关于公司文件编号的管理办法

**************公司

****（总）字〔****年〕第***号

关于公司文件编号的管理规定

公司各部门

为便于文件的识别，追溯和控制，加强管理，提高管理的科学化、规范化，特对公司的制度、流程、表单、合同以及模板管理方面的文件实行统一编号，实现文件编码唯一性，特制定本管理办法：

一、编号管理规则

（一）适用种类：适用于企业在经营管理活动中所有的表单、文件、合同、制度、资料载体的编号等。

（二）编号规则：

文件号由公司代码、部门代码、年份代码、文件类别代码、文件流水号5组代码组成。

1、公司代码：

**********公司：SM

2、部门代码:

部门代码由部门名称前三个字的汉语拼音首字母大写组成，部门代码分别为：

3、文件类别代码：

文件类别代码由文件类别所属前两个字的大写汉语拼音组成，分

4、文件流水号代码：

所有文件流水号由三位阿拉伯数字组成，序号由001开始。（三）编号种类：

1、表单类：

公司代码-部门代码-文件类别代码-文件流水号

总经办为：SM-ZJB-BD***

办公室为：SM-BGS-BD***

财务部为：SM-CWB-BD***

经营部为：SM-JYB-BD***

工程部为：SM-GCB-BD***

设计部为：SM-SJB-BD***

安全科为：SM-AQK-BD***

采控部为：SM-CKB-BD***

项目监管部为：SM-JGB-BD***

事业发展部为：SM-FZB-BD***

2、合同类

公司代码-文件类别代码-年份代码-文件类别代码-文件流水号

建设工程施工类合同：SM-SG-[2***年]-HT***

设计类合同：SM-SJ-[2***年]-HT***

采购类合同：SM-CG-[2***年]-HT***

分包类合同：SM-FB-[2***年]-HT***

聘用类合同：

证件：SM-PY/ZJ-[2***年]-HT***

人事：SM-PY/RS-[2***年]-HT***

服务咨询类合同：SM-FW-[2***年]-HT***

行政类合同：SM-XZ-[2***年]-HT***

3、文件制度类

公司代码-部门代码-文件类别代码-文件流水号

二、编号管理程序

1、表单类：由各部门拟好表单初稿后，编制部门负责人进行审核编号，编号后方可使用，同时将编号后的电子版文件上传至群空间或共享，便于各部门了解、使用和管理。

所有部门的电子表单每年汇总一次到办公室存档。

2、合同类：

建设工程施工类合同：由经营部主导修订并由经营部负责人进行统一编号，签章后的合同原件移交至事业发展部统一归档管理。

设计类合同：由经营部主导设计部配合修订并由经营部负责人进

行统一编号，签章后的合同原件移交至事业发展部统一归档管理。

采购类合同：由采控部主导修订并由采控部负责人进行统一编号，签章后的合同原件由采控部统一归档管理。

分包类合同：由经营部主导修订并由经营部负责人进行统一编号，签章后的合同原件移交至事业发展部统一归档管理。

聘用类合同：

证件：由事业发展部主导修订并由事业发展部负责人进行统一编号，签章后的合同原件由事业发展部统一归档管理。

人事：由经营部主导修订并由经营部负责人进行统一编号，签章后的合同原件移交至事业发展部统一归档管理。

服务咨询类合同：由经营部主导修订并由经营部负责人进行统一编号，签章后的合同原件移交至事业发展部统一归档管理。

行政类合同：由办公室主导修订并由办公室负责人进行统一编号，签章后的合同原件移交至事业发展部统一归档管理。

所有的合同台账每年汇总一次交至总经理处存档备查。

3、文件制度类

由总经办经办人拟好初稿后，由总经理审批编号后方可使用。

本规定自颁布之日起实施，与本规定有相抵触者，以本规定为准。

主题词：编号规范办法

抄送：公司各部门

**********公司总经办二零一三年三月三十日印发

共印2份