项目沟通管理与项目会议
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o 项目经理在沟通中的中心角色
项目经理在沟通中的作用
o 促进者(Facilitator) o 协调者(Coordinator) o 领导(保持小组或团队的凝聚力) o 沟通裁决人(Referee)或冲突解决者(Solver) o 谈判代表(Negotiator) o 倾听者(Listener) o 解释者(Interpreter) o 避免制造障碍，综合信息，管理信息流 o 项目经理必须控制沟通 o 但是项目经理不能控制所有信息
项目沟通管理与项目会 议
2020年4月30日星期四
目录
o 9.1 项目沟通 o 9.2 信息发送 o 9.3 项目会议 o 9.3 绩效报告
沟通管理
o “高级管理人员往往花费80％的时间以不同 的形式进行沟通，普通管理者约花费50％的 时间用于传播信息”——Ludlow, R., Effective Communication
o 目的：寻找好的解决问题的方法
9步骤解决问题法
o Step 1： 描述问题 o Step 2：找出问题的潜在原因 o Step 3：收集数据并找出最可能的原因 o Step 4：找出可能的解决方案 o Step 5：评价可行方案 o Step 6：确定最佳解决方案 o Step 7：修订项目计划 o Step 8：实施解决方案 o Step 9：确定问题是否得以解决
沟通方法
沟通方式的选择
n 当需立即采取措施时，书面和口头沟通是最好 的方法
n 当解决争端或批评某一团队成员时，非正式口 头沟通比较合适
n 大约55％的沟通是非语言沟通 n 体态语言、面部表情和声调在沟通中起着重要
的作用 n 开放式问题问“什么”与“为什么”，这类问题可以
促进沟通。Open questions不能用“是”或“不 是”来回答
o 收集和发布绩效信息，包括状况报告、进度 测量和预测
项目的绩效指标(1)
o 累计预算：BCWS
n Budgeted Cost of Work Scheduled
o 累计实际成本：ACWP
n Actual Cost of Work Performed
o 累计挣值(实际工作价值)：BCWP
n Budgeted Cost of Work Performed
技术设计评审会议
o 对于包括设计阶段的项目，需要一次或更多 次的技术设计评审会议
o 目的：确保客户同意或批准项目承约人提出 的设计方案
如何使会议有效—会前
o 确定会议是否真正必要 o 确定会议的目的 o 确定谁需要参加会议，说明会议目的 o 事先将会议议程表分发给被邀请者 o 准备会议材料 o 安排会议室
沟通的形式和技巧
o 沟通的形式
n 书面的和口头的 n 内部的和外部的 n 正式的和非正式的 n 纵向的和横向的
o 沟通的技巧
n 传媒的选择 n 写作风格——积极或被动的口吻、词汇选择 n 表达技巧——体态语言、直观手段的设计 n 会议管理技术——准备议程，处理时间冲突
沟通的媒介
o 电话 o 有声邮件 o 电子邮件 o 书信 o 备忘录 o 电视会议 o 通用软件系统
项目经理应该具有的交流技能
o 怎样简明扼要说明任务的性质？ o 怎样告知员工去做什么，如何做？ o 怎样鼓励圆满完成任务的员工？ o 怎样与职员一起探讨问题，听取他们的意见
，了解他们的感情？ o 怎样有效地委托职责，以便了解员工应该向
你提出的问题？ o 作为领导，怎样解释在特定环境中你的失常
行为？
项目会议类型
o 情况评审会议 o 解决问题会议 o 技来自百度文库设计评审会议
情况评审会议
o 由项目经理主持，项目团队成员、客户或高 层管理人员参加
o 定期召开，如每周一次 o 目的：通知项目进展情况、找出问题、制定
行动方案
解决问题会议
o 当项目团队成员发现存在的问题或潜在的问 题时，立即与其他有关人员召开解决问题会 议
3人/日
B
完工比例 资金效率
2.26
3.13
2人/日
C
3.14
3.20
2人/日
D
6.21
6.39
1人/日
E
6.30
7.10
3人/日
F
7.11
7.24
2人/日
G
项目干系人分析
项目干系人
客户管理人员 客户业务人员 客户技术人员 内部管理人员 内部业务和 技术人员 培训转包商 软件转包商
文件名称
文件格式 联系人
9.2 信息发送
o 将所需信息及时发送给项目干系人
行动计划格式
任务名称
设计问卷
印发问卷并 获得反馈 开发数据 分析软件
测试软件
输入反馈 数据
分析反馈 数据
准备报告
工期 10天 75天 12天 5天 7天
8天 10天
消费者市场研究的行动计划
开始
结束
所需资源 负责人
3.9
1人/日
A
2.25
3.10
6.20
有效聆听
o 沟通是两面的：Speak & Listen o 沟通的核心是理解：不仅需要被理解，而且
还需要理解
有效聆听的常见障碍
o 假装聆听 o 注意力分散 o 偏见和固执 o 缺乏耐心 o 急于得出结论
提高聆听技巧
o 集中精力听 o 积极主动地聆听 o 提问 o 不要打断
沟通场合
o 会见 o 演讲 o 会议 o 谈判 o 调查
如何使会议有效—会中
o 按时开始会议 o 指定记录员 o 评论会议的目的和议程表 o 督促而不是支配会议：项目经理不必主持所有讨论
，而应让其他参加者主持相应主题的讨论 o 在会议结束时总结会议成果 o 不要超过会议计划召开的时间 o 评价会议进程：会议有效性检查
如何使会议有效—会后
9.3 绩效报告
o 项目沟通管理是
n “确保及时、正确地产生、收集、发布、储存和 最终处理项目信息所需的各个过程。
n 提供了成功所必须的人、思想和信息之间的重 要联系”
沟通计划编制
项目经理在沟通中的作用
o 项目经理90％的时间花在沟通上 o 项目经理必须谙熟与下列几种人的沟通技巧
：
n 高层管理者 n 项目队伍 n 与之竞争的项目团队(同级别的人) n 客户
月度状态报告 月度状态报告 月度状态报告 月度状态报告
硬拷贝 硬拷贝 电子邮件 硬拷贝
月度状态报告 企业内联网
培训计划
硬拷贝
软件执行计划 电子邮件
交付期限 每月月初 每月月初 每月月初 每月月初 每月月初 29/9/2003 29/4/2004
备注
9.3 项目会议
o 项目会议类型 o 如何使会议有效
项目经理在沟通中的作用
o 促进者(Facilitator) o 协调者(Coordinator) o 领导(保持小组或团队的凝聚力) o 沟通裁决人(Referee)或冲突解决者(Solver) o 谈判代表(Negotiator) o 倾听者(Listener) o 解释者(Interpreter) o 避免制造障碍，综合信息，管理信息流 o 项目经理必须控制沟通 o 但是项目经理不能控制所有信息
项目沟通管理与项目会 议
2020年4月30日星期四
目录
o 9.1 项目沟通 o 9.2 信息发送 o 9.3 项目会议 o 9.3 绩效报告
沟通管理
o “高级管理人员往往花费80％的时间以不同 的形式进行沟通，普通管理者约花费50％的 时间用于传播信息”——Ludlow, R., Effective Communication
o 目的：寻找好的解决问题的方法
9步骤解决问题法
o Step 1： 描述问题 o Step 2：找出问题的潜在原因 o Step 3：收集数据并找出最可能的原因 o Step 4：找出可能的解决方案 o Step 5：评价可行方案 o Step 6：确定最佳解决方案 o Step 7：修订项目计划 o Step 8：实施解决方案 o Step 9：确定问题是否得以解决
沟通方法
沟通方式的选择
n 当需立即采取措施时，书面和口头沟通是最好 的方法
n 当解决争端或批评某一团队成员时，非正式口 头沟通比较合适
n 大约55％的沟通是非语言沟通 n 体态语言、面部表情和声调在沟通中起着重要
的作用 n 开放式问题问“什么”与“为什么”，这类问题可以
促进沟通。Open questions不能用“是”或“不 是”来回答
o 收集和发布绩效信息，包括状况报告、进度 测量和预测
项目的绩效指标(1)
o 累计预算：BCWS
n Budgeted Cost of Work Scheduled
o 累计实际成本：ACWP
n Actual Cost of Work Performed
o 累计挣值(实际工作价值)：BCWP
n Budgeted Cost of Work Performed
技术设计评审会议
o 对于包括设计阶段的项目，需要一次或更多 次的技术设计评审会议
o 目的：确保客户同意或批准项目承约人提出 的设计方案
如何使会议有效—会前
o 确定会议是否真正必要 o 确定会议的目的 o 确定谁需要参加会议，说明会议目的 o 事先将会议议程表分发给被邀请者 o 准备会议材料 o 安排会议室
沟通的形式和技巧
o 沟通的形式
n 书面的和口头的 n 内部的和外部的 n 正式的和非正式的 n 纵向的和横向的
o 沟通的技巧
n 传媒的选择 n 写作风格——积极或被动的口吻、词汇选择 n 表达技巧——体态语言、直观手段的设计 n 会议管理技术——准备议程，处理时间冲突
沟通的媒介
o 电话 o 有声邮件 o 电子邮件 o 书信 o 备忘录 o 电视会议 o 通用软件系统
项目经理应该具有的交流技能
o 怎样简明扼要说明任务的性质？ o 怎样告知员工去做什么，如何做？ o 怎样鼓励圆满完成任务的员工？ o 怎样与职员一起探讨问题，听取他们的意见
，了解他们的感情？ o 怎样有效地委托职责，以便了解员工应该向
你提出的问题？ o 作为领导，怎样解释在特定环境中你的失常
行为？
项目会议类型
o 情况评审会议 o 解决问题会议 o 技来自百度文库设计评审会议
情况评审会议
o 由项目经理主持，项目团队成员、客户或高 层管理人员参加
o 定期召开，如每周一次 o 目的：通知项目进展情况、找出问题、制定
行动方案
解决问题会议
o 当项目团队成员发现存在的问题或潜在的问 题时，立即与其他有关人员召开解决问题会 议
3人/日
B
完工比例 资金效率
2.26
3.13
2人/日
C
3.14
3.20
2人/日
D
6.21
6.39
1人/日
E
6.30
7.10
3人/日
F
7.11
7.24
2人/日
G
项目干系人分析
项目干系人
客户管理人员 客户业务人员 客户技术人员 内部管理人员 内部业务和 技术人员 培训转包商 软件转包商
文件名称
文件格式 联系人
9.2 信息发送
o 将所需信息及时发送给项目干系人
行动计划格式
任务名称
设计问卷
印发问卷并 获得反馈 开发数据 分析软件
测试软件
输入反馈 数据
分析反馈 数据
准备报告
工期 10天 75天 12天 5天 7天
8天 10天
消费者市场研究的行动计划
开始
结束
所需资源 负责人
3.9
1人/日
A
2.25
3.10
6.20
有效聆听
o 沟通是两面的：Speak & Listen o 沟通的核心是理解：不仅需要被理解，而且
还需要理解
有效聆听的常见障碍
o 假装聆听 o 注意力分散 o 偏见和固执 o 缺乏耐心 o 急于得出结论
提高聆听技巧
o 集中精力听 o 积极主动地聆听 o 提问 o 不要打断
沟通场合
o 会见 o 演讲 o 会议 o 谈判 o 调查
如何使会议有效—会中
o 按时开始会议 o 指定记录员 o 评论会议的目的和议程表 o 督促而不是支配会议：项目经理不必主持所有讨论
，而应让其他参加者主持相应主题的讨论 o 在会议结束时总结会议成果 o 不要超过会议计划召开的时间 o 评价会议进程：会议有效性检查
如何使会议有效—会后
9.3 绩效报告
o 项目沟通管理是
n “确保及时、正确地产生、收集、发布、储存和 最终处理项目信息所需的各个过程。
n 提供了成功所必须的人、思想和信息之间的重 要联系”
沟通计划编制
项目经理在沟通中的作用
o 项目经理90％的时间花在沟通上 o 项目经理必须谙熟与下列几种人的沟通技巧
：
n 高层管理者 n 项目队伍 n 与之竞争的项目团队(同级别的人) n 客户
月度状态报告 月度状态报告 月度状态报告 月度状态报告
硬拷贝 硬拷贝 电子邮件 硬拷贝
月度状态报告 企业内联网
培训计划
硬拷贝
软件执行计划 电子邮件
交付期限 每月月初 每月月初 每月月初 每月月初 每月月初 29/9/2003 29/4/2004
备注
9.3 项目会议
o 项目会议类型 o 如何使会议有效