第三章、秘书职业资质
合集下载
相关主题
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
案例一：
一家通信辅助设备制造公司的老板，终于得到了与本地移动通信公司老总见面的 机会,并约好晚上一起吃饭。下午,老板就晚上见面的事与秘书于雪商量。
“听朋友说，移动公司大老板的酒量很大，今天得有人陪他喝酒才能尽兴。我原 准备让研发部主任刘奇一起去，但他太书生气，不会喝酒。除了销售部主任王涛， 你看还让谁去比较合适？”老板兴致盎然的问着于雪。
“我不知道呀，您定吧！”于雪诚恳而有礼貌的回答。 听于雪这么一说，老板兴致陡降。接着他指着移动公司的宣传样本问：“这个上 面写的 ‘sp’（ Service Provider，指服务提供商）是什么意思？” “对不起，我是学中文的，也不懂sp是什么意思。”于雪事实求是的答。 “好吧，你出去忙吧！”老板明显的不高兴。
二、秘书的能力与能力结构：
（一）秘书能力和能力结构的含义：
■ 秘书能力：秘书解决实际问题的本领。 ■ 能力结构：各种能力的总和，以及它们的多寡和在总能力中所占的比例大小。 ■ 秘书的能力结构：是指秘书能够顺利完成本职工作，所应具备的各种能力组合方式。
（二）秘书能力结构的基本内容：
■ 秘书的能力结构包括：基础能力、专业能力和行业能力、综合能力。 ■ 秘书能力结构的特点：一般认为，秘书能力结构，同样呈现出“II”型特点。
1、基础能力：主要是指秘书个体的智力。
（1）观察能力：人们通过视觉直接查看外界人、事、物的能力。 （2）记忆能力：人对过去经验的识记、贮存和再现的能力。 （3）思维能力：人们间接认识客观事物的能力，包括概括能力、分析综合能力、准确判
断能力和推理总结能力。 （4）想象能力：人们对已有表象进行加工改造而创造出新形象的能力。 （5）注意能力：是人们按照既定的目标，把思维活动指向特定对象的能力。
第三章、秘书职业资质
第一节、秘书的知识和能力
一、秘书的知识与知识结构：
（一）秘书知识和知识结构的含义：
■ 秘书知识：秘书个体所掌握的知识总量，是秘书能力的基础与前提。 ■ 秘书的知识结构：秘书个体所掌握的知识类别，各门类、各层次的知识在这个体系 中的地位和所占比例，以及相互关系和排序。
（二）秘书知识结构的构建原则：
1.适应性原则
2.比例性原则
3.整体性原则
4.层次性原则
5.动态性原则
6.个性ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ则
（三）秘书知识结构的基本内容：
■ 秘书知识结构的特点：一般认为，秘书知识结构呈现出“II”型特点。
专业知识 秘书学 写作学 办公自动化知识 会议管理
文书学 档案管理
信息学 速记知识
行业知识
行业的总体知识
常用的行业知识
案例三：
我终于成了企业公关部的一名秘书。这是我第一次当秘书，我本来以为，所谓秘书就是打打字、倒 倒荼、接接电话什么的，对于像我这样一个大学毕业生来说应该是手到擒来，可是在公关部做了一 年多，我却觉得要真正做好这份工作，当一个好的秘书真的很不容易。 由于缺乏实践，光有书本知识、只会纸上谈兵的我，刚开始的很多工作做得很不好。 记得刚来公关部的第一天，经理布置我打一份表格并且要我尽快交给他。那份表格有点类似现在的 职工评分表，其实非常简单。我虽然由于喜欢网上聊天，打字很熟练，但是对于做表格却一窍不通， 对EXCEL使用非常不熟练。我在电脑前坐了整整一个下午，怎么也做不好，又不好意思请教别的同 事，因为大家都很忙，而这又是我的分内工作。直到晚上下班同事都走了表格也没做出来，我急得 都快要哭了，最后经理实在等不及了，过来三下五除二帮我把表格搞好。 “表格事件”后不久，经理布置我写一篇叫做《企业公关工作的策划方法》的文章。虽然在学校里 学了公文写作，考试得分也不低，但是面对带点专业性质的公文，我还是感到手足无措。拿着经理 给的几句话的提纲，构思了整整两天，连吃饭睡觉都在构思才总算凑出一篇一千多字的文章，数量 尚且如此，质量就可想而知。 还有后来的办公设备故障的简单维修、对外联络、文档管理、人际关系的运作，甚至连接听电话的 方法这样的小事，都不断给我很多的难堪和教训，那短短的一个月时间，超过了大学三年给我的全 部，使我有“脱胎换骨”之感。我第一次体会出，做一名秘书专门的知识和实践能力的重要性，书 本知识再丰富，如果不能转换为工作能力，对于秘书而言，就等于没有。
——《文秘日记·第一次当秘书的心得》
案例二：
小田是某机械股份有限公司总裁办的秘书，英语专业的大专毕业生，半年前来到总裁办，平时也只是打杂， 如接电话，取文件，写通知等。但是，她并不觉得委屈，认为如果自己连“杂”都打不好，领导是不会把更 重要的工作交给自己。 某天，总裁让她到四楼的研发部取份材料，那是一份公司开发纳米产品的可行性报告。由于加工行业的利润 率越来越低，所以，公司决定开发系列纳米产品。 她习惯性地仔细阅读了自己经手的材料，看完报告之后，她预感到公司有可能要进行这方面的投资，于是， 她开始注意收集有关“纳米”的材料。 过去她对“纳米”也没什么了解，现在她不仅注意收集信息，而且还充分利用自己工作上的便利条件，在与 研发部打交道时，向他们请教关纳米方面的一些问题；见总裁办秘书向自己讨教，工程师们自然乐意指点； 久而久之，小田不仅积累了丰富的纳米知识，而且还与从事前期研发的工程师们，建立了良好的关系。 这天公司召开临时董事会，讨论投资纳米产品项目的问题。由于大多数董事对“纳米”没什么了解，所以， 尽技术总监专业理论解释了半天，大家仍然有些云里雾里。 眼看会议陷入僵局，总裁有些坐不住了，这时，坐在他身后负责担任会议记录的小田，悄声问总裁是否可以 让自己解释一下什么是纳米，总裁马上点头。 于是，小田用非常通俗的语言，解析了什么叫纳米和纳米产品的功效……会议达到了预期的目的，结束时总 裁宣布让小田负责公司整个纳米项目的协调工作。这个是小田接受的第一份全局性重要工作，为此，她感到 很振奋、很有成就感，自己这一段时间以来辛苦学习、积累的新知识，总算派上了用场。
单位的业务知识 行业的管理知识
各部门的相关知识
（四）优化秘书知识结构的途径和方法：
1、认清形式，认识到以知识适应时代发展的重要性。 2、构建立体、开放的知识结构体系，随时补充、完善知识结构。 3、善于把握知识间的相互联系，有目的、有系统的将知识融会贯通。 4、理论和实践相结合，实现知识的最终能力化。
一家通信辅助设备制造公司的老板，终于得到了与本地移动通信公司老总见面的 机会,并约好晚上一起吃饭。下午,老板就晚上见面的事与秘书于雪商量。
“听朋友说，移动公司大老板的酒量很大，今天得有人陪他喝酒才能尽兴。我原 准备让研发部主任刘奇一起去，但他太书生气，不会喝酒。除了销售部主任王涛， 你看还让谁去比较合适？”老板兴致盎然的问着于雪。
“我不知道呀，您定吧！”于雪诚恳而有礼貌的回答。 听于雪这么一说，老板兴致陡降。接着他指着移动公司的宣传样本问：“这个上 面写的 ‘sp’（ Service Provider，指服务提供商）是什么意思？” “对不起，我是学中文的，也不懂sp是什么意思。”于雪事实求是的答。 “好吧，你出去忙吧！”老板明显的不高兴。
二、秘书的能力与能力结构：
（一）秘书能力和能力结构的含义：
■ 秘书能力：秘书解决实际问题的本领。 ■ 能力结构：各种能力的总和，以及它们的多寡和在总能力中所占的比例大小。 ■ 秘书的能力结构：是指秘书能够顺利完成本职工作，所应具备的各种能力组合方式。
（二）秘书能力结构的基本内容：
■ 秘书的能力结构包括：基础能力、专业能力和行业能力、综合能力。 ■ 秘书能力结构的特点：一般认为，秘书能力结构，同样呈现出“II”型特点。
1、基础能力：主要是指秘书个体的智力。
（1）观察能力：人们通过视觉直接查看外界人、事、物的能力。 （2）记忆能力：人对过去经验的识记、贮存和再现的能力。 （3）思维能力：人们间接认识客观事物的能力，包括概括能力、分析综合能力、准确判
断能力和推理总结能力。 （4）想象能力：人们对已有表象进行加工改造而创造出新形象的能力。 （5）注意能力：是人们按照既定的目标，把思维活动指向特定对象的能力。
第三章、秘书职业资质
第一节、秘书的知识和能力
一、秘书的知识与知识结构：
（一）秘书知识和知识结构的含义：
■ 秘书知识：秘书个体所掌握的知识总量，是秘书能力的基础与前提。 ■ 秘书的知识结构：秘书个体所掌握的知识类别，各门类、各层次的知识在这个体系 中的地位和所占比例，以及相互关系和排序。
（二）秘书知识结构的构建原则：
1.适应性原则
2.比例性原则
3.整体性原则
4.层次性原则
5.动态性原则
6.个性ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ则
（三）秘书知识结构的基本内容：
■ 秘书知识结构的特点：一般认为，秘书知识结构呈现出“II”型特点。
专业知识 秘书学 写作学 办公自动化知识 会议管理
文书学 档案管理
信息学 速记知识
行业知识
行业的总体知识
常用的行业知识
案例三：
我终于成了企业公关部的一名秘书。这是我第一次当秘书，我本来以为，所谓秘书就是打打字、倒 倒荼、接接电话什么的，对于像我这样一个大学毕业生来说应该是手到擒来，可是在公关部做了一 年多，我却觉得要真正做好这份工作，当一个好的秘书真的很不容易。 由于缺乏实践，光有书本知识、只会纸上谈兵的我，刚开始的很多工作做得很不好。 记得刚来公关部的第一天，经理布置我打一份表格并且要我尽快交给他。那份表格有点类似现在的 职工评分表，其实非常简单。我虽然由于喜欢网上聊天，打字很熟练，但是对于做表格却一窍不通， 对EXCEL使用非常不熟练。我在电脑前坐了整整一个下午，怎么也做不好，又不好意思请教别的同 事，因为大家都很忙，而这又是我的分内工作。直到晚上下班同事都走了表格也没做出来，我急得 都快要哭了，最后经理实在等不及了，过来三下五除二帮我把表格搞好。 “表格事件”后不久，经理布置我写一篇叫做《企业公关工作的策划方法》的文章。虽然在学校里 学了公文写作，考试得分也不低，但是面对带点专业性质的公文，我还是感到手足无措。拿着经理 给的几句话的提纲，构思了整整两天，连吃饭睡觉都在构思才总算凑出一篇一千多字的文章，数量 尚且如此，质量就可想而知。 还有后来的办公设备故障的简单维修、对外联络、文档管理、人际关系的运作，甚至连接听电话的 方法这样的小事，都不断给我很多的难堪和教训，那短短的一个月时间，超过了大学三年给我的全 部，使我有“脱胎换骨”之感。我第一次体会出，做一名秘书专门的知识和实践能力的重要性，书 本知识再丰富，如果不能转换为工作能力，对于秘书而言，就等于没有。
——《文秘日记·第一次当秘书的心得》
案例二：
小田是某机械股份有限公司总裁办的秘书，英语专业的大专毕业生，半年前来到总裁办，平时也只是打杂， 如接电话，取文件，写通知等。但是，她并不觉得委屈，认为如果自己连“杂”都打不好，领导是不会把更 重要的工作交给自己。 某天，总裁让她到四楼的研发部取份材料，那是一份公司开发纳米产品的可行性报告。由于加工行业的利润 率越来越低，所以，公司决定开发系列纳米产品。 她习惯性地仔细阅读了自己经手的材料，看完报告之后，她预感到公司有可能要进行这方面的投资，于是， 她开始注意收集有关“纳米”的材料。 过去她对“纳米”也没什么了解，现在她不仅注意收集信息，而且还充分利用自己工作上的便利条件，在与 研发部打交道时，向他们请教关纳米方面的一些问题；见总裁办秘书向自己讨教，工程师们自然乐意指点； 久而久之，小田不仅积累了丰富的纳米知识，而且还与从事前期研发的工程师们，建立了良好的关系。 这天公司召开临时董事会，讨论投资纳米产品项目的问题。由于大多数董事对“纳米”没什么了解，所以， 尽技术总监专业理论解释了半天，大家仍然有些云里雾里。 眼看会议陷入僵局，总裁有些坐不住了，这时，坐在他身后负责担任会议记录的小田，悄声问总裁是否可以 让自己解释一下什么是纳米，总裁马上点头。 于是，小田用非常通俗的语言，解析了什么叫纳米和纳米产品的功效……会议达到了预期的目的，结束时总 裁宣布让小田负责公司整个纳米项目的协调工作。这个是小田接受的第一份全局性重要工作，为此，她感到 很振奋、很有成就感，自己这一段时间以来辛苦学习、积累的新知识，总算派上了用场。
单位的业务知识 行业的管理知识
各部门的相关知识
（四）优化秘书知识结构的途径和方法：
1、认清形式，认识到以知识适应时代发展的重要性。 2、构建立体、开放的知识结构体系，随时补充、完善知识结构。 3、善于把握知识间的相互联系，有目的、有系统的将知识融会贯通。 4、理论和实践相结合，实现知识的最终能力化。