大型活动策划与管理第十一章 大型活动后勤保障[精]
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4、餐饮服务的预估和准备
第一，考虑活动参加者的人数、用餐可能性、用餐 频次、用餐习惯，进行群体细分（ 身份、年龄阶段 、男女比例、是否有素食者）；
第二，掌握工作人员、志愿者的数量及用餐需求； 第三，考虑餐饮的成本，餐饮成本是否包含在票价 内，还是要享用者另付费； 第四，要保证供餐机构及其人员具有相应的执照和 供餐能力；
第五，要考虑活动场所是否能提供供餐所需的 设施设备、供餐服务器具以及现场是否具有食品 、食物的储存能力；
第六，如果食物是由活动场地外部机构供给， 就要考虑食物以何种方式被运送到场内；
第七，设计并布局好取餐的出入口，以保证用 餐秩序、减少等待时间和发生混乱的可能性；
第八，确定用餐的开启和关闭时间，安排相应 的清洁工作。
（1）主办方推荐周边酒店供个人预订
主办方对没有单独酒店服务设施的场馆进行外 部酒店计划和推荐，经过活动组织者对相关酒店 卫生、服务、安全保障的核查，把场馆周边符合 标准的酒店信息推荐给参与者，其中包括酒店的 地址、联系电话、网站等相关信息，以便参与者 能够进行高效的自主预订并保障入住宾客享受到 相应的服务水准。
（2）主办单位自行安排酒店服务
一些活动的举办场地本身就是酒店，活动主办 方与酒店整体谈判，商定服务内容和价格。
主办单位自行安排提供服务的程度不同，给活 动参与者和观众带来的感受也不一样： • 组委会只在活动筹备期推荐一些活动场地周边 的酒店； • 组委会不仅推荐酒店，而且只要是前来参与活 动的嘉宾和专业观众都能享受优惠价格； • 组委会还会安排专人负责接受活动参与者和专 业观众的预定，并在酒店大堂设置接待处，然后 统一和酒店结算费用。
• 在活动执行阶段，后勤工作进入了最繁忙 阶段，要为工作团队和活动参与者提供服 务。此时人员庞杂，流动性大，不确定性 增加，后勤保障的工作量相当巨大和复杂。
• 在善后阶段，后勤保障包括场地的清理和 所用物资的撤离等工作。
二、大型活动后勤保障工作的特点
社会性 经济性 服务性 时间性 复杂性 群众性 知识多科性
这个例子充分体现出了大型活动中餐饮服务的 突出特点，需要在准确评估的基础之上进行周密 的餐饮服务安排。
3、餐饮服务的指导原则
餐饮服务的基本出发点是支持活动的顺利举办 ，而且前提条件是在既定的预算范围内。每次餐 饮服务的设计都应该有明确的目标，充分了解活 动的类型，并根据活动类型以及到场人员的身份 特点筹划并实施餐饮服务。餐饮服务部门要开展 食品安全管理，应以控制食品危害、确保所供应 食品的安全、预防食品安全事故为宗旨。
主办方不仅要考虑到酒店的档次，还要考虑到酒
店与活动的距离与交通问题。
酒店所能提供的住宿、接待、餐饮和娱乐服务， 是大型活动能否顺利举办的基础条件，即目的地 活动业发展所需仰赖的高度发达的配套设施和服 务业，这也是主办方选择举办城市和举办场地时 所要考虑的重要问题。
2、酒店服务的操作方式
（1）主办方推荐周边酒店供个人预订； （2）主办单位自行安排酒店服务； （3）指定旅行代理商； （4）指定酒店专业代理机构。
主办方的做法就是在4号馆的二楼安排临时用餐 点，可供1600人同时用餐。主办方引入了5家中餐、 4家快餐和2家面点，用餐时间按照15分钟计算，3 小时内可提供近2万人现场用餐。现场盒饭面点的 价格大多在20元到30元之间，同时展馆内还有5个 便利店。
这仅仅是在场馆处于试运行的状态下。如果用 餐设施全部开放，再加上推荐周边餐饮设施的使 用，单位时间内所接纳的用餐人数还会增加。
➢在保障食品健康方面，注重食品和饮料的健康指 数，提供具有降血脂功能的轧小麦汁作为饮品之一。
➢在保障食品新鲜方面，邀请大厨进室当场制作食 品，既保证食物的新鲜可口，又避免浪费。
五、酒店服务工作
1、酒店服务的重要性
配套酒店服务质量的优劣往往成为参与者在事后 的评论内容，酒店服务必须令各界参与者满意。 尤其是在举办大型活动的这种特殊招待时期，酒 店的数量、质量、安全状况会受到宾客的重点关 注，也给活动组织方带来了相应的问题和挑战。
三、大型活动后勤保障工作的作用
1、为活动提供必要的物质基础 2、提高举办活动的工作效率 3、衡量活动举办的质量和水准
2、餐饮服务的特点
第一，服务范围广（餐饮工作必须要考虑 到用餐人数以及各类人群的用餐习惯）。
第二，单位时间任务量大（参与活动人员 的用餐时间基本上都处于重合状态）。
第三，食品安全要求严格（详细筛选及记
（3）指定旅行代理商
指定一家旅游公司，然后由该旅游公司为活动参 与者提供酒店、票务、旅游和订车等服务。
指定旅行代理商一般会在活动现场设立接待台。
➢天津夏季达沃斯论坛在饮食安排上注意 细节，确保食物供给彰显地方特色、安全、 健康、新鲜等特征。
➢在保障食品特色方面，早餐除了供给牛奶面包之 外，还有供给津味色彩浓厚的天津早点锅巴菜，午 餐中的面条、虾饺、烤鸭等中餐受到外宾的欢迎。
➢在保障食品安全方面，主办方也做了很多防控的 准备，比如说不提供生的三文鱼，而是将其做成菜 品，不提供生海鲜，而是以鸡鸭鱼肉为主；用人工 养殖的鱼，而不采用野生的鱼以保证用料安全可靠。
录食品来源；保证工作人员的身心健康；设立一
系列的餐饮服务指标）。
2014年10月19日国家会展中心（上海）的首展 （中国国际汽车商品交易会）中约有8000名展会 工作人员，试运营每日观展客流约5万人次。
而用餐高峰主要出现在中午十一点到十三点这 两个小时，如何应对高负荷的用餐高峰，保障每 位人员都能够顺利满意地用餐是摆在主办方面前 十分重要的问题，也是活动能否成功举办能否获 得好评的一个重要因素所在。
第十一章 大型活动后勤保障
一、大型活动后勤保障的内涵
• 对于大型活动而言，良好的后勤保障工作更是 不可或缺的环节，一项活动能否顺利召开，后 勤保障工作起着至关重要的作用。
• 一项活动的进行总共划分为前期准备、活动进 行、善后总结三大板块，而后勤保障工作贯穿 于整个活动的始终。
• 从活动筹划阶段，后勤保障就是要保证活 动所需物品、设备以及相关活动人员能够 有组织、有计划地到达指定地点。
4、餐饮服务的预估和准备
第一，考虑活动参加者的人数、用餐可能性、用餐 频次、用餐习惯，进行群体细分（ 身份、年龄阶段 、男女比例、是否有素食者）；
第二，掌握工作人员、志愿者的数量及用餐需求； 第三，考虑餐饮的成本，餐饮成本是否包含在票价 内，还是要享用者另付费； 第四，要保证供餐机构及其人员具有相应的执照和 供餐能力；
第五，要考虑活动场所是否能提供供餐所需的 设施设备、供餐服务器具以及现场是否具有食品 、食物的储存能力；
第六，如果食物是由活动场地外部机构供给， 就要考虑食物以何种方式被运送到场内；
第七，设计并布局好取餐的出入口，以保证用 餐秩序、减少等待时间和发生混乱的可能性；
第八，确定用餐的开启和关闭时间，安排相应 的清洁工作。
（1）主办方推荐周边酒店供个人预订
主办方对没有单独酒店服务设施的场馆进行外 部酒店计划和推荐，经过活动组织者对相关酒店 卫生、服务、安全保障的核查，把场馆周边符合 标准的酒店信息推荐给参与者，其中包括酒店的 地址、联系电话、网站等相关信息，以便参与者 能够进行高效的自主预订并保障入住宾客享受到 相应的服务水准。
（2）主办单位自行安排酒店服务
一些活动的举办场地本身就是酒店，活动主办 方与酒店整体谈判，商定服务内容和价格。
主办单位自行安排提供服务的程度不同，给活 动参与者和观众带来的感受也不一样： • 组委会只在活动筹备期推荐一些活动场地周边 的酒店； • 组委会不仅推荐酒店，而且只要是前来参与活 动的嘉宾和专业观众都能享受优惠价格； • 组委会还会安排专人负责接受活动参与者和专 业观众的预定，并在酒店大堂设置接待处，然后 统一和酒店结算费用。
• 在活动执行阶段，后勤工作进入了最繁忙 阶段，要为工作团队和活动参与者提供服 务。此时人员庞杂，流动性大，不确定性 增加，后勤保障的工作量相当巨大和复杂。
• 在善后阶段，后勤保障包括场地的清理和 所用物资的撤离等工作。
二、大型活动后勤保障工作的特点
社会性 经济性 服务性 时间性 复杂性 群众性 知识多科性
这个例子充分体现出了大型活动中餐饮服务的 突出特点，需要在准确评估的基础之上进行周密 的餐饮服务安排。
3、餐饮服务的指导原则
餐饮服务的基本出发点是支持活动的顺利举办 ，而且前提条件是在既定的预算范围内。每次餐 饮服务的设计都应该有明确的目标，充分了解活 动的类型，并根据活动类型以及到场人员的身份 特点筹划并实施餐饮服务。餐饮服务部门要开展 食品安全管理，应以控制食品危害、确保所供应 食品的安全、预防食品安全事故为宗旨。
主办方不仅要考虑到酒店的档次，还要考虑到酒
店与活动的距离与交通问题。
酒店所能提供的住宿、接待、餐饮和娱乐服务， 是大型活动能否顺利举办的基础条件，即目的地 活动业发展所需仰赖的高度发达的配套设施和服 务业，这也是主办方选择举办城市和举办场地时 所要考虑的重要问题。
2、酒店服务的操作方式
（1）主办方推荐周边酒店供个人预订； （2）主办单位自行安排酒店服务； （3）指定旅行代理商； （4）指定酒店专业代理机构。
主办方的做法就是在4号馆的二楼安排临时用餐 点，可供1600人同时用餐。主办方引入了5家中餐、 4家快餐和2家面点，用餐时间按照15分钟计算，3 小时内可提供近2万人现场用餐。现场盒饭面点的 价格大多在20元到30元之间，同时展馆内还有5个 便利店。
这仅仅是在场馆处于试运行的状态下。如果用 餐设施全部开放，再加上推荐周边餐饮设施的使 用，单位时间内所接纳的用餐人数还会增加。
➢在保障食品健康方面，注重食品和饮料的健康指 数，提供具有降血脂功能的轧小麦汁作为饮品之一。
➢在保障食品新鲜方面，邀请大厨进室当场制作食 品，既保证食物的新鲜可口，又避免浪费。
五、酒店服务工作
1、酒店服务的重要性
配套酒店服务质量的优劣往往成为参与者在事后 的评论内容，酒店服务必须令各界参与者满意。 尤其是在举办大型活动的这种特殊招待时期，酒 店的数量、质量、安全状况会受到宾客的重点关 注，也给活动组织方带来了相应的问题和挑战。
三、大型活动后勤保障工作的作用
1、为活动提供必要的物质基础 2、提高举办活动的工作效率 3、衡量活动举办的质量和水准
2、餐饮服务的特点
第一，服务范围广（餐饮工作必须要考虑 到用餐人数以及各类人群的用餐习惯）。
第二，单位时间任务量大（参与活动人员 的用餐时间基本上都处于重合状态）。
第三，食品安全要求严格（详细筛选及记
（3）指定旅行代理商
指定一家旅游公司，然后由该旅游公司为活动参 与者提供酒店、票务、旅游和订车等服务。
指定旅行代理商一般会在活动现场设立接待台。
➢天津夏季达沃斯论坛在饮食安排上注意 细节，确保食物供给彰显地方特色、安全、 健康、新鲜等特征。
➢在保障食品特色方面，早餐除了供给牛奶面包之 外，还有供给津味色彩浓厚的天津早点锅巴菜，午 餐中的面条、虾饺、烤鸭等中餐受到外宾的欢迎。
➢在保障食品安全方面，主办方也做了很多防控的 准备，比如说不提供生的三文鱼，而是将其做成菜 品，不提供生海鲜，而是以鸡鸭鱼肉为主；用人工 养殖的鱼，而不采用野生的鱼以保证用料安全可靠。
录食品来源；保证工作人员的身心健康；设立一
系列的餐饮服务指标）。
2014年10月19日国家会展中心（上海）的首展 （中国国际汽车商品交易会）中约有8000名展会 工作人员，试运营每日观展客流约5万人次。
而用餐高峰主要出现在中午十一点到十三点这 两个小时，如何应对高负荷的用餐高峰，保障每 位人员都能够顺利满意地用餐是摆在主办方面前 十分重要的问题，也是活动能否成功举办能否获 得好评的一个重要因素所在。
第十一章 大型活动后勤保障
一、大型活动后勤保障的内涵
• 对于大型活动而言，良好的后勤保障工作更是 不可或缺的环节，一项活动能否顺利召开，后 勤保障工作起着至关重要的作用。
• 一项活动的进行总共划分为前期准备、活动进 行、善后总结三大板块，而后勤保障工作贯穿 于整个活动的始终。
• 从活动筹划阶段，后勤保障就是要保证活 动所需物品、设备以及相关活动人员能够 有组织、有计划地到达指定地点。