档案保护的管理策略与技术方法

档案保护的管理策略与技术方法

档案信息损失对企事业单位的发展影响是非常大的，导致档案信息出现损失的途径非常多，只要是信息符号和信息载体的损坏，这样会导致信息符号工具在进行信息获取时会出现无法进行的情况。因此，在进行档案信息保护的时候可以通过这个方向进行研究。在进行档案保护时，采取必要的技术措施是非常重要的，很多措施在非技术层面得到了很大的发展，这样就使得在进行档案保护时可以制定相应的管理策略，加强管理，同时也要保证档案能够得到合理的使用。

标签：档案保护；技术措施；管理策略

档案是信息主要的载体，这样就使得档案在使用时，不仅仅是对自身所携带的信息，同时也包含着档案中隐含的信息。进行档案保护的目的是为了更好的对档案所记载的信息进行保护，这样能够更好的方便以后的使用。档案主要包含着信息内容、信息符号和信息载体。信息内容主要包含着档案中记载的内容和要传达的内容，档案在信息内容方面是没有任何的价值，这样就使得档案成为了没有任何作用的物质材料。因此，在档案中，信息内容才是重要的核心。档案符号是表示信息的符号，在一定意义上它并不是信息，但是，由于很多的信息内容是要使用信息符号来进行表示，因此，信息符号也是有其存在的价值。信息载体是支撑着信息符号存在的物质材料，因此，不论记录技术怎样发展，信息符号都是要依赖于物质材料存在，这样才能更好的实现信息实体。

1 保护档案的技术措施

1.1 防范档案信息损失的技术措施

在对档案信息进行保护时，采取必要的技术措施是非常重要，因此，保证信息符号和信息载体的完整性是非常重要的，同时，要保证档案信息是保存在耐久的载体上。从文件形成到档案的最后销毁，一定要将档案信息存储在使用时间非常长，同时不会导致信息出现失去的介质上，这样能更好的保证档案能够在长时间内得到更好的利用，同时在使用过程中不会因为磨损导致档案信息出现丢失的情况。在选择文件材料时一定要保证其耐久性，这样能够更好的实现信息档案的更新，同时也能更好的实现信息档案的迁移。档案信息在形成以后要对保存的环境进行必要的要求，在进行保存的时候要保证环境是非常适宜的，这样才能更好的降低档案载体出现老化现象的速度，同时，也能更好的实现档案载体的保护。在对环境进行选择的时候要保证对室内的温度、湿度、光线和其他因素进行控制，这样能够更好的维护档案载体和信息的完整。同时，在对保存环境进行保护的时候，也要对环境进行维护，因此，在进行档案保存的时候也要有足够的资金作为后盾，因此，在进行档案保护的时候一定要保证管理经费是非常充足的。在进行档案进行保管的时候，要避免出现档案信息无法进行读出的情况，在进行档案使用的时候，无论是可直接读取或间接读取，都是可以利用信息符号转换成为对人们有意义的信息，但是，人们在生活和工作中是可以对一些档案信息符号进行读取，但是，对于非直接档案信息，是要使用专业的机器和程序来进行读取，因此，

在进行档案保管的时候要避免出现可直接读取的档案在保管过程中出现后人无法使用的情况。同时对于非直接读取档案，不仅仅要对相关的技术进行更新，同时，也要在技术不断变化的过程中将档案信息转换到新的技术平台上。

1.2 档案内容信息的挽救与恢复

档案信息在出现丢失的情况下是可以进行挽救和恢复的，在进行信息挽救的时候时候主要是对存储载体出现损坏的档案进行挽救，在进行信息恢复的时候，主要是对无法被识别的信息进行恢复。因此，在进行信息保护的时候要对信息存储载体和信息符号进行加固，这样能够更好对档案中的字迹进行恢复，同时，也是信息更新和迁移中常用的技术方案。档案在不同的时代保存的载体是不同的，在最初的时候档案主要是纸质，因此，在长期的使用中非常容易出现纸张残缺的情况，在技术不断发展过程中，人们慢慢不再使用纸张来作为档案保管的载体，在这种情况下，人们使用磁带来进行档案保管，但是在长期使用中，经常会出现磁带冲洗的的情况，为了更好的对档案信息进行保护，人们在技术方面在不断进行研究，这样也使得很多的档案信息得到了很好的利用。

在进行档案保管的时候，所有的保管技术都存在着一定的问题，因此，档案技术也是存在着有利和不利的影响。在进行档案保管的时候，在对一个问题进行解决以后，又会出现新的问题，因此，在进行档案保管的时候对信息的真实性和完整性一定要进行重视，同时在保管费用方面也要进行重视。在进行档案管理的时候，如果处理不当的时候也是会导致一些负面影响，因此，一定要做好档案管理工作，这样才能更好的避免由于技术方面导致更多的问题。因此，在档案管理过程中要将技术手段和管理措施进行结合，这样才能更好的保证档案信息得到更好的利用和保护。

2 保护档案的管理策略

2.1 有效保护，合理利用

在档案的保存与利用上，必须意识到没有保存就没有利用，拒绝利用就失去了档案保存的价值，也失去了支持档案保护工作的基础。因而“有效保护，合理利用”是保护档案的基本原则，应正确处理档案保存与利用的关系。有效保护，合理利用，要求在档案利用中应当处理好长远利益与眼前利益的关系，对于利用率高的档案或是具有较高价值的档案更应如此。不能只顾眼前利益滥用档案，致使档案载体过早劣化。对于重要的档案应以保护为主，抢救第一，使这类跨世保存的档案能一代一代发挥永续的作用，使它们尽可能完整地传于子孙后代。

2.2 主次有别，优先重点

据统计，在我国3995个各级各类档案馆中，仅国家综合档案馆就保存有1.3亿卷档案。要将这海量的档案全部予以最佳保护，在经济上是难以承担。同时，保护档案的方法很多，不同的方法所需投入的资金与人力也不相同。在资金有限的情况下，要有效地保护好档案，必须根据档案的不同价值，分别采取不同的保

护方法。实施主次有别、优先重点的分级管理，可使那些重要的、珍贵的档案处在更好的监护之下。

2.3 健全制度，加强管理

受时间因素的制约，所有档案载体的寿命都是有限的，即使在理想的环境条件下只藏不用，档案原件也不可能永久保存下去。保护档案的经费投入、挽救档案内容信息的技术选择与日常维护等，都要依靠制度来保证。因而，建立过硬的保护档案的管理制度与管理措施，创建与完善保护档案的法律体系与保障制度等就极为必要，这些法规与制度可以保证各级政府对保护档案的资金与技术的投入，使我们有可能充分地利用现代技术手段，加强对档案实体与内容的保护。此外，为规避保护档案过程中档案内容信息受损的风险，还应当建立档案保护风险管理策略，将保护档案过程中可遇见的风险降低到最小程度。

2.4 以防为主，防治结合

“以防为主，防治结合”这是档案界很早就提出的保护档案的策略之一。在数字技术日新月异的今天，尽管有了不少虚拟的修复技术可能使受损藏品的内容信息恢复，但作为人类文化遗产，实物的保存仍然是至关重要的，虚拟的信息永远需要实体空间的物质去证实、去支持。因而，在档案保护的实际工作中，“以防为主，防治结合”仍然是保护档案的重要管理策略。

3 结束语

在对档案信息进行保护时，必要的措施和管理策略是非常重要的，因此，在当今这个时代，对档案保管技术要更加重视，现在，人们在生活和工作中对信息的利用也在不断发生着变化，对信息更好的利用和掌握才能更好的促进经济的发展和社会的进步。

参考文献

[1]佚名.优先保护重点档案[J].中国档案，2003（6）.