账簿,并填报规定的报表;
6.财务部根据“报废单”对报废资产进行账务处理。
十三、奖惩制度
(一)奖励
在固定资产管理工作中成绩突出者,可给予一定的物质奖励;
(二)惩罚
1.固定资产保管人、使用人玩忽职守,违反有关固定资产管理规定及操作规程,造成固定资产损失者,应予赔偿。赔偿数额依据损失大小和责任大小确定,同时追究其相关领导的责任。
3.固定资产管理卡片一式三份,人资行政部、财务部和使用单位各持一份。
九、固定资产的使用与盘点
(一)使用与操作
固定资产的使用办法由各使用单位负责进行规范,做到安全使用和日常维护。对精密贵重以及容易发生安全事故的仪器设备,管理部门应制定具体操作归程,指定专人操作。
(二)盘点清查
公司对固定资产实行定期实物盘点清查,目的是保证固定资产账、卡、物相符,摸清资产的实际使用现状,保证资产安全、完整。具体要求有以下四点:
(四)购置原则
制定月度购置计划时应当注意以下几点:
1.固定资产购置应当坚持多方询价(不少于三方)的原则,保证资产购置价格的合理性。
2.进行供货商的选择时,应着重考虑供货商的资质、能力、信誉以及质量保证体系,根据其他书面资料、价格、品质、交货期、付款条件、厂商信誉以及历史使用情况等选择出最优者,对于办公类物品固定供应商。
(二)每年年底人资行政部向个资产使用部门下发《固定资产需求统计表》,各部门申报本部门固定资产购置需求,经部门负责人审核后提交人资行政部。
(三)使用部门填制《固定资产购买申请表》(一式三份)并申请购置,申请单一份由使用部门留存,一份由人资行政部留存,一份交财务部。具体审批和执行权限如下表所示:
购置固定资产的审批、执行权限
八、固定资产验收登记
(一)固定资产购置应办理验收登记手续,由人资行政部专员组织使用部门一同对固定资产进行验收、并填写《固定资产验收单》
(二)固定资产的登记应符合以下几点要求:
1.各使用部门对资产进行验收后一周内,应到人资行政部办理固定资产卡片登记手续,固定资产卡片应由验收人和使用人签字,人资行政部在办理固定资产管理卡片的同时登记固定资产台账,并对固定资产贴具标签。
(1)进行固定资产编号时应遵循统一规定的编号方法;
(2)号码一经编定不能随意变动;
(3)新增固定资产应从现有编号依次续编;
(4)每一固定资产编号确定后,实物标牌号应与账面编号一致;
(5)编号只有发生固定资产处置,如固定资产调出、报废等情况时才能注销,并且编号一经注销通常不能补空。
2.固定资产管理卡片必须记录的事项包括名称、资产编号、规格型号、价格、数量存放地点、使用人、移动情况、维修情况(反映固定资产维护使用情况)、处理情况。
4.对导致资产毁损的责任人追究赔偿责任。
十、固定资产的保养与修理
(一)保管与养护
固定资产管理部门必须建立健全固定资产保管和养护制度,做好防火、防盗、防潮、防锈、防蛀等工作。各使用部门应落实安全防护措施,按照制度要求对固定资产进行养护、定期监测或修缮,确保其完好和使用安全。
(二)升级与维修
各类固定资产在使用过程中需要提高配置、增加器件或进行维修时,按以下规定进行:
YSJ:饮水机
QTL:其他类
MHQ:灭火器
ZHB:综合服务部
BGQ:办公区
BGL:办公类
DHJ:电话机
CK:仓库
RDL:弱电类
JKJ:监控主机
BGL:办公类
DYJ:打印机
JZB:家装部
BGQ:办公区
BGL:办公类
WJG:文件柜
JZB:家装经理室
BGL:办公类
BGZ:办公桌
GCB:工程部
BGQ:办公区
固定资产的报废处理应按照以下程序进行。
1.固定资产报废申请人应完整填写一式三联的报废单,注明报废原因,由所在部门经理确认签字;
2.人资行政部门负责进行鉴定;
3.固定资产报废单应交人资行政部和财务部签名,并按规定审批权限报公司领导审批;
4.经审批的“报废单”分别交人资行政部、财务部留存;
5.人资行政部在固定资产管理台账和卡片上标注作废,以示注销;
3.财务部负责相应凭证、账簿的处理工作;
4.人资行政部应及时办理固定资产卡片和固定资产实物账的变更。
十一、固定资产的租借、转移
(一)内部调拨管理
固定资产的内部调拨或借用应按照以下标准执行。
1.对于电脑设备类、运输设备类固定资产部门间调剂使用,应填写“固定资产内部调剂通知单”,经使用双方部门经理、财务部签字后,人资行政部批准。由人资行政部负责对固定资产台账和固定资产管理卡片进行调整,财务部负责对账务进行调整,对于其他类别固定资产的内部调拨或租用应口头告知人资行政部,人资行政部做备案;
BGL:办公类
CTG:抽屉柜
GCB:工程部经理室
BGL:办公类
XSQ:电脑显示器
TCC:停车场
YSL:运输类
XQC:小汽车
SCB:市场部
BGQ:办公区
BGL:办公类
HLJ:主机滑轮架
SCB:市场部办公室
BGL:办公类
BGY:办公椅
CWB:财务部
CWS:财务室
BGL:办公类
BXG:保险柜
JLS:财务经理室
2.造成重大固定资产安全事故,依据国家安全法规和局队有关安全管理规定,对相关责任人进行纪律处分和经济处罚,并追究相应的法律责任。
十四、附件
附件一 《固定资产登记表》
附件二 《固定资产需求统计表》
附件三 《固定资产购买申请表》
附件四 《固定资产购置申请表》
附件五 《固定资产验收单》
附件六 《固定资产管理卡片》
BGL:办公类
ZJX:电脑主机箱
RZB:人资行政部
BGQ:办公区
BGL:办公类
ZWJ:办公置物架
CSJ:茶水间
BGL:办公类
BGZ:办公桌
DQL:电器类
ZSJ:煮水机
DHY:大会议室
BGL:办公类
TYY:投影仪
XHY:小会议室
BGL:办公类
BGY:办公椅
STQ:食堂区
DQL:电器类
DBX:电冰箱
TCC:停车场
1.出租或租入的固定资产均须报经总经理批准,并办理正式租赁协议后方可执行;
2.出租资产归还时,由人资行政部和公司原使用部门点检清楚,撤销原租赁合同;
3.接收租入固定资产时,应由使用单位和行政部按租赁协议进行清点,并由人资行政部建立实物数量台账(不并入公司的资产账)。
十二、固定资产的报废
(一)申请报废条件
申请报废的固定资产应符合下列条件之一:
1.申请报废的固定资产已超过其使用年限,且不能继续使用;
2.因自然和人为的原因使固定资产受到毁损和丢失,且无法弥补和修复;
3.由于历史原因,申请报废的固定资产存在重大质量问题,性能低劣且无法修复的;
4.因工艺设置改变和技术进步而遭淘汰,需要更新换代的;
5.申请报废的固定资产虽未超过使用年限,但其实际工作量超过其产品设计工作量,且继续使用易发生危险的。
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