秘书学第四章信息与调查研究
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•①登记 ②编码
③存放
•(2)信息存贮的要求:
• ①全面系统
②安全可靠
秘书学第四章信息与调查研究
5、信息检索
•信息检索工具有四大类: •(1)目录 (2)文摘 •(3)索引 (4)信息指南
秘书学第四章信息与调查研究
第二节 秘书信息的获取
•一、调查研究的含义及作用 (一)调研的含义 • 调查研究是有目的有计划地使用科学方法,考察、 获取及分析、整理客观信息的一种社会活动。 • “调查”是指通过有目的的感受、考察而取得客观 信息的过程,属于感性认识活动;“研究”是指对已取 得的客观信息进行归纳、分析以寻求内在联系与切实结 论的过程,属于理性认识活动。调查是研究的基础和前 提,研究是调查的发展和深化,两者虽有先后之分,但 又是互相贯通,彼此渗透,不可分割的。
(二)常用的调研方法
•1、现场观察
2、个别访查 3、集体座谈
•4、书面问卷
5、查阅资料
•6、综合统计(①典型统计②抽样统计③普查统计)
秘书学第四章信息与调查研究
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•请对下面案例中的信息工作进行评析:
• 某地级市遭受夏季特大洪水的袭击。在全省及兄弟 省的支援下,发放给灾民的衣物达178.94万件,夏秋两 季灾民的穿衣问题已解决。但由于捐赠的衣物中,过冬的 棉衣棉被所占比例很小,市委办公室为此给省委办公厅发 了一条救灾信息,请求上级帮助解决灾民的过冬衣被问题。 当时,仅知道棉被约占下发衣物总数的0.4%,棉衣、绒 衣等数量不详。为统计所缺棉衣棉被的数字,市委办公室 以已发放的178.94万件衣物为参照数,按每100件(套) 衣物应配发棉被10床、棉衣20件的一般标准,推测全市 灾民共缺棉被10万套,棉衣20万件。并且将这一数字用 于信息的标题:××市灾民过冬尚缺棉衣棉被30万件 (套)。
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二 、秘书与信息
•(一)秘书职能信息 1、什么是秘书职能信息 • 秘书在职能活动中,随时都可能被动或主动地 •通过语言、文字、电磁波以及情态等物质载体,感 •受或者接收领导、职能部门、一般群众所产生的指 •令、要求、情况、情绪等社会信息,来自这些信息 •源的信息,被称之为秘书职能信息。
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(四)处理信息的主要环节
•1、信息搜集 •(1)增强信息搜集的目的性与主动性 •(2)积极广泛地开辟信息源 •(3)注意信息收集的广度 •(4)拓宽信息搜集的多种渠道
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2、信息加工
•(1)信息筛选 • 信息筛选的步骤一般是: •①对信息进行鉴别和判断; •②选择有用的信息; •③修正和补充不完整的信息
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•〖答题要点〗 • 1、该市委办公室急灾民之所急,及时报送信息, 这是可以肯定的。但他们对事关重大的数字统计不客 观、不科学,没有迅速调研,是工作虚浮的表现。 • 2、信息是领导决策的基础和依据,秘书提供信 息必须真实、准确,不能呆在办公室主观推测。假如 省委领导和有关部门仅仅根据该市委办公室的一条救 灾信息决策,不作进一步的调查,那就会给国家增加 不必要的经济负担和影响全局的救灾工作。 • 3、省民政厅的工作作风和工作方法是可取的。 要了解实际情况,必须做深入细致而又注重时效的调 查研究。
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(四)追求效率
• 时效是信息活动的命脉。调研任务往往要在限定的 •时间内完成,有时本来有价值的信息,由于错过了运用 •时机,就毫无用处。
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四、调查研究的方法
•(一)调研的准备工作 •1、弄清调研目的 •2、明确基本要求 •3、把握任务时限
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(二)调查研究在秘书工作中的作用
•1、调查研究是秘书人员的重要职责 •2、调查研究是秘书人员做好各项工作的基础 •3、调查研究是秘书人员辅助决策的关键环节
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二、秘书调研类型和特点
•(一)调研的类型 •(1)主动型调研,即秘书人员未受委托而自行从职能需 •要出发,主动去获取、整理有效信息的调研活动。 •(2)被动型调研,即秘书人员接受委托并受制于委托意 •图,被动去获取、整理信息的调研活动。
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(二)近源亲受
• 所谓“近源亲受”是指秘书切近信息源,亲 自 •经历和直接感知的调研活动。
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(三)切题有效
• 秘书调研应正确理解和把握命题,并紧扣命题去 •获取有效信息。如果对调查课题分析不够,调研中脱 •离命题,就可能被各种信息所困惑萦绕,不知所向, •也就难以定向获取信息。
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•秘书系统信息筛选的方法通常有:
•
①联系法
•
②查重法
•
③比较法
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(2)信息研究
•①把握全面信息、重点信息和典型信息; •②加强信息的超前性和预测性; •③搞好信息的综合研究和开发利用; •④善于把定性分析和定量分析结合起来。
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(二)秘书的信息观念
•1、信息工作是贯穿秘书职能活动的普遍形式 •2、秘书信息工作状况同秘书职能效应密切相关
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(三)驾驭信息的原则
•
1、敏于感受信息,强化信息处理的时效性
•2、精于鉴别信息,增强信息提供的针对性
•3、善于取用信息,确保信息驾驭的高效性
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演讲完毕,谢谢听讲!
再见,see you again
2020/11/30
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(3)信息编写
•写的主要种类有:
•①撰写 ②改写
③缩写
•编的主要种类有:
•①单篇编发 ②信息汇编 ③文件汇编
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3、信息传递
•(1)控制信息投向和传递范围 •(2)熟悉信息传递的方式 •(3)确保信息传递的有效性
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4、信息存贮
•(1)秘书系统信息存贮的主要步骤:
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(二)秘书调研的特点
•1、切合领导工作的需要 •2、注重时效并带有突击性 •3、与信息、督查工作相结合 •4、与基层建立定点联系
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三、调查研究的原则
•(一)实事求是 •注意正确处理几个关系: •1、直言与遵示的关系 •2、客观与条文的关系 •3、真理与众说的关系
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• 信息发出后,省委领导非常重视,即批示有关部 门将情况了解清楚后设法帮助解决。省民政厅接领导批 示后,立刻部署该地级市及其受灾各县的民政部门落实 领导指示,采取措施逐乡逐村地摸清今冬灾民穿衣盖被 情况,根据有无自救能力分类排队,逐户登记,测算出 需要棉被2000床,棉衣1600件,绒衣4000件、绒裤2000 件,拨款275万元,这样就可基本解决受灾群众过冬衣 被的问题。
秘书学第四章信息与调 查研究
2020/11/30
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(二)信息的主要特征 •1、客观性 •2、传输性 •3、时效性 •4、共享性 •5、开发性
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(三)信息的作用
•1、信息是社会发展所必需的重要资源 •2、信息是正确决策的基础 •3、信息是科学研究的向导和保障
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2、秘书职能信息的分类
•①按社会活动领域分,信息可分为政治信息、经济信息、 科技信息、思想信息; •②按载体分,信息可分为口头信息、书面信息、电磁 • 波信息、情态信息; •③按来源分,信息可分为内部信息、外部信息、领导 • 信息、部门信息、群众信息; •④按运用范围分,信息可分为通用信息、专门信息; •⑤按价值分,信息可分为有效信息、无效信息、干扰 • 信息。