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文件控制程序

1 目的与适用范围

本程序规定了本公司质量体系文件的审核、批准、发放、更改、回收的职责和工作程序，以确保与质量体系有关的文件都得到控制，以及对质量体系运行起重要作用的场所都使用相应文件的现行有效版本。

本程序适用于本公司与质量体系有关的文件的控制。

2 职责

2.1综合办公室负责文件的归口管理。

2.2除特别申明外，文件的编制、审批的职权见下表：

质量保证体系文件/程序文件、技术资料、其他工作文件编制为认证联络工程师，由总经理或部门主管审核，质量负责人批准。

2.3文件的更改由原审批人批准。

3工作程序

3.1文件包括：

a.质量体系文件（包括质量保证体系文件、程序文件、工作文件）；

b.技术文件（如加工图纸、图样等）；

c.外来文件（如国家标准，外来标准，国家法规法令、顾客提供图样等）；本公

司只接受书面形式的文件。

3.2文件的编写与审批

3.2.1文件由本程序2.2条规定的编写的部门指定或委托胜任的人员编写。编写时应广泛征询相关人员和相关部门的意见，必要时应组织讨论。

3.2.2编写好的文件按权限审批（审核和批准）。

3.3质量体系文件控制

3.3.1编号、登记和打印。

3.3.1.1经审批的文件交综合办公室对文件进行编号。

编号方法为：

厂名汉语拼音简写－□□□□

同一要素工作文件顺序号

质保能力要求要素顺序号

3.3.1.2已编号的文件登记纳入《文件一览表》

3.3.2发放

3.3.2.1文件资料管理员按指定的名单及时发放文件，填写《文件发放登记表》。

3.3.2.2因工作需要，要求增发文件的部门可填写《文件资料领用申请表》由原审批人批准后发放，并办理登记签收手续。

3.3.3回收

非首次发布的文件资料，在新版本发放的同时就收回旧版本。如发布日期和实施日期分开的文件，旧版本应于新版本生效之日起作废，并于三日之内收回。回收后应即时盖上黑色“作废”章，并做好收回记录。

3.3.4更改

3.3.

4.1文件在实施过程中如发现有不完善之处，任何员工或部门均可提出更改意见，填写“文件更改申请表”经本部门主管审核后，交文件的原审批人审批。

若指定由其他部门/人员审批时，该部门/人员应获得所依据的有关资料。

3.3.

4.2文件的更改由文件的归口部门执行，文件的更改为换页或换册，更改后的文件发放和被改文件的回收由文件资料员执行。

文件资料员应将文件更改的信息记录在《文件和资料更改一览表》中，《文件一览表》的修改状态并作相应的改变。

3.4质量体系文件管理

3.4.1文件有效性标识

本公司的质量体系文件分受控和非受控两种版本，现行有效的受控文件应盖有红色“受控”印章，无此印章（正本除外）的均为非受控版本，不纳入控制范围。

综合办公室应及时收回失效文件并销毁，有必要保留的应作出“作废”标识。

3.4.2文件的使用及持文人的责任

a.指导质量活动的文件必须是现行有效的文件，质量活动现场不允许使用未经

批准或失效的非受控文件。

b.持文人应妥善保管受控文件，不得遗失，应保持文件的完整和准确性，不得

随意毁坏或涂改文件，不得擅自复印或外传。

c.持文人离开本公司时，应将文件如数交还文件资料员或移交指定接收人。

3.5文件资料员负责通用外来文件的登记、保管、使用（或发放）记录和管理，其中管理按本3.4条执行.

4 质量记录

《文件一览表》

《文件发放登记表》

《文件和资料更改一览表》

《文件资料领用申请表》

质量记录控制程序

1 总则

质量记录是产品符合规定的要求和质量体系有效运行的证据，为了有效的控制质量记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置，本公司执行本程序中的规定。质量记录包括来自供方的质量记录。

2 职责

综合办公室负责质量记录的归口管理，负责编制《质量记录一览表》。并负责辖内质量记录的收集、整理、储存和保管。

3 质量记录的控制

3.1

a.采用在档案夹上贴上标签的方法，对质量记录进行标识。

b.质量记录填写完毕后，统一储存在综合办公室，防止记录的损坏和丢失。

c.综合办公室负责对记录的保管，防护和管理，使记录易于查阅。

d.超过保存期的质量记录，经质量负责人批准，由综合办公室销毁或更新。

3.2质量记录要求字迹清晰、完整、准确、不随意涂改。如因笔误需要修改，应在错误处划两道，在旁边写上正确信息，并签上更改人姓名。

3.3综合办公室负责制定《质量记录一览表》，规定记录表格的名称、保存期限等。

3.4查阅质量记录须得到综合办公室主管的批准。

3.5合同要求时，在商定期内的相关质量记录可提供顾客或其他代表评价和查阅，以证明本公司产品已达到了规定的要求，且质量体系正在有效运行。

4 质量记录：

《质量记录一览表》

供应商管理程序

1．目的和适用范围

本程序规定了本公司对关键元器件和材料的供应商的选择，评定和日常管理的程序，确保供应商均是能提供合乎质量要求的关键元器件和材料及良好售后服务给本公司的合格供应商。

2．职责和程序

2.1综合办公室负责拟定关键元器件和材料的采购。

2.2采购人员应利用各种渠道，找寻可能提供所需关键元器件和材料的供应商的资料，并记录于《分供方调查报告》内。选择供应商应符合如下条件：

A.已进行分供方调查；

B.已取得相应的产品认证证书或质量体系认证证书；

C.经送样测试承认者。

2.3综合办公室通过下列一种或多种方式对关键元器件和材料供应商进行评价：

a.供应商提供其产品和质量体系认证证书；

b.派人员到供应厂商对其质保能力进行考察评估，并抽取样品进行检验或试用；

c.对供应商过往供货业绩进行评估。评定人员由各部门主管组成，由企业负责

人最终审批，将评价结果记录于《关键元器件供应商评定记录表》内。

2.4经确认评定合格的供应商列入《合格供方名单》。

2.5对现有合格的供应商，综合办公室负责对其进行日常管理检查，每个月将其查检结果作汇总评核，其资料记录在《供应商日常供货状况考核表》内，以作为要求供应商改善的依据，《考核表》内达到A、B、C级均可评为合格，D级及以下为不合格。

2.6本公司跟踪合格供应商的供货业绩，如供应商在本公司《供应商日常供货状况考核表》中被评为D级，不能保证其供货质量，并整改无效，本公司将取消其合格供应商资格。

2.7综合办公室每年统计一次在册供应商的供货业绩（包括产品符合要求的程度和交货是否及时），作为在册供应商再评价和选择依据。

2.8非关键元器件和材料的零星采购的供方选择原则上选择同行业中质量信誉较好的。

3.参考文件：《分供方调查报告》、《关键元器件供应商评定记录表》、《合格供方名单》、《供应商日常供货状况考核表》。