第3章 秘书工作原则与悟性

第三章秘书工作原则与悟性

在研究秘书工作时，我们人为地将其划分为“办文”、“办会”、“办事”三大类，并相对各成体系地介绍了三类工作。但是在实际秘书工作中，好比音乐中的分解和弦，错落有致的和谐才能形成美妙的乐曲，“办文”、“办会”、“办事”相辅相成的协调开展才能保证秘书工作的顺利推进。因此，研究“办文”、“办会”、“办事”各自的特点和相互关系，有利于我们按照秘书工作原则更好地开展工作。

第一节“办文”、“办会”、“办事”三者的交汇关系

“办文”、“办会”、“办事”是秘书界对秘书工作形式的精炼概括。研究三者之间的关系，实际是为了认识秘书工作中的逻辑关系和事理，目的是明确和突出不同的秘书工作的重心，增强对整体秘书工作的全盘认识，更好地贯彻秘书工作原则，把秘书工作做好。下面是秘书学界对几种不同的秘书工作内容的描述：

（1）秘书学界的老前辈李欣在《中国现代秘书工作基础》中认为，秘书工作看起来纷繁复杂，文件、电话、信息、调查、文稿起草、来访、来信、打印、递送等等。其实就它的职能说就两大项，一是办事，二是当参谋。“办事有查办、办文、办会、办信、办机要交通、办电话、值班等等。办事的综合就是辅助领导机关的工作运转。”而“参谋职能绝大多是在办事中体现出来的。”以李欣同志为代表的一批老秘书，多是基于对党政秘书工作的认识进行描述。相近的观点还可见《秘书学导论》、《办公室工作规范》。

（2）王千弓、张克智主编的《企业秘书》中认为，“企业秘书按具体工作任务还可以分为：协助领导组织学习的学习秘书，从事调查研究的调研秘书，负责起草公文、讲话、报告的文字秘书，负责会务组织的会议秘书，负责接待工作的接待秘书，管理机密文件的机要秘书，专管外事工作的外事秘书，负责文书处理的叫文书，还有档案管理员、机要通讯员、资料员、打字员等。”“在企业的实际工作中任何一种类型的秘书都不是单一型的，除专门从事打字、油印、速记、计算机操作等工作人员外，一般都是综合性的秘书，只不过工作的侧重点不同而已。”这可以看成是对企业秘书工作的描述。相近的观点还可以见王银清、瞿麦生编著的《企业秘书实务》，里面把企业秘书工作划分为13项，并列有详尽的表格来描述每一项具体的工作。

（3）侯玉珍等编著的《涉外秘书实务》中认为，中外合营企业的秘书所从事的秘书工作可以主要归纳为七类：事务工作，电信和邮政工作，会晤、会议、会谈服务工作，文件信函的写作，信息的收集与档案管理工作，财会管理工作和办公设备的使用与管理工作。这是对在三资企业中作为中方雇员的秘书所做的工作的描述。詹银才同志的《涉外秘书学》和宫冠同志的《涉外秘书修养与实务》描述的是我国涉外部门和单位的行政管理人员，尽管详尽，只能视为特殊的政务秘书工作。

对比以上三种秘书工作，无论党政秘书，企业秘书，还是涉外秘书，从抽象意义上看，他

们的工作共同之处很多，都是可以归纳为“办文”、“办会”、“办事”三方面的。

一、“办文”、“办会”、“办事”三者相对独立

秘书界对秘书工作的概括，是建立在对几十年现代秘书工作深刻认识的基础上的。“办文”、“办会”、“办事”三者首先是各自相对独立的工作形式，三者各自特点突出，中心明确。。

1．办文文字秘书称“办文”为“行文”。研究“行文”的意义就会透彻领会“办文”的特点。“行文”可以指“写文”，即撰拟文书、起草文件等；可以指“走文”，即文件的收发、运转、传递等；还可以是两种意义的综合，甚至是指由文书文件而产生的一切事务。由此可见，办文的核心是文字工作，它的特点就是办理围绕文字、文件、文书所展开的工作。针对办文工作，有对秘书人员撰制公文的要求，有收、发公文的处理程序，有明确的行文规则，所以，“办文”具有相对独立的工作系统。

2．办会无论会议、会谈、还是会晤，“办会”就是办理有关的组织事务工作。“会”是聚，是多人参与的事，无论“议”还是“谈”，都是把大家各自的想法、主张、意见通过聚在一起的形式统一起来，形成一个共识。所以秘书办会的一个中心任务就是起协调作用。在一定的时间、一定的空间内，既有各自的畅所欲言、心情舒畅，又有共识共通，一致认识，不留遗憾。秘书把“办会”称为“做会”，会的成败优劣，很大成分在秘书对会的策划筹备组织落实上，必须定时定点做好一切会务，是办会的特点。针对会议特点，秘书总结出了会议的要素，制定了会议的基本程序，还把会议改革作为一项重要的研究课题提出来。这都表明“办会”的相对独立性。

3．办事一切事务性工作都是“事”。广义地理解，“办文”、“办会”也是“办事”。所以，“事”的特点就是杂，无边无际，无尽无休，无时无刻。面对如此纷繁庞杂的事务，秘书的关键是摸索出事理，掌握规律，举一反三，才能尽量办好所有的事。秘书的所有制度和纪律要求，都是针对秘书办事效率和办事作风提出来的，“办事”的核心是认识事理，认识事理的目的在于提高办事悟性，较高的办事悟性才能使秘书懂事、能办事、把事情办出最佳结果。

二、“办文”、“办会”、“办事”三者相互联系

按照数学的排列组合，“办文”、“办会”、“办事”三者就可以有6种组合关系。这不是在做数学游戏，“办文”、“办会”、“办事”只是我们对秘书工作的一种概括描述，事实上，三者之间就是你中有我，我中有你，分分合合，在实际工作中，三者有相对独立的工作形式，更多的是相互融合，不可分隔。

（一）“办文”有时是通过“办会”解决的秘书所办之文，是代表组织的，即使是以领导个人或法人代表名义发文，文书的形成也需要通过领导集体的讨论认可，也有必要集思广益。围绕着“办文”，领导可以通过开会交代撰文意图，秘书通过开会领会意图，可以通过集中讨论，分析归纳办文的要领，也可以通过会议来贯彻落实文件精神。即使是文件的传递运转，也可以通过会议来分发传达。所以，“办会”，有的时候是“办文”的另一种形式。比如江泽民同志关于

“三个代表”的论述和在纪念中国共产党建党80周年大会上的“七一”讲话，都是以文件的形式传达下发的，各级组织单位通过各种座谈会、讨论会、报告会和演讲会的形式来学习贯彻和深入领会精神的。

（二）“办会”离不开“办文”的工作围绕着会议的策划筹备和组织落实，秘书要做的实际上是一系列的文字工作的落实。从会议通知、会议议程表、会议手册到决定、决议、会议记录、会议简报、会议纪要，还有典型发言、领导讲话、开幕词、闭幕词、总结发言等等，每一份会议文字材料的落实，对办会的会务秘书来说，都是实实在在的“办文”。通过会议所达到的一致目标，也是要靠文书来体现和留存的。围绕会议所形成的文字材料，是组织好会议的重要工具，也是贯彻落实会议精神的重要依据，还是记录记载会议的重要历史资料。所以，“办会”工作中融合着“办文”的工作。比如世界瞩目的2008年奥运会申办城市表决，定于2001年7月13日在莫斯科举行，届时国际奥委会给5所申奥城市各40分钟的陈述。对于极有可能出线又渴望出线的中国来说，40分钟的陈述词是我们赴会的会务工作中一项极为重要的“办文”工作。在申奥代表团中，有领导、有形象大使、有明星、有体坛名将，他们各有使命，各负重任。赴会的文字秘书就是默默地担负着所有与申奥会议有关的“办文”工作，从中国代表团精彩的陈述和演讲中，我们应当领略“办文”与“办会”工作的重要关系。

（三）“办事”在多数情况下是通过“办文”或者“办会”体现的以文书的形式或者会议的形式来交代办事意图，这是领导经常采取的交办方式。“办文”、“办会”也经常是秘书在处理事务时采取的具体方法。特别是在一些具体问题的处理上，秘书通过会议收集信息，广泛征求解决问题的意见建议；通过文书的形式拿出解决问题的办法。

作为对“办文”、“办会”、“办事”三者之间的交汇关系的认识，建议查阅1998年间纪念“实践是检验真理的唯一标准”大讨论20年和党的十一届三中全会召开20年所发表的有关文章。一是以胡耀邦同志为领导所组织的文章写作；一是以邓小平同志为领导所组织的重要会议，在这一文一会之中，又有无尽的事务需要办理。了解这段历史和这文、这会，不仅可以使秘书明晰“办文”、“办会”、“办事”三者的密切关系，更多的是增强“办文”、“办会”、“办事”过程中的责任心和正义感。

三、全面掌握“办文”、“办会”、“办事”的原则方法

分析研究“办文”、“办会”、“办事”三者之间相对独立、各有特点,又相互融合，不可分隔的关系，目的在于研究如何做好秘书工作。

（一）“办文”、“办会”、“办事”首先体现秘书的综合职业能力“办文”、“办会”、“办事”，说到底还是以处理具体的秘书事务来体现。在具体起草一份文稿、办理一份公文或组织一次会议中，秘书都是从一点一滴的平凡琐碎的事务性工作来体现自己的职业能力和职业素质。一万字的文稿保证没有一个错别字，这体现了秘书的文字水平；一万次收发文书没有一次传递失误，这体现了秘书的文书能力；大小会议没有会务遗憾，这体现了秘书筹划周密，办事严谨。如果