文件控制培训课件
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主任审核，总经理批准（但是我们公司均是由董事长批准）。
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文件控制指引
文件的发放
发放文件加盖红色“受控”、填写文件发放 编号、分发日期后发放，原件存放于公共盘 中
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22
文件控制指引
文件的发放范围
管理手册、程序文件的发放范围为各单 位主管；
其它文件由发放部门根据需要确定发放 范围
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29
文件控制指引
电子文档的管理
电子文档文件也应要做到及时更新！
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30
文件控制指引
文件破损/丢失处理
当有文件破损/丢失时，须及时通知发放部门，同时填写 《文件补发申请单》向发放部门申请补发，经发放单位经 理同意后补发.文件是公司的机密,丢失文件属重等级严重问 题，丢失文件的部门部长和文控员依《部门文员管理制度》 进行处罚外,还必需负相应责任。
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12
文件控制指引
文件的分类
管理体系文件共分为9类。它包括以下内容： 管理手册、程序文件、工作规范、管理记
录、质量计划、作业指导书、外来文件、设计 文件、企业标准
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13
文件控制指引
文件的编写
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文件控制指引
管理手册由管理者代表编写 公司的质量环境管理者代表：张振文
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4
文件控制指引
文件的适用性:
适用于江苏晋伦塑料科技有限公司内与管 理体系有关的所有文件和资料的控制
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5
文件控制指引
文件的分类及定义
手册(一级文件): 描述公司质量/环境方针、质量/环 境目标、部门职责、体系结构、程序及质量/环境控制 的文件
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6
文件控制指引
2wk.baidu.com
文件控制指引
什么是文件
一个完整的文件应该包括公司名称、文件名 称、文件编号、版本号/修订状态、正文、页码/ 页数、编制、审核、批准、日期等内容
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3
文件控制指引
制定文件控制程序的目的
规定体系文件及相关文件控制的程序（包括外来 文件和法律法规），以确保这些文件在生产及服 务中的有效性和正确性。
只用于参考，限于参考使用。不能直接用于生 产的质量/环境体系相关文件将其他作业指导 文件，也就是只限于部门内部方便使用的文件， 如部门内部的员工考核制度等。此类文件无任 何受控标识，此类文件不必做发放回收记录
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文件控制指引
外来文件:
包括标准文件、法律法规、客户文件、客 户图纸，以“外来受控文件”章标识
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文件控制指引
受控文件：
盖有红色“受控”章或要求编号的质量/环境体系 相关文件以及直接使用于生产、检查相关区域的 指导性文件，检测、生产设备使用的软件等，受 控文件必须经过审批并发行，一般都有红色“受控” 印章标识，此类文件必需作发放回收记录
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文件控制指引
非受控文件：
技术类标准等外来文件由研发课负责收集、 整理 。
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文件控制指引
文件的审核和批准
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文件控制指引
文件的批准及审核
为了预防文件不适宜使用,文件评审时,编制单位 人员组织关联部门以及审核、批准人进行评审会签 ，并对结果负全责，以确保文件是充分与适宜的 。
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文件控制指引
文件的归档及销毁
经批准后的文件正本一律交发放部门保存归档；
当更改文件再重新发放时，应按原发放范围收回原文 件，并在每页上加盖“作废”章，收回的作废文 件除发放部门留存一份原件作为备查外，其余统 一进行销毁
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文件控制指引
文件的更改
1、填写《文件更改申请单》，经原审核人、批准人审 核批准后交文控予以实施 ；
文件控制内容培训
培训主导部门:体系课 培训员:
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培训时间:2015年12月 培训地点:会议室
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文件控制指引
什么是文件
文件是一个具有符号的一组相关联元素的有 序序列。文件可以包含范围非常广泛的内容。系 统和用户都可以将具有一定独立功能的程序模块 、一组数据或一组文字命名为一个文件。
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文件的分类及定义
程序(二级文件): 规定各职能单位为实施质量/环 境管理体系要素需采取的活动的文件
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文件控制指引
文件的分类及定义
图纸、工作文件（三级文件）：程序文件支 持性文件，详细描述用于指导作业的要求及步骤 的文件
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文件控制指引
文件的分类及定义
表单(四级文件): 表格和记录
2、修改版本，改版后版本号应改写，如原A，改版后 应改为B，修改状态同时全为0。记录表格更改只作 版本号更改，无修订状态要求（我们公司不存在修 改状态，即不改版本号的情况）。
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文件控制指引
文件的评审
评审以后不需更改的文件可继续使用，需要 更改的文件应按文件更改的要求实施更 改，并再次得到批准、发放，有关评审 的过程应作好相应的记录，以备查考 。
顾客提供的电子文档，由接收部门审核后输出一份 打印件，交总经办/技术部门存档供复印分发用。 电子文档也同时交相应部门保存
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文件控制指引
电子文档的管理
电子文档文件名由“文件名称+文件编号+版次”组成。 如有一个文件：编号“文件与记录控制程序_G-PH-A01(L)”， 名称“文件控制程序”。
文件控制指引
文件的批准及审核各级文件应按以下权限进行：
★管理手册、程序文件由总经理审核，董事长批准； ★工作规范由单位主管/总经理审核，董事长批准； ★作业指导书及相应的记录表格由所属部门编写负责人部门部
长批准（但是我们公司均是由董事长批准）； ★设计文件、规格书、企业标准由研发部负责编写，研发中心
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文件控制指引
文件的编写
程序文件、工作规范、质量计划、作业 指导书及相对应的管理记录表单由承担相应 管理职能的各單位负责编写
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文件控制指引
文件的编写
设计文件、规格书、企业标准由研发课 负责编写
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文件控制指引
文件的编写
外来文件由营业负责收集、整理并转交相关 单位；
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文件控制指引
外来文件的控制
收到外来文件（体系和技术类）时应登记、编号、 存档及发放于相关单位。体系人员人员也应经常 查询有关最新的标准、法律法规，以便及时得到 更新
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文件控制指引
电子文档的管理
所有受控文件由编制部门负责做成电子文档，经部 长审核后交总经办/技术部门保存；
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文件的发放
发放文件加盖红色“受控”、填写文件发放 编号、分发日期后发放，原件存放于公共盘 中
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文件控制指引
文件的发放范围
管理手册、程序文件的发放范围为各单 位主管；
其它文件由发放部门根据需要确定发放 范围
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文件控制指引
电子文档的管理
电子文档文件也应要做到及时更新！
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文件控制指引
文件破损/丢失处理
当有文件破损/丢失时，须及时通知发放部门，同时填写 《文件补发申请单》向发放部门申请补发，经发放单位经 理同意后补发.文件是公司的机密,丢失文件属重等级严重问 题，丢失文件的部门部长和文控员依《部门文员管理制度》 进行处罚外,还必需负相应责任。
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文件控制指引
文件的分类
管理体系文件共分为9类。它包括以下内容： 管理手册、程序文件、工作规范、管理记
录、质量计划、作业指导书、外来文件、设计 文件、企业标准
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文件控制指引
文件的编写
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文件控制指引
管理手册由管理者代表编写 公司的质量环境管理者代表：张振文
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文件的适用性:
适用于江苏晋伦塑料科技有限公司内与管 理体系有关的所有文件和资料的控制
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文件的分类及定义
手册(一级文件): 描述公司质量/环境方针、质量/环 境目标、部门职责、体系结构、程序及质量/环境控制 的文件
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什么是文件
一个完整的文件应该包括公司名称、文件名 称、文件编号、版本号/修订状态、正文、页码/ 页数、编制、审核、批准、日期等内容
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文件控制指引
制定文件控制程序的目的
规定体系文件及相关文件控制的程序（包括外来 文件和法律法规），以确保这些文件在生产及服 务中的有效性和正确性。
只用于参考，限于参考使用。不能直接用于生 产的质量/环境体系相关文件将其他作业指导 文件，也就是只限于部门内部方便使用的文件， 如部门内部的员工考核制度等。此类文件无任 何受控标识，此类文件不必做发放回收记录
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外来文件:
包括标准文件、法律法规、客户文件、客 户图纸，以“外来受控文件”章标识
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文件控制指引
受控文件：
盖有红色“受控”章或要求编号的质量/环境体系 相关文件以及直接使用于生产、检查相关区域的 指导性文件，检测、生产设备使用的软件等，受 控文件必须经过审批并发行，一般都有红色“受控” 印章标识，此类文件必需作发放回收记录
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非受控文件：
技术类标准等外来文件由研发课负责收集、 整理 。
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文件的审核和批准
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文件控制指引
文件的批准及审核
为了预防文件不适宜使用,文件评审时,编制单位 人员组织关联部门以及审核、批准人进行评审会签 ，并对结果负全责，以确保文件是充分与适宜的 。
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文件控制指引
文件的归档及销毁
经批准后的文件正本一律交发放部门保存归档；
当更改文件再重新发放时，应按原发放范围收回原文 件，并在每页上加盖“作废”章，收回的作废文 件除发放部门留存一份原件作为备查外，其余统 一进行销毁
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文件的更改
1、填写《文件更改申请单》，经原审核人、批准人审 核批准后交文控予以实施 ；
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培训主导部门:体系课 培训员:
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培训时间:2015年12月 培训地点:会议室
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文件控制指引
什么是文件
文件是一个具有符号的一组相关联元素的有 序序列。文件可以包含范围非常广泛的内容。系 统和用户都可以将具有一定独立功能的程序模块 、一组数据或一组文字命名为一个文件。
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文件的分类及定义
程序(二级文件): 规定各职能单位为实施质量/环 境管理体系要素需采取的活动的文件
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文件的分类及定义
图纸、工作文件（三级文件）：程序文件支 持性文件，详细描述用于指导作业的要求及步骤 的文件
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文件控制指引
文件的分类及定义
表单(四级文件): 表格和记录
2、修改版本，改版后版本号应改写，如原A，改版后 应改为B，修改状态同时全为0。记录表格更改只作 版本号更改，无修订状态要求（我们公司不存在修 改状态，即不改版本号的情况）。
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文件控制指引
文件的评审
评审以后不需更改的文件可继续使用，需要 更改的文件应按文件更改的要求实施更 改，并再次得到批准、发放，有关评审 的过程应作好相应的记录，以备查考 。
顾客提供的电子文档，由接收部门审核后输出一份 打印件，交总经办/技术部门存档供复印分发用。 电子文档也同时交相应部门保存
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文件控制指引
电子文档的管理
电子文档文件名由“文件名称+文件编号+版次”组成。 如有一个文件：编号“文件与记录控制程序_G-PH-A01(L)”， 名称“文件控制程序”。
文件控制指引
文件的批准及审核各级文件应按以下权限进行：
★管理手册、程序文件由总经理审核，董事长批准； ★工作规范由单位主管/总经理审核，董事长批准； ★作业指导书及相应的记录表格由所属部门编写负责人部门部
长批准（但是我们公司均是由董事长批准）； ★设计文件、规格书、企业标准由研发部负责编写，研发中心
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文件控制指引
文件的编写
程序文件、工作规范、质量计划、作业 指导书及相对应的管理记录表单由承担相应 管理职能的各單位负责编写
PPT学习交流
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文件控制指引
文件的编写
设计文件、规格书、企业标准由研发课 负责编写
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文件控制指引
文件的编写
外来文件由营业负责收集、整理并转交相关 单位；
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文件控制指引
外来文件的控制
收到外来文件（体系和技术类）时应登记、编号、 存档及发放于相关单位。体系人员人员也应经常 查询有关最新的标准、法律法规，以便及时得到 更新
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文件控制指引
电子文档的管理
所有受控文件由编制部门负责做成电子文档，经部 长审核后交总经办/技术部门保存；