同济大学档案管理办法

同济大学档案管理办法

第一章总则

第一条为了进一步加强学校档案工作，推进学校档案工作规范化、标准化、信息化建设，有效地保护和利用档案，充分发挥学校档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，中华人民共和国教育部、国家档案局令第27号《高等学校档案管理办法》等文件精神，结合学校实际，制定本办法。

第二条本办法所称学校档案，是指学校从事教学、科研、管理、文化交流、服务社会和其他活动中直接形成的，对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史纪录。

第三条学校档案工作是学校的重要基础工作之一。学校档案部门具有档案行政管理和档案业务管理与服务双重职能。

第四条学校档案工作实行统一领导，集中管理，保证档案机构、人员编制、档案用房、设施和经费的落实，保障档案安全，保守国家秘密。

第五条档案工作要纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展。

第二章档案工作机构及其职责

第六条学校档案工作由校长领导，由一名校级领导分管档案工作，同时接受上海市教育主管部门和上海市档案局的业务指导、监督与检查。

第七条学校设立档案工作委员会，领导、协调、检查、解决全校档案工作中的重大问题。

学校档案工作委员会的主要职责：

（一）贯彻执行国家关于档案工作的法律、法规，审定学校关于档案工作的规划、规章制度，并提出指导性的意见；

（二）研究决定学校档案工作发展中的重要事宜、重大问题和奖惩事项；

（三）协调、解决学校各部门档案工作的布置、检查、总结、验收；

（四）保证学校档案馆全面履行档案行政管理和档案业务管理与服务两种职

能，落实人员编制、档案库房以及发展档案工作所需的设备与经费。

第八条学校设立档案馆，直属学校领导，为处级建制。

第九条学校档案馆是学校档案工作的职能管理部门，是档案工作委员会的工作机构。其主要职责：

（一）全面贯彻执行国家有关档案工作的法律法规、政策和本校的有关规定，规划全校档案工作；制定本校档案工作的规章制度，并负责监督、指导和检查；

（二）统一管理学校各部门的档案工作，根据国家有关规定和标准确定学校档案归档范围、分类标准、保管期限和整理规范，负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管、开放和利用全校各类档案及有关资料；

（三）组织实施档案的信息化建设，负责电子文件的归档和规范化管理；

（四）编制检索工具，编研档案史料和参考资料，多形式、深层次开发档案信息资源。积极开展学校档案信息的开放和利用工作，为学校、社会服务；

（五）保守档案秘密，确保档案实体和信息安全，维护档案的完整、准确、系统；

（六）明确档案工作岗位职责，对全校专（兼）职档案工作人员和有关业务人员进行档案业务培训，加强档案学术研究交流和宣传教育活动，不断提高全校师生员工的档案法制意识；

（七）围绕学校中心工作，完成学校领导交办的各项任务。

第十条学校档案工作人员应具有大学本科（或相当于本科）及以上学历，能认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守，遵纪守法，具备档案专业或相关学科知识及现代化的管理技能。

第十一条学校所属各单位应有一名负责人分管该单位的档案工作，配备专（兼）职档案人员，负责本单位档案的收集、整理和归档工作。专（兼）职档案人员队伍应当保持相对稳定。经学校同意配置的兼职档案员，可申请档案专业技术职称。

第十二条专（兼）职档案员的主要职责是：

（一）贯彻落实国家有关档案工作的法令、政策和本校有关规定，制定本部门档案工作计划；

（二）做好本部门文件材料的收集工作，坚持平时预立卷；

（三）将需要归档的文件材料整理组卷装订，做到组卷合乎要求，编目清楚、标题准确、装订整齐。相应的信息入录档案管理系统，信息完整，著录规范，并及时向档案馆移交；

（四）做好存放在本部门的文件材料的分类、组卷、编目、登记、保管、利用等工作。

第三章档案的接收

第十三条学校建立和完善归档制度，实行以纸质档案为主，纸质档案和电子档案双轨归档的管理制度。各部门分管档案工作的负责人应将文件材料归档工作纳入自己的职责范围，督促检查。各部门专（兼）职档案员，做到每项重要教学、科研、管理、对外交流等工作，都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。

第十四条学校实行文件材料形成部门、课题组立卷制度。各部门在教学、科研、党政管理、对外交流等活动或个人在职务活动中形成的材料，由各部门按照学校档案管理部门制定的档案归档范围和整理规范组卷，经档案馆检查合格后向档案馆移交。

第十五条经学校办公自动化系统所形成的文件按《同济大学电子公文处理管理办法》规定执行。

第十六条各类文件材料的归档范围和保管期限，按《同济大学档案归档范围和保管期限规定》执行。

第十七条学校部门立卷归档分工为：全校性、综合性的材料由党委办公室、校长办公室负责立卷归档。其余均按职能部门分工负责相应门类材料的立卷归档。立卷归档涉及多个部门的大类由文件的主办部门归档，其他部门协办。

第十八条各部门立卷归档的文件材料，应符合下列要求：

（一）归档的文件材料要齐全完整。破损文件应予修复；

（二）归档的文件材料，要遵循文件之间的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分保存价值，分类组卷；

（三）归档文件用纸规范，纸质优良，字迹清楚，应用黑色耐久笔书写；

（四）案卷标题简明确切，卷内目录、备考表符合规范要求；

（五）归档材料的著录符合档案计算机管理要求。

第十九条归档时间及手续：

（一）学校办公自动化系统产生的文件材料应实时归档；

（二）按自然年度归档的文件材料应于次年6月底以前归档；

（三）按教学年度归档的文件材料原则上应于教学年度末归档。研究生学位审批材料在完成学位授予之后二个月内归档；

（四）科研、基建项目和专题性、成套性档案应于项目完成通过鉴定验收后二个月内归档；

（五）接收档案必须履行相关手续，制作案卷移交目录，一式两份。交接双方必须签名盖章；

（六）档案部门应及时接受上级规定应接收的档案。

第二十条个人在其从事教学、科研、党政管理、对外交流等职务活动中形成的各种载体的文件材料，必须按照规定向档案馆移交，集中管理，任何人不得以任何借口拖延或据为己有。

个人在其非职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，档案馆可通过征集、代管等多种形式进行管理。对个人向档案馆捐赠有价值档案的，学校予以奖励。

第四章档案的管理

第二十一条学校档案由档案馆分类保存。在国家需要或列入国家档案馆接收范围时，应按要求提供所需档案的复制件或原件。

第二十二条档案馆根据《同济大学档案实体分类方案》，对馆藏档案进行分类、编号、上架，编制检索工具。根据档案的保密程度确定不同的利用范围，建立档案借阅和审批制度，做好档案的利用效果登记。

第二十三条档案馆应及时研究、改进档案保护技术，及时修补、修复残破档案。建立和健全库房管理制度，落实防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等措施，控制库房温湿度，确保档案安全。

第二十四条档案馆应组织做好档案的鉴定工作。对于保管期限已满的档案，须征得有关部门同意，编制清册，报学校主管领导审批后予以销毁。销毁档案时应指定专人实施，学校纪检、监察等有关部门要派人监销，并在销毁清册签名。未经鉴定和批准，任何人不得销毁档案。

第二十五条档案馆要建立档案统计、检查制度，定期对档案的收集、整理、