工作分析的方法介绍

工作分析的方法

工作分析的不同内容决定了工作分析调查的侧重点及所收集的信息的不同，也决定了工作分析所采用的方法的不同。

工作分析的方法很多，如按照结果的可量化程度，可划分为定性分析法和定量分析法两种；按照所采用的方式不同，可划分为访谈法、问卷调查法、观察法、关键事件法及工作日志法等。选择适合本企业实际情况的方法是工作分析成功的重要因素之一。

访谈法

访谈法，又称面谈法，是访谈人员就某一岗位与访谈对象按事先拟订好的访谈提纲进行面对面的交流和讨论进而收集岗位信息的一种方法。

访谈对象包括该职位的任职者、对工作较为熟悉的直接主管人员、与该职位工作联系比较密切的工作人员、任职者的下属等。

一、选择访谈法的形式

访谈法通常有以下三种形式。

(一)个别员工访谈法

个别员工访谈法主要适用于工作差异较大的岗位以及工作分析时间较为充足的情况。

(二)集体访谈法

集体访谈法适用于工作岗位性质比较相近的情况。

(三)主管人员访谈法

主管人员访谈法是指工作分析人员通过同某一岗位任职者的直接上级领导

进行面谈从而收集岗位信息的一种方法。

做好访谈前的准备工作，是保证访谈成功的重要前提。访谈者要根据调查的目的、要求和受访者的特点，事先确定并充分熟悉访谈的内容和范围，确定调查方案或拟订访谈提纲。

调查方案的内容包括明确访谈的目的、确定访谈的步骤、拟订提出的问题、安排提问的顺序、选取访谈的对象等。调查方案样本见表2-l。

表2-1 访谈调杳方案

二、访谈提纲样例

访谈提纲是指对访谈的内容或问题列出一个大致的纲目，其内容是围绕岗位展开的，形式可以多样化。

(一)工作分析非结构化式的访谈问题样本

样本的具体内容主要包括如下14个问题。

(1)请问您的姓名、职务、职务编号是什么?

(2)您所在的部门?直接上级主管是谁?部门经理是谁?

(3)您所在岗位的目标是什么?

(4)您工作的主要职责是什么?请列举1～2个实例。

(5)工作中遇到的最大挑战是什么?有其他人员的协助吗?

(6)工作中容易出错的地方有哪些?产生错误的原因主要是什么?对其他工作有什么影响?

(7)岗位的任职资格要求大致有哪些?例如教育背景、工作经验等。

(8)工作中需要和哪些部门的人员接触?

(9)企业经常从哪些方面对您的工作绩效进行考核?您认为从这些方面来考核是否合理?有无改进的建议?

(10)请描述一下您工作的环境，有什么需要改善的吗?

(11)工作中需要用哪些设备?使用频率高吗?

(12)工作中有什么不安全的因素吗?

(13)如果一个新员工担任此岗位，您觉得他(她)大概需要多长时间才能适应?

(14)如果企业进行培训，您觉得自己需要补充哪方面的知识或者提升哪方面的技能?

(二)工作分析结构化访谈提纲及记录表样本

1．岗位基本信息

(1)请问您的姓名、所属部门、所在的岗位及职位编号?

(2)汇报工作的对象是谁?你的直接上级是谁?

(3)与您同在一个岗位任职的同事有哪些?

岗位基本信息记录表样本见表2—2。

表2-2 岗位基本信息记录表

2．职位目标

(1)该工作岗位的工作目标是什么?

(2)完成该岗位的工作任务对公司具有哪些重要意义?

3．工作关系

(1)为了更好地完成本职工作，工作中需要与公司内部哪些职位或部门进行联系?联系的频率如何?

(2)为完成本岗位职责，需要和公司外部的哪些机构发生联系?联系的内容是什么?

(3)工作中接受谁的监督?

表2—3为工作关系记录表。

4、工作职责和权限

(1)警所在岗位的职责是什么?在各项职责中分别需要完成什么工作?其主要工作内容是什么?

(2)您是否承担管理他人的工作，若是，管理哪些部门或职位?直接管辖的人数有多少？

(3)请您对刚才所谈职责按重要性进行排序，并估计每项工作所消耗的时间比率。

(4)衡量您所做的工作好坏的标准是什么?

(5)除了日常工作外，您每周、每月、每季或每年还需要承担哪些其他的工作?

(6)您刚才所说的岗位职责是否与别的工作岗位职责有交叉的部分?如果有，是哪些?您平时又是怎么协调分工的?

(7)工作中是否有独立决策的权限，若有，主要有哪些方面的权限?

岗位职责和权限可以记录在如表2—4所示的记录表中。

表2-4 岗位职责和权限记录表

5．工作时间及工作负荷状况

关于工作特征的描述如表2-5所示，根据岗位及相关情况在每项对应处打“√”，并在括号里填写相应内容。

表2-5 工作时间及工作负荷状况记录表

6．工作中使用的设备

员工所使用的设备可以通过表2-6所示的记录表记录并整理。

表2-6 员工使用的工作设备和工作环境记录表

7、工作失误分析

工作失误是指工作中最容易出现失误的环节，记录表如表2-7所示。

表2-7 工作失误分析记录表

8．岗位任职资格

岗位任职资格是工作分析的两大内容之一，如表2-8所示。

表2-8 岗位任职资格记录表

9．职业发展方向

(1)可以晋升的职位有哪些?

(2)可以进行工作轮换的职位有哪些?

(3)可以降级到哪些职位?

10．其他

(1)您认为工作中最大的挑战是什么?

(2)在处理这些棘手或重要的问题时，您通常是怎样做的?

(3)工作中您最满意和最不满意的地方是什么?

(4)您是否经常同领导沟通?

(5)在与领导交谈的过程中，您与他／她主要讨论什么问题?

(6)在工作中您是否曾做出过重大决定?若有，请举例说明。

(7)工作中您希望得到哪些方面的培训?

(8)对职位有何补充的内容，请说明。

(三)工作分析问卷访谈提纲

访谈提纲还可以是问卷的形式，如表2-9所示。

表2-9 岗位分析访谈问题样本二