商务沟通方法与技能各章知识点汇总
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商务沟通方法与技能
说明:加★的为重点掌握内容
第二章商务沟通的重要性
一沟通定义、作用与障碍
1沟通:通过语言、符号和行为传递或者交换信息、想法和情感。
2沟通的重要性或用途:
(1)作出有效的决策,需要获得最准确和最新的可用信息。
(2)向员工发出指令,以便他们根据要求完成任务。
(3)使组织内同一级别的同事能相互交流。
(4)和外部联系。
(5)通知员工正在发生的事。
(6)提供给员工关于薪酬、养老金、休假、其他福利和总体工作条件等方面的必要信息。 3 沟通障碍
发送者想要经接收和理解的形式发送信息,而这个沟通过程中却存在很多的阻碍因素。叫沟通障碍。
4 造成沟通障碍的因素:
(1)物理障碍:包括:干扰、距离、不良设备、员工短缺、不良的工作环境。
(2)内部系统:距离、无效的沟通系统、不清晰的组织结构、缺乏培训、监管不足、角色不明、缺乏积极性。
(3)员工:个人背景(宗教、所接受的教育、家庭、法律系统、经济系统、政治系统、口头语言和非语言、文化)语言障碍、行业术语的使用、受教育的差异、个人观点、超负荷、误解、意外或故意歪曲、。
二克服沟通障碍(应对策略):
1)考虑接收者的需要和理解能力。
2)确保清晰的报告
3)简明扼要地表达信息
4)避免使用行业术语
5)使用不只一个沟通系统
6)鼓励对话
7)缩短沟通链
8)确保反馈
第三章沟通的方法和路径
一、名词理解
1单向沟通:信息向一个方向流动,而且不要求接收者的回应。
2双向沟通:信息在发送者和接收者之间双向流动,包括反馈以及对话中持续进行过程的某部分。
3正式沟通:它与组织的正式结构相联系,由公司管理层建立,自上而下传达公司上层的政策、指示与信息等,包括发送与组织经营相关的信息。
4非正式沟通:不分等级不分场合随意发生,交流小道消息或众多传闻。它可以和组织的经营相
关,但是也可以和工作绩效无关。
二、简答题内容:
1下行沟通:是与雇员进行沟通的传统方式,是正式沟通系统中的主要构成部分,其目的是给出明确的指令,提供程序和实践信息。
潜在的不足是:(1)命令链太长,沟通的速度变慢。(2)命令链中有人不在,系统将停止运行。(3)容易在命令链中产生错误和误解,而且没有检查系统。(4)沟通只能由上而下,没有反馈,高层管理者无法知道潜在的不良影响。
主要形式:简报小组、员工会议、公告等。
2上行沟通:从工作中较低级别的群体向较高级别的群体传递信息。
主要形式:联合咨询委员会、建议体制、工会渠道、申诉程序、纪律程序等门户开放政策。 3 横向沟通:
信息在组织内从部门到部门横向流动。主要形式:跨部门委员会、特别项目组、协调委员会。
三、沟通网络(特点)
1链式:是一个下行沟通过程,科层制。
2“Y”式:可以让组内的每个成员进行沟通,但只能通过中心人物。可能会阻碍群体所有成员的对话,等级结构。
3轮式:高度中央集权的渠道,有一个中央系统,依赖于中心人物的能力,解决问题最快的途径。
4环式:没有中心人物,难以形式有效地决策。
5全通道式:每个人都能彼此沟通,能快速达成一致意见。
第四章口头沟通
一、名词理解
1口头沟通:就是人们相互交谈,意味着接受者必须听到信息、理解信息,然后对信息进行评价以做出决策,最后做出反馈。
2非正式会面:偶遇并开始交谈、临时讨论某事,很少有会议议程,很少有会议记录,小道消息或者传闻。
3正式会议:提前以书面形式通知与会者,有会议议程,召开正式会议的理由。
4半正式会议:有时,主管或经理会定期与管理团队见面,讨论任何被提及的问题,开放式讨论,需要进行双面沟通。
倾听技巧:听到说什么、听懂语言、理解说话时的语气、地方口音,措辞恰当。言外之意,弦外之音
二、简答题
1接电话的标准:
(1)总是能迅速地接听电话。
(2)礼貌地问候对方并给出公司名称。
(3)礼貌地询问对方需要什么,说话的语气。
(4)表述清晰。
(5)快速处理来电或者把它们转给能够提供合适答复的那个人。
(6)确保手头有笔,以备必要记录下来谈话细节。
2打电话标准:
(1)知道自己想说什么。
(2)准备好所有需要的信息。
(3)知道想与谁说话
(4)说话简明扼要
(5)要找的人不在,留言要清晰。
3影响口头沟通的因素:
(1)说话的语气(什么也不说,可说得很少应考虑:对方是否对谈话主题颇感不适、对方正思考以作出合适回应、对方出于礼貌,没有表明真实的观点)。
(2)语言(应考虑:使用听众所理解的语言、使用合适的语言、是否带地方口音、措辞是否适当)
(3)倾听技巧(检测标准:提问、记录所说的话、理解讲话人说话的真正含义)
(4)提问方式(好处:检查对讲话人说话的理解程度、鼓励讲话人提供更多信息、促进会谈双方的参与、帮助讲话人理清思路、表示对谈话的热情)
(5)有效阐述观点(基本准则:准备、吸引听众对讲话人的关注、传递信息、检查听众是否已理解你所传递的信息、辅助语言、元信息沟通、暂缓判断、信息分析)
4产生暂缓判断的原因:
(1)选择了不恰当的时间来传递信息,因此听众会更多地考虑其他事情。
(2)选择了不合适的地方,因此听众会受周边环境影响。
(3)讲话人没有做适当的准备,因此信息不能被有效地理解。
(4)语言中带了方言或没能有条理地传递信息,使听众无法听明白他要表达的意思。
(5)信息太长,以至于听众失去兴趣。
(6)外表与正在传递的信息不相符,可能使听众对他不够尊重。
(7)听众对某个主题已有明确的观点,而讲话人提供了听众并不认同的观点。
(8)拒绝回答问题,或回答得不好
(9)听众不喜欢讲话人所提及的信息内容。
第五章非语言沟通
一、名词理解
个人外表:个人的外貌和他们想展示给对方的形象。
举止习惯:个人的行为特点。
二、选择题知识
1 个人外表:穿着、姿势、举止习惯、自信
2 肢体语言:
(1)积极的肢体语言:适当的目光接触、微笑、放松的姿势、身体略向前倾
(2)消极的肢体语言:缺乏目光接触、缺少微笑、弯腰驼背、双臂交叉、紧张的外表、将身体避开讲话人。
3 工作环境下的非语言沟通:工作环境下每个人都是组织成员之一,一定程度上体现组织形象,要多关注对方访客
非语言沟通是指沟通以外的各种人际沟通,含形体语言、副语言、空间利用、时间安排以及沟通的物理环境等方式进行的信息交流过程。
接待员、接待区域、电梯、会见者。
第六章书面商务文件――内部沟通文件
一内部沟通文件:指在组织内部人们互相沟通的书面形式。