第三章 档案的收集

（三）临时性的文件收集工作
即使建立了源自文库档制度，也会有些文件不 能按照归档要求及时归全，如果单位内的归 档制度不健全，上述情况可能更多些。
（四）加强归档的宣传和档案的日常管理
为了推动归档制度的顺利实施，应该针 对各单位的情况，宣传中央和国务院及其有 关部门的规定，说明文件归档制度便于单位 工作和工作人员利用，有利于保密和为国家 积累档案的意义，解除各种思想顾虑。
二、归档组织工作
（一）档案室对形成文件的作用 为了保证归档文件的完整，便于保管和
利用，档案工作人员不仅要通过归档工作力 求把已形成的文件收集完整，而且要关心文 件的形成和办理过程中的有关情况。
（二）指导和协助文书部门组织归档工作
1、指导和协助文书部门或业务部门坚持执行文 件材料归档制度。
2、协助和督促有关部门做好立卷和归档前的准 备工作。
其他一些实物（主要指印章、锦旗、锦标、证件、样品、标 本等）。
（二）加强馆（室）外调查和指导
（三）推行入馆档案质量的标准化
1987年底颁发了文书档案案卷格式标准， 对于卡片、案卷目录、卷皮都有具体规定。
2000年底又颁发了《归档文件整理规 则》，对归档文件整理的原则和方法做了规 定。
（四）保持全宗和全宗群的不可分散性
二、现行组织单位档案和撤销组织单 位档案的接收
（一）现行组织单位档案的接收
1、档案馆接收现行组织单位档案的期限。
根据国家规定：县档案馆接收县级现行 机关已经保存了10年的档案；省和省以上档 案馆接收省级和省以上现行机关已保存了20 年的档案。
❖ 2、接收方法
❖ （1）逐年接收：就是将现行机关已经保存了 10年或20年的档案，每年向档案馆移交一次。
❖ B、注意接收机关的全部档案，既要接收文书档案，又要接 收科技的、专门的档案，既要接收有关党组的档案，又要接 收人事、保卫、财会和其他一些专门档案。馆藏结构要全面、 齐全。
❖ C、加强个人档案的收集 ❖ 对于学者、名人的档案则没有意识地接收。应重视个人档
案的接收，如民间的验方，本单位著名人物的书信、手稿等。 ❖ D 、要注意接收和档案有关的资料，包括丛刊、旧著、文物、
❖ 优点：能使档案馆有充分的时间做好接收 前的准备工作，能对所有接收单位的档案做 出统筹安排，同时也使档案馆用更多的时间 从事馆内其他业务建设。
❖ 目前，档案馆接收现行机关的档案，多以 这一方法为主，有时也与前一种方法结合使 用。
❖ 3、接收要求
❖ （1）进馆档案应保持全宗的完整性，一个单 位的全部档案应该作为一个整体，统一归入 一个档案馆，不能随意分散。
（二）归档时间
办理完毕的文件，一般应该在第二年内 由文书部门整理后向档案室归档。
（三）归档要求
总的要求是：遵循文件材料形成规律和特 点，保持文件之间的有机联系，区别不同的 价值，便于保管和利用。
国家档案行业标准《归档文件整理规则》 已经于2000年底颁布，从2001年1月1月起施 行。 该规则非常详细地规定了归档文件的整 理要求。
第三章 档案的收集
第一节 档案收集工作的意义和要求
❖ 一、收集工作的内容和意义 ❖ （一）档案收集工作的含义 ❖ 就是按照法律、法规的规定，通过例行的接收制
度和专门征集的办法，把分散在各组织个人手中和 散失在其他地方的档案，分别集中到各级各类档案 保管机构。 ❖ 1、档案的接收：它是整个档案收集工作的中心内 容，是档案部门取得和积累档案的主渠道。 ❖ 2、档案的征集：它是档案馆取得和积累档案材料 的必要补充渠道。
一、归档制度 各单位在工作活动中不断产生的文件，处
理完毕以后，经由文书部门或文件工作人员 整理，定期移交给档案室集中保存，称为归 档。在我国，这是党和国家规定的一项制度， 称为归档制度。
（一）归档范围
归档范围是指哪些文件应该归档，哪些文 件不必归档。
国家档案局颁发的《机关文件材料归档和 不归档的范围》规定：凡是反映本机关工作 活动，具有查考利用价值的文件材料均属归 档范围。
（二）我国历史档案散失惨重
❖ 1、我国历史档案的馆藏现状 ❖ 我国有4000多年的文明史，4000多年的档案
史，可是现在国家档案馆馆藏较为完整齐全 的档案史料仅始于1616年，也就是说有档可 查的历史不到400年。1616年以前的档案寥 寥无几。
2、历史档案散失的原因
❖ （1）自然灾害、自然损毁 ❖ （2）战争的掠毁（八国联军、日本侵华） ❖ （3）政治斗争的劫难（焚书坑儒、文革） ❖ （4）管理不善的损毁（八千麻袋事件） ❖ （5）外国人的攫取（斯坦因） ❖ （6）档案黑市的猖獗
❖ 5、一单位的若干内部组织机构划归另一个单位，或者脱离 原单位成为一个新的独立单位，它在原单位活动中形成的档 案，属于原单位所有，必须留在原处，不得带走。
三、历史档案的接收与征集
❖ （一）历史档案的概念 ❖ 习惯所称的历史档案，是指在中华人民共
和国成立以前的档案。包括革命历史档案， 以及民国时期档案和历代王朝的档案。
❖ （2）规定移交的档案，应该由有关单位收集 齐全，按照规定整理好。
❖ （3）与档案有关资料、立档单位的组织沿革、 全宗介绍及其他有关检索工具，随同档案一 并接收。
❖ （二）撤销组织单位档案的接收
❖ 1、一单位撤销，它的档案可以由该单位所属的上级主管部 门代管，然后由上级主管部门代行移交给档案馆。
（三）收集历史档案的特殊意义
❖ 1、收集历史档案是保护我们伟大祖国历史 文化遗产，维护党和国家历史面貌的重要措 施。
❖ 2、收集历史档案是党和国家当前与长远 利用的需要。
❖ 3、收集历史档案带有抢救历史文化遗产 的性质。
（四）收集历史档案的举措
1、通过外交途径收回档案。 2、直接与国外相关档案馆联系进行档案复
❖ 2、一单位并入另一单位，档案可以随同带入，但必须单独 保管，不能相互混淆。
❖ 3、若干个单位撤销，合并成一个新的单位，该新单位可以 同时接收被合并单位的档案，但应分别管理。今后，仍作为 各自独立单位的档案向档案馆移交。
❖ 4、一单位撤销，分离成若干个小单位，档案不能由这些小 单位分别保存，应该集中一处，可由其中某一单位代管，今 后再行移交。
（二）档案收集工作的内容
1、对本单位需要归档文件的接收工作。 2、对各现行机关和撤销机关具有长久保存
价值的档案的集中和接收工作。
3、对历史档案的接收和征集工作。
（三）档案收集工作的意义
❖ 1、收集工作是档案部门积累档案的手段，它为档 案工作提供了物质对象。因此它是档案工作的起点 及第一个环节。
❖ 2、收集工作是档案集中统一管理的重要内容和一 项首要的具体措施。
第三节 档案馆对档案的收集
一、档案馆档案的来源和收集的范围 （一）档案馆档案的来源 1、接收现行组织单位的档案。 2、接收撤销组织单位的档案 3、征集历史档案。 4、档案馆之间交接档案，也是档案馆档案的来
源之一。
（二）档案馆档案收集的范围
根据分层负责地集中统一保管档案的原 则，以及《档案馆工作通则》、党和国家有 关的专门规定，各级各类档案馆收集档案的 范围有所不同。
❖ 1、全宗：是指一个独立的机关、组织或人物 在社会活动中形成的档案的有机整体。如 《安阳师范学院全宗》
❖ 2、全宗群：具有某些历史联系的若干全宗的 群体。如《安阳地区教育系统全宗群》
❖ 全宗群这个概念只在档案馆使用：档案馆经 过挑选。按性质不同，把全宗分成若干全宗 群进行管理。
第二节 单位内文件的归档
❖ 3、收集工作质量的高低直接影响到档案的整理、 鉴定和利用等工作。
❖ 4、收集工作是档案部门和社会各方面发生联系的 重要环节之一，因此它要求的政策性强，工作方法 灵活多样。
二、收集工作的要求
（一）丰富和优化库藏 1、我国档案的平均值是相当少的 。 2、丰富馆藏的方法
❖ A、扩大收集范围，档案馆不仅要接收一级单位的档案，同 时还应接收二级单位的档案，如县档案馆就应注意接收乡级 档案，还应接收一些有代表性的生产村、生产组的档案。
制。 3、开展口述档案工作。 4、借助社会力量保护档案。 5、制定国家档案征集办法。
❖ 缺点：这种方法要每年接收一次，档案期 限一满就得移交。这种做法工作量很大，一 个档案馆要接收少则百个，多则上千个单位 的档案，每年同时接收这么多单位的档案是 很困难的，因此这种接收方法不普遍使用。
❖ （2）定期接收：就是将现行机关保存了10年 或20年的档案，继续存放数年（如3、5年 等），然后将所有已到期档案集中一次移交 档案馆，再隔3、5年后，再移交一次，以此 类推。