秘书学第四章信息与调查研究

•①登记 ②编码
③存放
•(２)信息存贮的要求：
• ①全面系统
②安全可靠
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５、信息检索
•信息检索工具有四大类： •（1）目录 （2）文摘 •（3）索引 （4）信息指南
秘书学第四章信息与调查研究
第二节 秘书信息的获取
•一、调查研究的含义及作用 (一)调研的含义 • 调查研究是有目的有计划地使用科学方法，考察、 获取及分析、整理客观信息的一种社会活动。 • “调查”是指通过有目的的感受、考察而取得客观 信息的过程，属于感性认识活动；“研究”是指对已取 得的客观信息进行归纳、分析以寻求内在联系与切实结 论的过程，属于理性认识活动。调查是研究的基础和前 提，研究是调查的发展和深化，两者虽有先后之分，但 又是互相贯通，彼此渗透，不可分割的。
（二）常用的调研方法
•１、现场观察
２、个别访查 ３、集体座谈
•４、书面问卷
５、查阅资料
•６、综合统计（①典型统计②抽样统计③普查统计）
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•请对下面案例中的信息工作进行评析：
• 某地级市遭受夏季特大洪水的袭击。在全省及兄弟 省的支援下，发放给灾民的衣物达178.94万件，夏秋两 季灾民的穿衣问题已解决。但由于捐赠的衣物中，过冬的 棉衣棉被所占比例很小，市委办公室为此给省委办公厅发 了一条救灾信息，请求上级帮助解决灾民的过冬衣被问题。 当时，仅知道棉被约占下发衣物总数的0.4%，棉衣、绒 衣等数量不详。为统计所缺棉衣棉被的数字，市委办公室 以已发放的178.94万件衣物为参照数，按每100件（套） 衣物应配发棉被10床、棉衣20件的一般标准，推测全市 灾民共缺棉被10万套，棉衣20万件。并且将这一数字用 于信息的标题：××市灾民过冬尚缺棉衣棉被30万件 （套）。
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二 、秘书与信息
•(一)秘书职能信息 １、什么是秘书职能信息 • 秘书在职能活动中，随时都可能被动或主动地 •通过语言、文字、电磁波以及情态等物质载体，感 •受或者接收领导、职能部门、一般群众所产生的指 •令、要求、情况、情绪等社会信息，来自这些信息 •源的信息，被称之为秘书职能信息。
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（四）处理信息的主要环节
•１、信息搜集 •（1）增强信息搜集的目的性与主动性 •（2）积极广泛地开辟信息源 •（3）注意信息收集的广度 •（4）拓宽信息搜集的多种渠道
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２、信息加工
•(１)信息筛选 • 信息筛选的步骤一般是： •①对信息进行鉴别和判断； •②选择有用的信息； •③修正和补充不完整的信息
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•〖答题要点〗 • 1、该市委办公室急灾民之所急，及时报送信息， 这是可以肯定的。但他们对事关重大的数字统计不客 观、不科学，没有迅速调研，是工作虚浮的表现。 • 2、信息是领导决策的基础和依据，秘书提供信 息必须真实、准确，不能呆在办公室主观推测。假如 省委领导和有关部门仅仅根据该市委办公室的一条救 灾信息决策，不作进一步的调查，那就会给国家增加 不必要的经济负担和影响全局的救灾工作。 • 3、省民政厅的工作作风和工作方法是可取的。 要了解实际情况，必须做深入细致而又注重时效的调 查研究。
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（四）追求效率
• 时效是信息活动的命脉。调研任务往往要在限定的 •时间内完成，有时本来有价值的信息，由于错过了运用 •时机，就毫无用处。
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四、调查研究的方法
•(一)调研的准备工作 •１、弄清调研目的 •２、明确基本要求 •３、把握任务时限
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（二）调查研究在秘书工作中的作用
•１、调查研究是秘书人员的重要职责 •２、调查研究是秘书人员做好各项工作的基础 •３、调查研究是秘书人员辅助决策的关键环节
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二、秘书调研类型和特点
•(一)调研的类型 •(１)主动型调研，即秘书人员未受委托而自行从职能需 •要出发，主动去获取、整理有效信息的调研活动。 •(２)被动型调研，即秘书人员接受委托并受制于委托意 •图，被动去获取、整理信息的调研活动。
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（二）近源亲受
• 所谓“近源亲受”是指秘书切近信息源，亲 自 •经历和直接感知的调研活动。
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（三）切题有效
• 秘书调研应正确理解和把握命题，并紧扣命题去 •获取有效信息。如果对调查课题分析不够，调研中脱 •离命题，就可能被各种信息所困惑萦绕，不知所向， •也就难以定向获取信息。
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•秘书系统信息筛选的方法通常有：
•
①联系法
•
②查重法
•
③比较法
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（2）信息研究
•①把握全面信息、重点信息和典型信息； •②加强信息的超前性和预测性； •③搞好信息的综合研究和开发利用； •④善于把定性分析和定量分析结合起来。
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(二)秘书的信息观念
•１、信息工作是贯穿秘书职能活动的普遍形式 •２、秘书信息工作状况同秘书职能效应密切相关
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（三）驾驭信息的原则
•
１、敏于感受信息，强化信息处理的时效性
•２、精于鉴别信息，增强信息提供的针对性
•３、善于取用信息，确保信息驾驭的高效性
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演讲完毕，谢谢听讲!
再见，see you again
2020/11/30
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（3）信息编写
•写的主要种类有：
•①撰写 ②改写
③缩写
•编的主要种类有：
•①单篇编发 ②信息汇编 ③文件汇编
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３、信息传递
•（1）控制信息投向和传递范围 •（2）熟悉信息传递的方式 •（3）确保信息传递的有效性
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４、信息存贮
•(１)秘书系统信息存贮的主要步骤：
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（二）秘书调研的特点
•１、切合领导工作的需要 •２、注重时效并带有突击性 •３、与信息、督查工作相结合 •４、与基层建立定点联系
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三、调查研究的原则
•(一)实事求是 •注意正确处理几个关系： •１、直言与遵示的关系 •２、客观与条文的关系 •３、真理与众说的关系
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• 信息发出后，省委领导非常重视，即批示有关部 门将情况了解清楚后设法帮助解决。省民政厅接领导批 示后，立刻部署该地级市及其受灾各县的民政部门落实 领导指示，采取措施逐乡逐村地摸清今冬灾民穿衣盖被 情况，根据有无自救能力分类排队，逐户登记，测算出 需要棉被2000床，棉衣1600件，绒衣4000件、绒裤2000 件，拨款275万元，这样就可基本解决受灾群众过冬衣 被的问题。
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2020/11/30
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（二）信息的主要特征 •１、客观性 •２、传输性 •３、时效性 •４、共享性 •５、开发性
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（三）信息的作用
•１、信息是社会发展所必需的重要资源 •２、信息是正确决策的基础 •３、信息是科学研究的向导和保障
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２、秘书职能信息的分类
•①按社会活动领域分，信息可分为政治信息、经济信息、 科技信息、思想信息； •②按载体分，信息可分为口头信息、书面信息、电磁 • 波信息、情态信息； •③按来源分，信息可分为内部信息、外部信息、领导 • 信息、部门信息、群众信息； •④按运用范围分，信息可分为通用信息、专门信息； •⑤按价值分，信息可分为有效信息、无效信息、干扰 • 信息。