公文的内容、版式与含义

公文的内容、版式与含义

公文的基本组成部分有：标题、正文、作者、日期、印章或签署、主题词。

公文的其他组成部分有：文头、发文字号、签发人、主送机关、附件、抄送机关等。

各部分含义：

一、标题

公文标题由发文机关、发文事由、公文种类三部分组成，称为公文标题“三要素”。公文标题的位置在公文的开首，居于正文的上端中央。

二、主送机关

上级机关对下级机关发出的指示、通知、通报等公文，叫普发公文，凡下属机关都是受文机关，也就是发文的主送机关；下级机关向上级机关报告或请示的公文，一般只写一个主送机关。主送机关一般写在正文之前、标题之下、顶行写。

三、正文

这是公文的主体，是叙述公文具体内容的，为公文最重要的部分。正文内容要求准确地传达发文机关的有关方针、

政策精神，写法力求简明扼要，条理清楚，实事求是，合乎文法，切忌冗长杂乱。请示问题应当一文一事，不要一文数事。

四、发文机关

写在正文的下面偏右处，又称落款。也可盖印，不写发文机关。机关印章盖在公文末尾年月日的中间，作为发文机关对公文生效的凭证。

五、发文日期

公文必须注明发文日期，以表明公文从何时开始生效。发文日期位于公文的末尾、发文机关的下面并稍向右错开。发文日期必须写明发文日期的全称，以免日后考察时间发生困难。发文日期一般以领导人签发的日期为准。

六、主题词

一般是将文件的核心内容概括成几个词组列在文尾发文日期下方，如“人事任免通知”，“财务管理规定”等，词组之间不使用标点符号，用醒目的黑体字标出，以便分类归档。

七、抄报、抄送单位

是指需要了解此公文内容的有关单位。送往单位是上级机关列为抄报，是平级或下级机关列为抄送。抄报、抄送单位名称列于文尾，即公文末页下端。

八、文件版头

正式公文一般都有版头，标明是哪个机关的公文。版头以大红套字印上“××××××（机关）文件”，下面加一条红线（党的机关在红线中加一五角星）衬托。

九、公文编号

一般包括机关代字、年号、顺序号。如：“国发[1997]5号”，代表的是国务院一九九七年第五号发文。“国发”是国务院的代字，“[1997]”是年号，（年号要使用方括号“[]”），“5号”是发文顺序号。编号的作用：在于统计发文数量，便于公文的管理和查找；在引用公文时，可以作为公文的代号使用。

十、签发人

许多文件尤其是请示或报告，需要印有签发人名，以示对所发文件负责。签发人应排在文头部分，即在版头红线右上方，编号的右下方，字体较编号稍小。一般格式为“签发人：×××”。

十一、附件

这是指附属于正文的文字材料，它也是某些公文的重要组成部分。附件不是每份公文都有，它是根据需要一般作为正文的补充说明或参考材料的。公文如有附件，应当在正文之后、发文机关之前，注明附件的名称和件数，不可只写“附件如文”或者只写“附件×件”。

公文各组织部分版式要求：

一、眉首部分

发文字号

结构：发文机关代字〔年份〕序号

位置：发文机关标识下空2行（3号字体的行），居中排布

字体：3号仿宋体，年份序号用阿拉伯数字标识

其他：年份用全称，序号不编虚位，不加“第”字，字号下0.4厘米处印一条15.6厘米与版心同宽的红色反线。

签发人

应用范围：上行文

位置：平行排列于发文字号右侧，发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字

字体：“签发人：”用3号仿宋体，冒号为全角冒号，冒号后签发人姓名用3号楷体标识

二、公文主体部分

公文标题

位置：红色反线下2行，居中排布

字体：宋体加黑

字号：2号

排布规则：可一行或多行，回行尽量做到词义完整，排列对成美观，间距恰当

主送机关

位置：标题下空一行，顶格书写

字体：仿宋体

字号：3号

公文正文

位置：主送机关名称下1行，每自然段左空2字，顺次书写。

字体：仿宋

字号：3号

附件

规范：正文下空1行，左空2字，3号仿宋体标识“附件”2字，后标全角冒号，附件如果有多份，使用阿拉伯数字标识每份的名称，阿拉伯数字后加点号，名称后不加标点符号

注意：附件应与公文一起装订，并在附件的左上角第一行顶格标识“附件”，有序号时要标识序号，附件的序号和名称前后应一致。如果附件与公文不能一起装订，应在附件左上角第一行顶格标识“公文发文字号+附件（或带序号）”

成文日期

规范：用汉字将年月日标全，零写成全角的“○”，一般成文日期右空4字居右放置，位置由印章位置决定。

公文生效标识（印章）

印章上距正文在1行距离内，红色，下压成文日期，如果印章下弧无文字用下套方式盖章，下弧压成文日期，印章下弧有文字，中套方式盖章，印章中心线压成文日期。

三、版记部分

主题词

“主题词”3字用3号黑体字居左顶格标识，后标全角冒号。

词目用3号宋体加黑标识，词目间空1字。

抄送机关

如果有抄送机关，抄送机关在主题词下1行，左空1字，3号仿宋体标识。

印发机关与成文日期

位于抄送机关或主题词下1行，3号仿宋体标识，印发机关左空1字，成文日期右空1字，印发日期用阿拉伯数字标识。

注意：版记中的各要素间均加一条黑色反线，宽度为15.6厘米与版心同宽，且版记必须位于公文的最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。

页码

页码为4号半角阿拉伯数字，页码所有各加一条4号“—”字线，一字线与版心下边缘距离为0.7厘米，单页码

（奇数页）居右空1字排布，双页码（偶数页）居左空1字排布。