税务公文写作原则

稅務公文寫作原則

本篇文章刊登：稅務旬刊第1859期

文/周美麗

第一節前言

中國古人文章之所以寫的好，詩詞之所以做得妙，大都是經過數十年寒窗，博覽群書，刻苦的推敲與揣摩，而得到的功夫。這種積學儲寶的方式，運用在學習公文的寫作上，是非常辛苦的，也耗費了太多的時間與精力，尤其是在二十一世紀知識經濟時代，這種慢工出細活、熟而生巧的學習方式，已經無法滿足現代社會凡事求快、求好的需求。

工欲善其事，必先利其器，要寫得一手好公文，必先瞭解公文的寫作原則、製作技巧，方能事半功倍。尤其是公務人員，每日所要撰擬的公文數量很多，面對中國文字錙銖必較，差之毫釐失之千釐之情況，倘在寫作公文時，不瞭解中國文字的結構，以及公文的撰擬要領，將有執管如執椽，難以落筆之困境。

要如何才能寫出又快、又好、又美的公文呢？目前國內各級學校裡並無公文寫作課程之教學，綜觀現今坊間應用公文書籍，對於公文的撰擬，也大都未能有詳細的解說，研讀後難以知其所以然，筆者爰興起整理念頭，就平日業務上公文核稿中，所發現的缺失予以蒐集、歸納，整理出一套公文的寫作原則，期使讀者能夠在公文寫作上，振本從源，以達事半功倍的效果，進而觸類旁通，觸發思維，信筆拈來，筆翰如流，落筆成章。筆者學有未周，力更不逮，提出公文上紕謬，望先進前輩不吝賜教。

第二節公文寫作基本原則

文心雕龍的章句篇：「夫人之立言，因字而生句，積句而成章，積章而成篇。篇之彪炳，章無疵也；章之明靡，句無玷也；句之清英，字無妄也。振本而末從，知一而萬畢矣。」可見字、句、章、篇有極密切的關係，段是由句集成，篇是由段集成；適用於句的，大概也適用於段、篇。所以要寫一篇好公文，必須從用字造句方面先行著手。茲分別就句、段、篇寫作應遵守的原則，說明如下。

壹、句方面的原則

一、注意詞位

國有國法，家有家規，中文也有文法，為了增強語文的

表達效果，現代的文學常會打破文法，設計優美的語文

形式，使文章讀起來生動感人，引發讀者的興味；但是

公文的性質與其他文章不同，具有獨特的目的，不宜隨

意掉換詞位，如此才能讓受文者一目了然，清楚瞭解公

文的內容，尤其是中文語詞位置不同，有時意義也就隨

之而異。

例如：「花落」是動詞，「落花」卻是名詞，兩字一顛倒意義就不同。

例如：「一碗辣一點」、「一碗一點辣」，同樣五個字，前後一顛倒，所表達的意義就完全不同，因此造句

時，必須謹慎注意詞位。

二、正確起首語

公文的每一項表達一意，每項起頭，可用「按、查、依、關於」等做為起首語；至於「另、又、至、惟，因此」等係屬轉折語或連接詞，不宜放置各項之起頭，做為起首語。

例如：「說明：一、本案依稅捐稽徵法規定……。二、另財政部函釋規定……。」應改為「一、本案依稅

捐稽徵法規定……。二、查財政部函釋規定……

。」

三、含義合理

公文的用字遣詞要字通義順，一字求一字的下落，一句求一句的道理，準確的選取擇用，務求用詞與含意相互契合，韓愈說：「文從字順各識職。」就是強調用字遣詞要正確，恰到好處。

例如：「房屋被債權人查封無法過戶」，查封是法院，所以債權人應改為「法院」。

例如：「土地共有人分割」，分割的是土地不是人，所以應改為「共有人土地分割」。

例如：「財政部訂於92年4月24日蒞臨本處考核」，進行考核作業的是財政部指派的人員，不是財政部，因

此應改為「財政部考核人員訂於92年4月24日蒞臨

本處考核」。

四、觀念一致

在撰擬公文時，前後觀念必須一致，筆緻調和，不可做

不必要改變，否則無法接通。

例如：「股長們應該做一個好榜樣」，「股長們」是複數，「一個」是單數，應改為「股長們應該做好榜樣

」。

例如：「本處是一個服務好而且設備老舊的機關」，「而且」應連接兩個正面意義的形容詞，應改為「本處

是一個服務好而且品質優的機關」。

例如：「受訓人員應於三日內報到，無故不得讓他們缺席。」主詞相同不可先主動後改為被動，應改為「

受訓人員應於三日內報到，無故不得缺席。」五、思想關聯

撰擬公文時，前後思想必須相互關連，明白曉暢，否則無法接通。

例如：「由於經濟不景氣，致使政府行政效率低落。」經濟不景氣與行政效率無關，因此應改為「由於經

濟不景氣，致使政府稅收減少。」

例如：「他連電腦都不會用，更談不上服務態度了。」公文寫不好與服務態度無關，應改為「他連電腦都

不會用，更談不上電腦繪圖了。」

六、避免漏或略字

公文的表達，應清楚明白，讓受文者一目了然，不得過份的簡略或是略去不可少的字或詞，否則會使全句構造不全，語意不明。

例如：「抽煙會妨害身體，應該戒除。」「身體」底下應添加「健康」二字。

例如：「各機關之文書收發，應以編制內職員充任之。」「收發」底下應補入「人員」二字。

據說從前有位皇帝的老婆想吃雞蛋，皇帝就在京城的佈告欄上貼了個告示：「全城百姓，每家每戶都要立即向皇宮交來四蛋，第一個送來的有賞。」於是有個叫阿凡提的在破牆窟窿的麻雀窩裡，找出四個蛋，急忙送到皇宮。皇帝一看，勃然大怒，大聲喝道：「阿凡提，你好大的膽，竟敢捉弄皇帝，我要你送的是四個雞蛋，而你竟然送了四個小鳥蛋，該判死罪。」「且慢、且慢」阿凡提不慌不忙的說：「皇上您告示上明明寫著要百姓送來的是四個蛋，難道我送的不是蛋嗎？皇上說話不算話，以後百姓怎麼相信您呢！」

七、避免重複

公文的表達應簡潔有力，去蕪存菁，若將義同或義近的詞語重複使用，會讓閱者有怪異之感。

例如：「希於五日內函復本處為盼」，「希」與「盼」二字同意，應刪去其中一字。

例如：「業已於92年5月20日函復在案」，「業」與「已」二字同意，應刪去其中一字。

例如：「函送土地稅法修正草案乙份，請查照審議，請查照。」「請查照審議」已具體敘明期望，免再寫「